电子合同规范化制度

PAGE电子合同规范化制度一、总则（一）目的为规范公司电子合同的管理，确保电子合同的签订、履行、存档等环节合法、合规、有效，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司签订电子合同的外部合作方，涵盖通过电子形式订立的各类合同、协议等具有法律约束力的文件。（三）基本原则1.合法性原则：电子合同的订立、变更、解除等行为应符合《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定。2.真实性原则：电子合同内容应真实反映双方的意思表示，不存在虚假、欺诈等情形。3.完整性原则：电子合同应包含合同必备条款，确保合同权利义务明确、完整。4.安全性原则：采取有效技术手段保障电子合同数据的存储、传输安全，防止数据泄露、篡改等风险。二、电子合同的签订（一）签订流程1.合同发起业务部门根据业务需求发起电子合同签订申请，填写合同基本信息，包括合同名称、对方当事人信息、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式等主要条款。提交相关业务背景资料及审批所需的其他文件。2.合同审核法务部门对合同条款进行合法性审查，重点关注合同是否符合法律法规要求，是否存在潜在法律风险。财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，如付款方式、结算周期、发票开具等，确保财务安排合理合规。根据公司内部审批权限，提交各级领导审批。审批通过后，进入合同签订环节。3.合同签订由授权代表通过电子合同平台，使用符合安全标准的数字证书进行身份认证。仔细阅读合同条款，确认无误后，按照系统提示进行电子签名操作。电子签名应符合《电子签名法》规定，具备与手写签名或者盖章同等的法律效力。对方当事人也需在电子合同平台完成身份认证和签名确认，合同即视为签订生效。（二）签订要求1.合同条款明确：合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性表述。对于关键条款，应进行详细说明和解释。2.双方身份确认：在签订电子合同前，必须确保双方当事人身份真实、有效。通过电子合同平台提供的身份认证机制，如数字证书、人脸识别等方式进行核实。3.签名规范：电子签名应与当事人真实身份相对应，且签名过程应可追溯、不可篡改。签名人应对签名行为的真实性负责。三、电子合同的履行（一）履行责任1.合同双方应按照电子合同约定的内容全面履行各自的义务。业务部门负责跟踪合同履行进度，及时协调解决履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中涉及的变更事项，如合同标的调整、履行期限变更、价款调整等，应按照合同约定的变更程序进行操作。变更事项应以书面形式（电子形式）记录，并经双方当事人确认。（二）沟通与协调1.建立有效的沟通机制，合同双方应保持密切联系，及时通报合同履行情况。对于重要事项或紧急情况，应及时以书面或电子方式通知对方。2.在履行过程中如发生争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式处理，如仲裁或诉讼。四、电子合同的存档（一）存档要求1.电子合同签订完成后，应及时进行存档。存档内容应包括合同正文、双方当事人的身份信息、签名记录、履行过程中的相关文件等。2.存档的电子合同应采用安全可靠的存储方式，确保数据的完整性和可访问性。建议采用专业的电子档案管理系统进行存储，并定期进行备份。（二）存档期限根据法律法规及公司内部规定，确定电子合同的存档期限。一般情况下，重要合同的存档期限不少于[X]年，以满足可能的查询、审计等需求。（三）查询与调阅1.公司内部人员因工作需要查询或调阅电子合同存档的，应按照规定的流程进行申请。申请内容应包括查询目的、合同名称、当事人信息等。2.经审批同意后，由档案管理部门提供相应的电子合同文件。查询或调阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、传播或篡改合同内容。五、电子合同的变更与解除（一）变更程序1.合同双方协商一致需要变更电子合同内容的，应填写合同变更申请表，详细说明变更事项及理由。2.按照合同签订流程，对变更后的合同条款进行审核、审批。审核通过后，双方当事人在电子合同平台上对变更内容进行确认，并重新签订变更后的电子合同。3.变更后的电子合同应与原合同一并存档，注明变更日期及变更内容。（二）解除程序1.合同双方协商一致解除电子合同的，应签订合同解除协议。解除协议应明确解除的原因、解除日期、双方权利义务的处理等内容。2.按照合同签订流程，对解除协议进行审核、审批。审核通过后，双方当事人在电子合同平台上对解除协议进行确认。3.解除后的电子合同应与原合同一并存档，注明解除日期及解除原因。六、电子合同的安全管理（一）技术保障1.选用具备安全可靠技术的电子合同平台，确保平台具备数据加密、身份认证、防篡改等功能。2.定期对电子合同平台进行安全评估和检测，及时发现并修复潜在的安全漏洞。（二）人员管理1.加强对涉及电子合同管理的人员的安全意识培训，提高其对电子合同安全重要性的认识。2.明确相关人员在电子合同安全管理中的职责，严格遵守操作规程，防止因人员失误导致安全事故。（三）数据备份与恢复1.建立完善的数据备份制度，定期对电子合同数据进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复，保证业务的连续性。七、电子合同的风险管理（一）风险识别1.定期对电子合同管理过程中的风险进行识别和评估，包括法律风险、技术风险、操作风险等。2.关注法律法规政策的变化，及时调整电子合同管理制度，以适应新的法律要求。（二）风险应对1.针对识别出的风险，制定相应的应对措施。对于法律风险，加强法务审核，咨询专业法律意见；对于技术风险，加大技术投入，提升安全防护能力；对于操作风险，完善操作流程，加强人员培训。2.建立风险预警机制，及时发现风险隐患并发出预警信号，以便采取措施进行防范和处理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对电子合同的签订、履行、存档等环节进行审计监督，检查是否符合本制度及相关法律法规的规定。2.对审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合相关政府部门的监督检查，如