不规范公文退文制度

PAGE不规范公文退文制度一、总则（一）目的为进一步规范公司公文处理工作，提高公文质量和运转效率，确保公文准确、及时、有效地传达和执行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本不规范公文退文制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公文起草、审核、印发、传递、存档等过程中涉及的各类公文，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和公司各项规章制度，确保公文处理工作合法合规。2.质量至上原则：注重公文内容的准确性、完整性、逻辑性和规范性，提高公文质量。3.及时高效原则：明确各环节工作时限，确保公文及时流转，提高工作效率。4.责任明确原则：对公文处理过程中各环节的责任主体进行明确界定，确保责任落实到人。二、公文规范要求（一）格式规范1.页面设置：公文应采用A4纸型，页边距上、下、左、右均为2.5厘米。2.字体字号：标题一般用二号宋体字，正文用三号仿宋体字，如有特定格式要求，按相关规定执行。3.排版布局：公文应层次分明，段落间距适中，一般每面排22行，每行排28个字。4.页码标注：页码用四号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。（二）内容规范1.主题明确：公文应围绕一个主题展开，观点清晰，主旨突出。2.表述准确：用词恰当，语句通顺，避免出现歧义、错别字和语病。3.逻辑严谨：内容结构合理，层次分明，段落之间过渡自然，逻辑关系清晰。4.依据充分：涉及政策法规、工作部署等内容，应准确引用相关依据，并确保依据的时效性和准确性。5.数据真实：公文中涉及的数据应真实可靠，来源准确，如需引用统计数据，应注明出处。（三）程序规范1.起草：公文起草应符合公司业务实际和相关政策要求，由承办部门或指定专人负责。起草人应认真调研，充分收集相关资料，确保公文内容详实、可行。2.审核：公文起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核人应重点对公文的内容、格式、程序等进行全面审查，提出修改意见，并签字确认。3.签发：经审核通过的公文，由公司领导或授权负责人进行签发。签发人应认真审阅公文内容，签署明确意见，并注明签发日期。4.印发：公文签发后，由办公室负责统一编号、排版、印制，并按照规定的范围和方式进行分发。5.传递：公文传递应通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等安全、便捷的方式进行，确保公文及时、准确送达。6.存档：公文办理完毕后，应按照档案管理规定进行整理、归档，以便日后查阅和参考。三、退文情形及标准（一）格式不规范1.页面设置不符合要求：如纸张大小、页边距设置错误等。2.字体字号使用不当：标题、正文等字体字号不符合规定。3.排版布局混乱：段落间距不合理、页码标注错误等。4.公文格式要素缺失：如发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、发文日期、印章等不完整。（二）内容不规范1.主题不明确：公文内容缺乏明确的主题，观点模糊，意图不清。2.表述不准确：用词不当、语句歧义、错别字、语病等问题严重影响公文的准确性和严肃性。3.逻辑不严谨：内容结构混乱，层次不清，段落之间缺乏逻辑联系。4.依据不充分：涉及政策法规、工作部署等内容，未提供充分的依据或依据引用错误。5.数据不真实：公文中的数据存在虚假、夸大等问题。（三）程序不规范1.起草环节问题：未按照规定的职责分工起草公文，或起草过程中未进行充分调研、收集资料，导致公文内容空洞、缺乏可行性。2.审核环节问题：审核人未认真履行审核职责，对公文内容、格式、程序等未进行全面审查，或审核意见不明确、不准确。3.签发环节问题：未经授权或超越权限签发公文，或签发人未认真审阅公文内容，签署意见不明确、不准确。4.印发环节问题：未按照规定的编号、排版、印制要求进行操作，或印发范围、方式错误。5.传递环节问题：公文传递不及时、不准确，或未通过规定的方式进行传递，导致公文丢失、延误等。6.存档环节问题：未按照档案管理规定进行整理、归档，或归档资料不完整、不准确。四、退文流程（一）初审1.办公室在收到公文后，首先对公文的格式进行初步审核。如发现格式不规范问题，应及时记录，并填写《公文格式初审意见表》。2.《公文格式初审意见表》应详细注明格式问题所在，如字体字号、排版布局、格式要素缺失等具体情况，并提出修改建议。（二）内容审核1.对于格式初审合格的公文，办公室将其送相关业务部门进行内容审核。2.业务部门应在规定时间内完成内容审核，并填写《公文内容审核意见表》。审核意见应明确指出公文内容存在的问题，如主题不明确、表述不准确、逻辑不严谨、依据不充分、数据不真实等，并提出具体的修改意见和建议。（三）综合审核1.办公室根据格式初审意见和内容审核意见，对公文进行综合审核。如发现公文存在多处不规范问题或问题较为严重，应组织相关部门进行联合审核。2.联合审核后，形成《公文综合审核意见报告》，详细说明公文存在的问题、审核依据以及退文理由。（四）退文通知1.根据《公文综合审核意见报告》，办公室向公文起草部门发出《退文通知》。2.《退文通知》应明确指出公文存在的问题、退文理由以及修改要求，并要求起草部门在规定时间内完成修改后重新报送。（五）重新报送1.公文起草部门应按照《退文通知》的要求，对公文进行认真修改。修改完成后，经部门负责人审核签字，重新报送办公室。2.办公室对重新报送的公文进行再次审核，如审核合格，按照正常程序进行流转；如仍存在问题，继续按照退文流程处理。五、责任追究（一）对起草部门的责任追究1.因公文起草质量问题导致多次退文的，对起草部门进行通报批评。2.情节严重的，按照公司绩效考核制度扣减起草部门相关人员的绩效分数。3.因公文内容错误给公司造成重大损失或不良影响的，依法依规追究起草部门相关人员的责任。（二）对审核部门的责任追究1.审核人未认真履行审核职责，导致不规范公文未被发现或未提出有效修改意见的，对审核人进行批评教育。2.因审核失误造成严重后果的，按照公司绩效考核制度扣减审核部门相关人员的绩效分数。3.对审核部门负责人进行诫勉谈话，督促其加强审核工作管理。（三）对签发人的责任追究1.签发人未认真审阅公文内容，签署意见不明确、不准确，导致不规范公文印发的，对签发人进行批评教育。2.因签发失误给公司造成重大损失或不良影响的，依法依规追究签发人的责任。六、培训与指导（一）培训计划1.办公室定期组织公文写作与处理培训，培训内容包括公文格式规范要点、内容撰写要求、程序操作流程等。2.根据公司实际情况和员工需求，制定年度培训计划，明确培训时间、地点、内容、培训师等。（二）培训方式1.采用集中授课、案例分析、现场演示等多种方式进行培训，提高培训效果。2.邀请公司内部资深公文处理专家或外部专业讲师进行授课，确保培训内容的专业性和权威性。（三）指导与