拉单挂账制度规范

PAGE拉单挂账制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范拉单挂账行为，确保公司资金安全，维护正常的经济秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及拉单挂账业务的部门、员工及与公司有业务往来的客户。（三）基本原则1.合法性原则：拉单挂账业务必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.真实性原则：挂账业务应基于真实发生的交易，确保交易凭证真实、有效。3.准确性原则：挂账信息记录要准确无误，包括客户信息、交易金额、交易日期等。4.及时性原则：业务发生后应及时进行挂账处理，不得拖延。5.风险可控原则：在开展拉单挂账业务时，要充分评估风险，采取有效措施防范风险。二、拉单挂账业务流程规范（一）业务发起1.业务部门在与客户开展业务前，应充分了解客户的信用状况、经营情况等，评估客户的还款能力和信用风险。2.对于符合拉单挂账条件的业务，业务部门应填写《拉单挂账申请表》，详细说明业务内容、挂账金额、挂账期限、客户信息等，并提交相关业务合同、订单等证明材料。3.《拉单挂账申请表》需经业务部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。（二）财务审核1.财务部门收到《拉单挂账申请表》及相关证明材料后，对业务的合规性、金额准确性、挂账期限合理性等进行审核。2.重点审核业务是否符合公司的销售政策、信用政策，挂账金额是否与合同或订单一致，挂账期限是否在公司规定的范围内。3.财务人员可通过查询客户信用档案、与业务部门沟通等方式核实相关信息，如有疑问应及时要求业务部门补充或说明。4.财务审核通过后，在《拉单挂账申请表》上签字确认，并将申请表及相关材料存档。（三）审批流程1.根据公司的授权审批制度，《拉单挂账申请表》需提交至相应的审批层级进行审批。2.审批人应认真审查申请表内容，结合公司整体经营情况、财务状况等因素，做出审批决定。3.对于金额较大、风险较高的挂账业务，应进行集体审议或提交公司高层领导审批。4.审批通过后，申请表返回业务部门，作为开展挂账业务的依据。（四）挂账操作1.业务部门依据审批通过的《拉单挂账申请表》，与客户签订正式的挂账协议，明确双方的权利义务、挂账金额、还款期限、结算方式等条款。2.财务部门根据挂账协议，在财务系统中准确记录客户的挂账信息，包括应收账款明细、账龄分析等。3.挂账信息应及时更新，确保财务数据的准确性和及时性，以便于公司进行财务分析和资金管理。（五）账款跟踪与催收1.财务部门定期对挂账账款进行跟踪，关注客户的经营状况和还款能力变化，及时掌握账款的回收情况。2.根据账龄分析结果，对逾期账款发出催款通知，提醒客户按时还款。催款通知应明确欠款金额、逾期期限、还款要求等内容。3.业务部门积极协助财务部门进行账款催收工作，与客户保持沟通，了解客户还款困难的原因，协商解决方案。4.对于长期拖欠账款且经多次催收无效的客户，应采取进一步的措施，如法律诉讼等，以维护公司的合法权益。（六）结算与核销1.客户按照挂账协议约定的还款期限和结算方式进行还款时，业务部门应及时通知财务部门。2.财务部门收到款项后，核对收款信息与挂账记录是否一致，无误后进行收款确认和账务处理。3.对于已结清的挂账账款，财务部门应及时进行核销，在财务系统中标记为已结清状态，并将相关凭证存档。4.定期对挂账账款的结算和核销情况进行核对和检查，确保账款管理的准确性和规范性。三、客户信用管理（一）信用评估1.建立客户信用评估体系，对与公司有业务往来的客户进行信用评估。评估内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等。2.收集客户的信用资料，可通过客户提供的营业执照、财务报表、银行信用记录、行业评价等渠道获取。3.根据信用评估指标和方法，对客户进行打分评级，分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用恶劣）等。（二）信用额度设定1.根据客户的信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计挂账的最高金额。2.对于信用等级较高的客户，可适当提高信用额度；对于信用等级较低的客户，应严格控制信用额度，甚至不予挂账。3.信用额度应定期进行评估和调整，根据客户的经营变化、信用状况变化等因素，适时调整信用额度大小。（三）信用监控1.持续监控客户的信用状况，及时掌握客户的经营动态、财务状况、涉诉情况等信息。2.关注客户的付款记录，对于出现逾期付款、付款不及时等情况的客户，及时调整其信用等级和信用额度。3.定期对客户信用状况进行重新评估，根据评估结果决定是否继续给予挂账优惠或采取相应的风险防范措施。四、内部沟通与协作（一）业务部门与财务部门沟通1.业务部门在业务开展过程中，应及时向财务部门通报业务进展情况，特别是涉及挂账业务的相关信息。2.财务部门在审核挂账业务时，如有疑问或需要业务部门补充信息，应及时与业务部门沟通，确保审核工作顺利进行。3.双方应定期召开沟通会议，交流拉单挂账业务中的问题、经验和改进建议，共同提高业务处理效率和质量。（二）财务部门与其他部门协作1.财务部门与销售部门密切配合，共同制定合理的销售政策和信用政策，确保公司销售业务的顺利开展和资金安全。2.与采购部门协作，规范供应商挂账管理，保障公司采购业务的正常进行，同时防范采购环节的财务风险。3.与法务部门协作，对于涉及法律纠纷的挂账业务，及时提供财务数据和相关证据，共同商讨解决方案，维护公司合法权益。五、风险防范与控制（一）风险识别1.对拉单挂账业务可能面临的风险进行全面识别，包括信用风险、市场风险、法律风险、操作风险等。2.关注宏观经济环境变化、行业竞争态势、客户经营状况等因素对公司拉单挂账业务的影响，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，明确重点关注的风险领域和风险点。（三）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于信用风险，加强客户信用管理，严格控制信用额度和挂账期限；对于市场风险，及时调整销售策略和产品结构，降低市场波动对公司业务的影响；对于法律风险，加强合同管理，确保合同条款合法合规，必要时寻求法律专业支持；对于操作风险，完善业务流程，加强内部控制，提高员工业务素质和风险意识。2.定期对风险应对措施的执行效果进行评估和检查，根据评估结果及时调整和完善风险应对策略。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对拉单挂账业务进行审计监督，检查业务流程的执行情况、财务核算的准确性、客户信用管理的有效性等。2.审计人员通过查阅相关文件、凭证、报表，实地走访业务部门和客户等方式，获取审计证据，发现问题及时提出整改意见。（二）财务检查1.财务部门定期对拉单挂账业务进行自查，核对账款记录与实际业务是否相符，挂账手续是否齐全，客户信用管理是否规范等。2.对自查中发现的问题及时进行整改，确保拉单挂账业务的财务管理工作符合制度要求。（三）违规处理1.对于违反本制度规范的行为，一经发现，严肃处理。对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处罚措施。2.对于因违规行