怎样规范采购制度

PAGE怎样规范采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司利益，满足公司生产经营需求，提高采购质量和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资、服务采购的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规，避免法律风险。2.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保竞争的公平性。3.公开透明原则采购信息应尽量公开透明，除涉及商业秘密等特殊情况外，采购流程、采购标准、供应商选择等关键信息应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益，实现公司经济效益最大化。5.诚实守信原则采购双方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单采购申请单应详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等信息。对于紧急采购需求，应注明紧急原因。2.采购申请单提交审批采购申请单需按照公司内部审批流程，依次提交部门负责人、财务部门、分管领导、总经理审批。审批通过后，采购申请单方可生效，进入采购流程。（二）采购计划制定1.采购部门根据审批后的采购申请单，制定采购计划采购计划应明确采购方式（如招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等）、采购时间安排、采购预算等内容。对于批量采购或长期采购项目，应制定详细的采购进度计划。2.采购计划报相关领导审核采购计划报采购部门负责人、财务部门负责人审核，确保采购计划符合公司预算和业务需求。审核通过后，采购计划正式实施。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索（如阿里巴巴、中国供应商网等）、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购物资或服务的特点，制定供应商筛选标准，对收集到的供应商进行初步筛选。筛选后的供应商进行实地考察或样品测试，评估其生产能力、质量控制能力、售后服务水平、信誉等方面的情况。3.供应商确定与准入采购部门根据评估结果，选择合格的供应商，建立供应商准入制度。对于新准入的供应商，需签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。4.供应商绩效考核采购部门定期对供应商进行绩效考核，考核指标包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等方面。根据绩效考核结果，对供应商进行奖惩，激励供应商提高服务质量。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、采购金额、市场情况等因素，选择合适的采购方式。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购。向多家供应商发出询价函，要求其报价，根据报价情况选择价格合理的供应商。竞争性谈判：适用于采购项目具有一定的特殊性，无法通过招标采购方式确定供应商的情况。与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情况，如专利产品、特定品牌产品、因特殊原因只能由特定供应商提供服务等。单一来源采购需经公司内部严格审批，并提供充分的理由。2.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，需报法律部门审核，确保合同合法有效。3.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，采购订单应明确采购合同的主要条款，并要求供应商确认。采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。（五）采购验收1.验收准备采购部门在采购物资或服务到货前，通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。使用部门应根据采购申请单和采购合同的要求，制定验收标准和验收方案。2.到货验收采购物资或服务到货后，并按照验收标准和验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于重要物资或服务，应进行抽样检验或全面检验。验收合格后，验收人员在验收报告上签字确认。3.验收结果处理如验收合格，采购部门办理入库手续或通知使用部门领用。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如供应商拒绝承担责任，采购部门可根据采购合同的约定，通过法律途径解决纠纷。（六）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。付款申请单需按照公司内部审批流程，依次提交部门负责人、财务部门、分管领导、总经理审批。2.财务审核与付款财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等方面。审核通过后，财务部门按照付款申请单的要求，办理付款手续。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险市场价格波动、市场供应短缺等因素可能导致采购成本增加、采购物资无法按时到货等风险。2.质量风险供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能导致公司生产经营受到影响，如产品质量下降、设备故障等风险。3.供应商风险供应商破产、倒闭、违约等情况可能导致采购合同无法履行，采购物资或服务无法按时到货等风险。4.法律风险采购活动不符合法律法规要求，可能导致公司面临法律诉讼、行政处罚等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估根据历史数据、市场情况、供应商信誉等因素，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估根据风险对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，对风险影响程度进行评估，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵绘制根据风险发生的可能性和风险影响程度，绘制风险矩阵，直观展示风险的等级和分布情况。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施建立价格预警机制：关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，当价格波动达到一定幅度时，及时调整采购策略。签订价格调整条款：在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况，合理调整采购价格。寻找替代供应商：积极寻找替代供应商，拓宽采购渠道，降低因市场供应短缺导致的采购风险。2.质量风险应对措施加强供应商质量管理：建立供应商质量管理制度，定期对供应商进行质量评估和监督，要求供应商提供质量保证文件。增加检验频次：对于重要物资或服务，增加检验频次，确保采购物资或服务质量符合要求。建立质量追溯机制：建立采购物资或服务的质量追溯机制，一旦发现质量问题，能够及时追溯到供应商，采取相应的措施解决问题。3.供应商风险应对措施分散供应商：避免过度依赖单一供应商，与多家供应商建立合作关系，降低因供应商破产、倒闭等原因导致的采购风险。加强供应商信用管理：建立供应商信用评估体系，定期对供应商进行信用评估，对信用状况不佳的供应商采取限制采购等措施。签订风险分担条款：在采购合同中约定风险分担条款，明确在供应商出现违约等情况时，双方的责任和义务。4.法律风险应对措施加强法律法规培训：定期组织采购人员参加法律法规培训，提高采购人员的法律意识和法律素养。建立法律审核机制：采购合同签订前，必须报法律部门审核，确保合同合法有效，避免法律风险。及时咨询法律顾问：在采购活动中遇到法律问题，及时咨询公司法律顾问，寻求专业的法律意见和建议。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督采购部门应建立内部监督机制，并定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时整改。2.公司内部审计监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，审计内容包括采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等方面。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。（二）外部监督1.政府监管部门监督采购活动应接受政府监管部门的监督，如财政部门、审计部门、工商行政管理部门等。公司应积极配合政府监管部门的工作，及时提供相关资料和