用印流程规范制度

PAGE用印流程规范制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范用印流程，保障公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保公司印章的使用符合法律法规要求，维护公司正常运营秩序，防范因印章使用不当引发的风险。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关的各类文件、合同、协议、报表、信函等材料上加盖公司印章的行为。3.印章种类公司印章主要包括：公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。各印章具有不同的用途和使用范围，应严格按照规定使用。二、印章的保管1.保管原则公司印章实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出公司或交予他人使用。严格按照用印流程进行用印操作，对用印文件进行认真审核，确保用印内容合法合规、真实有效。在用印过程中，如发现异常情况或疑问，应及时向相关领导汇报，并暂停用印。定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告并申请更换。3.保管地点公章、合同专用章、财务专用章应存放于公司保险柜中，由专人负责保管。法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。部门章由各部门指定专人保管，并报公司办公室备案。三、用印流程1.申请用印申请人需填写《用印申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息。用印文件应经过相关部门负责人审核签字，确保文件内容合法合规、真实有效。涉及合同、协议等重要文件的用印，需经公司法律顾问审核通过。2.审批《用印申请表》提交至用印审批人处，审批人应根据公司相关规定和实际情况进行审批。审批人应认真审核用印申请内容，对不符合规定或存在疑问的申请，应及时与申请人沟通并要求补充相关材料或做出说明。审批通过后，审批人在《用印申请表》上签字确认。3.用印保管人员收到经审批的《用印申请表》后，应核对申请表内容与用印文件是否一致。在用印过程中，保管人员应严格按照用印范围和审批意见进行用印操作，确保印章清晰、端正，位置准确。用印完毕后，保管人员应在《用印申请表》上记录用印时间、用印次数等信息，并加盖“已用印章”。4.登记保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印申请人、审批人、用印内容摘要等信息。《印章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅。四、各类印章的使用范围1.公章用于公司对外的正式文件、报告、通知、信函等，证明公司的法定身份和授权。用于公司签订的各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。用于公司出具的各类证明、介绍信等，证明公司员工的身份和授权。2.合同专用章专门用于公司签订各类合同、协议等经济业务文件，具有明确的法律效力。使用合同专用章签订的合同，应严格按照合同管理规定进行审核、审批和履行。3.财务专用章用于公司财务收支、结算、票据等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。财务专用章的使用应严格遵守国家财务法律法规和公司财务制度，确保财务业务的规范操作。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书、办理重要业务文件等。法定代表人章的使用应根据法定代表人的书面授权进行，确保授权事项明确、合法。5.部门章用于各部门内部的文件、通知、报表等，证明部门的工作安排和业务处理情况。部门章的使用范围应严格限定在本部门内部，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。五、特殊情况用印规定1.紧急用印因紧急业务需要，无法按照正常用印流程进行审批的，用印申请人应填写《紧急用印申请表》，详细说明紧急事由和用印文件内容。《紧急用印申请表》经部门负责人签字确认后，可先进行用印操作，但事后应及时补办审批手续。紧急用印情况应在《印章使用登记簿》中详细记录，并注明补办审批的时间和结果。2.异地用印因业务需要在异地用印的，用印申请人应提前向公司办公室提出申请，并说明异地用印的原因、时间、地点等信息。公司办公室审核同意后，应与保管人员协调安排异地用印事宜。异地用印可采用邮寄印章或委托当地分支机构代为用印等方式进行。采用邮寄印章方式异地用印的，应确保印章在邮寄过程中的安全，并要求收件人在收到印章后及时反馈用印情况。采用委托当地分支机构代为用印的，应明确委托事项和责任，确保用印行为符合规定。3.电子印章使用随着公司信息化建设的推进，在符合法律法规和行业标准的前提下，可逐步推广使用电子印章。使用电子印章的文件应具备电子签名认证等合法有效的技术保障措施，确保文件的真实性、完整性和不可篡改。电子印章的使用流程应参照本制度的相关规定进行，明确电子印章的申请、审批、使用、保管等环节的操作要求。六、监督与检查1.内部监督公司办公室负责定期对印章使用情况进行检查，重点检查用印流程是否规范、审批手续是否齐全、用印文件是否合法合规等。对检查中发现的问题，应及时向相关部门和人员提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司财务部门负责对涉及财务印章使用的财务业务进行监督检查，确保财务印章使用符合财务制度和法律法规要求。2.外部审计公司应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括印章管理和使用情况。对于审计中发现的印章管理问题，应积极配合审计机构进行整改，并将整改情况及时报告公司管理层。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构