会务上岗制度规范

PAGE会务上岗制度规范一、总则（一）目的为了加强公司会务管理，规范会务工作流程，提高会务服务质量，确保各类会议的顺利召开，特制定本会务上岗制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议的组织、服务及相关工作人员。（三）基本原则1.高效原则：确保会议高效有序进行，提高会议效率，避免时间浪费。2.规范原则：严格按照规定的流程和标准开展会务工作，保证会务工作的规范化、标准化。3.服务原则：以参会人员为中心，提供优质、周到的服务，满足会议需求。二、会务人员岗位职责（一）会议组织者1.根据会议需求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并及时通知相关人员。2.制定会议议程，明确会议各项议题的顺序和时间安排。3.协调会议所需的场地、设备、资料等资源，确保会议顺利进行。4.组织会议签到、记录会议内容、整理会议纪要，并及时传达给相关人员。（二）会议接待员1.在会议开始前，提前到达会议地点，做好接待准备工作，包括摆放桌椅、准备茶水、水果等。2.热情迎接参会人员，引导其签到、就座，并提供必要的帮助。3.会议期间，及时为参会人员续水、更换水果，保持会议室环境整洁。4.会议结束后，协助清理会议室，整理桌椅等物品。（三）会议记录员1.认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议等。2.确保记录准确、完整，字迹清晰，便于后续整理和查阅。3.会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，并提交给会议组织者审核。（四）会议设备维护员1.负责会议设备的日常维护和管理，包括投影仪、音响设备、灯光设备等。2.在会议前，检查设备是否正常运行，确保设备能够满足会议需求。3.会议期间，密切关注设备运行情况，及时处理设备故障，保证会议的顺利进行。4.会议结束后，对设备进行关闭、清理和保养，做好设备使用记录。三、会务工作流程（一）会议筹备阶段1.会议申请各部门或个人如需召开会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。将《会议申请表》提交给上级领导审批，经批准后交至会务管理部门。2.场地安排会务管理部门根据会议申请信息，结合公司实际情况，安排合适的会议场地。提前与场地管理部门沟通协调，确保场地设备齐全、环境整洁，并按照会议要求进行布置。3.设备准备根据会议需要，准备相应的会议设备，如投影仪、音响设备、麦克风、白板、笔、纸等。对设备进行调试和检查，确保设备正常运行，画面清晰、声音正常。4.资料准备根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如会议文件、报告、演示文稿等。将资料进行整理、装订，并提前分发给参会人员。5.通知发布会议组织者根据审批后的《会议申请表》，及时向参会人员发送会议通知。通知方式可采用邮件、短信、内部办公系统等，确保参会人员能够及时收到通知，并了解会议的相关信息。（二）会议召开阶段1.签到服务会议接待员在会议开始前15分钟到达会议地点，做好签到准备工作。热情迎接参会人员，引导其签到，并发放会议资料。对迟到的参会人员进行记录，并及时向会议组织者汇报。2.会议组织会议组织者按照会议议程，组织会议有序进行。引导参会人员就座，维持会议秩序，确保会议讨论的顺利进行。及时解答参会人员的疑问，协调处理会议中出现的问题。3.会议记录会议记录员认真记录会议内容，采用录音、笔记等方式，确保记录准确、完整。对于重要的发言和决议，要重点记录，并标注发言人姓名和时间。会议记录过程中，要保持专注，避免遗漏重要信息。4.设备保障会议设备维护员在会议期间密切关注设备运行情况，及时处理设备故障。如遇设备突发故障，要迅速采取应急措施，确保会议能够继续进行。对于无法当场解决的设备问题，要及时通知相关技术人员进行维修。5.茶水服务会议接待员在会议期间及时为参会人员续水，保持水杯中有适量的茶水。续水时要注意动作轻柔，避免影响会议进行。根据会议时间和参会人员数量，合理准备茶水和水果，确保供应充足。（三）会议结束阶段1.会议总结会议结束后，会议组织者对会议进行总结，评估会议效果，分析会议中存在的问题和不足之处。收集参会人员对会议的反馈意见，以便今后改进会务工作。2.资料整理会议记录员及时整理会议记录，形成会议纪要，并提交给会议组织者审核。会议组织者对会议纪要进行审核后，将其发送给参会人员和相关部门，作为会议决策和工作安排的依据。对会议资料进行整理归档，妥善保存，以便日后查阅。3.场地清理会议结束后，会议接待员和设备维护员共同清理会议室，将桌椅摆放整齐，清理垃圾和杂物。关闭会议设备电源，整理设备连接线，确保设备安全存放。检查会议室门窗是否关闭，水电是否正常，确保会议室环境安全。四、会务服务标准（一）接待服务标准1.接待员应着装整齐、仪态端庄，微笑服务，使用礼貌用语。2.提前15分钟到达会议地点，做好接待准备工作，确保会议室整洁、舒适。3.热情迎接参会人员，主动打招呼，引导其签到、就座，并及时提供茶水、水果等。4.对参会人员提出的问题和需求，要及时解答和处理，提供周到的服务。（二）会议组织标准1.会议组织者应提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议组织有序。2.按照会议议程，合理安排会议时间，避免出现拖延或中断的情况。3.维持会议秩序，确保参会人员能够专注于会议讨论，避免出现交头接耳、随意走动等现象。4.及时协调处理会议中出现的问题，保证会议顺利进行。（三）会议记录标准1.记录员应认真记录会议内容，确保记录准确、完整，字迹清晰。2.采用规范的记录格式，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议等。3.对于重要的发言和决议，要重点记录，并标注发言人姓名和时间。4.会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，并提交给会议组织者审核。（四）设备保障标准1.设备维护员应提前对会议设备进行调试和检查，确保设备正常运行。2.会议期间，密切关注设备运行情况，及时处理设备故障，保证会议的顺利进行。3.对于无法当场解决的设备问题，要及时通知相关技术人员进行维修，并做好记录。4.会议结束后，对设备进行关闭、清理和保养，做好设备使用记录。五、培训与考核（一）培训1.会务管理部门定期组织会务人员培训，提高其业务水平和服务意识。2.培训内容包括会务工作流程、服务标准、沟通技巧、设备操作等方面。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析、模拟演练等多种形式，确保培训效果。（二）考核1.建立会务人员考核机制，定期对会务人员的工作表现进行考核。2.考核内容包括工作态度、工作能力、服务质量、工作效率等方面。3.考核方式可采用自我评价、上级评价、同事评价、客户评价等多种方式，综合评价会务人员的工作表现。4.根据考核结果，对表现优秀的会务人员进行表彰和奖励，对表现不佳的会务人员进行批评教育和培训辅导，如仍不能胜任工作，可予以辞退。六、保密规定（一）会议资料保密1.会务人员应严格遵守公司保密制度，对会议资料进行妥善保管，不得泄露会议内容和相关信息。2.会议资料包括会议文件、报告、演示文稿、会议记录、会议纪要等，未经会议组织者批准，不得擅自复制、传播或提供给他人。3.会议结束后，对会议资料进行整理归档，按照公司档案管理规定进行存放，确保资料的安全和保密。（二）会议信息保密1.会务人员在会议期间应注意言行举止，不得随意谈论