出纳制度管理规范

PAGE出纳制度管理规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司出纳工作流程，加强资金管理，确保公司资金安全、高效运作，维护公司正常财务秩序，保障公司及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的出纳工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准，确保出纳工作合法合规。2.准确性原则：出纳人员应准确记录每一笔资金收支，保证账目清晰、数据准确无误。3.及时性原则：及时处理各类资金业务，不得拖延，确保资金流转顺畅，满足公司运营需求。4.安全性原则：采取有效措施保障公司资金安全，防止资金被盗、挪用等风险。5.保密性原则：出纳人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、岗位职责（一）出纳人员基本职责1.负责办理现金收付和银行结算业务。严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，根据稽核人员审核签章的收付款凭证，进行复核，办理款项收付。对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、总会计师或单位领导审核签章，方可办理。收付款后，要在收付款凭证上签章，并加盖“收讫”、“付讫”戳记。2.登记现金和银行存款日记账。根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记现金和银行存款日记账，并结出余额。现金的账面余额要及时与库存现金核对相符，银行存款的账面余额要定期与银行对账单核对，月末要编制银行存款余额调节表，使账面余额与对账单上余额调节相符。对于未达账款要及时查询。要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。3.保管库存现金、有价证券、空白支票和收据。对于现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺。库存现金不得超过银行核定的限额，超过部分要及时存入银行。不得以“白条”抵充现金，更不得任意挪用现金。如果发现库存现金有短缺或盈余，应查明原因，根据情况分别处理，不得私下取走或补足。如有短缺，要负赔偿责任。要保守保险柜密码的秘密，保管好钥匙，不得任意转交他人。对空白支票和收据必须严格管理，专设登记簿登记，认真办理领用注销手续。4.负责公司员工工资、奖金等的发放。按照规定的工资发放时间和金额，准确计算并发放员工工资、奖金、福利等款项，确保员工及时足额收到应得收入。（二）岗位分工与协作1.出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。2.在办理资金业务过程中，出纳人员与会计人员应密切协作。会计人员负责审核原始凭证、编制记账凭证，出纳人员依据审核无误的记账凭证办理资金收付，并及时登记日记账。双方应定期核对账目，确保账账相符、账实相符。3.涉及资金审批的相关部门和人员应与出纳人员保持沟通，及时提供资金审批信息，以便出纳人员准确安排资金支付。三、现金管理（一）现金收入管理1.公司的现金收入主要来源于销售货款回笼、员工交款、租金收入、利息收入等。出纳人员应及时收取各类现金收入，并开具收款收据。收款收据应按顺序编号，一式三联，分别为存根联、收据联和记账联。2.收取现金时应仔细核对款项金额、来源等信息，确保收款准确无误。对于收到的现金，必须当面点清，如有假钞、短款等情况，由出纳人员负责。3.每日营业终了，出纳人员应将当日收取的现金及时缴存银行，不得坐支现金。如因特殊情况需要坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准，并在核定的坐支范围和限额内进行坐支。（二）现金支出管理1.公司现金支出主要用于日常费用报销、工资发放、差旅费支付等。现金支出必须严格按照公司规定的审批流程进行，经相关领导审批签字后，出纳人员方可支付现金。2.支付现金时，出纳人员应认真审核付款凭证，包括日期、金额、用途、审批签字等内容。对于不符合规定的付款凭证，应拒绝支付。3.现金支付应通过现金支票、现金等方式进行。支付现金时，应在付款凭证上加盖“现金付讫”章，并由收款人签字确认。对于大额现金支付，原则上应通过银行转账方式进行，以确保资金安全。（三）库存现金限额管理1.公司根据实际经营情况，由开户银行核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。2.出纳人员应严格遵守库存现金限额规定，不得超限额留存现金。如因业务需要调整库存现金限额的，应及时向开户银行提出申请，经批准后进行调整。（四）现金盘点与监督1.出纳人员应每日进行现金盘点，确保账实相符。现金盘点应在营业终了后进行，由出纳人员自行盘点，并编制现金盘点表。现金盘点表应包括日期、账面余额、实际盘点金额、差异金额及原因等内容。2.财务部门负责人应定期对现金进行监盘，监盘时出纳人员应在场。监盘结束后，监盘人员和出纳人员应在现金盘点表上签字确认。如发现现金短缺或盈余，应及时查明原因，进行相应处理。3.公司审计部门应不定期对现金管理情况进行审计监督，检查现金管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。四、银行存款管理（一）银行账户管理1.公司应按照国家法律法规和银行开户规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应经公司管理层批准，并报财务部门备案。2.银行账户应根据公司业务需要合理设置，不得出租、出借银行账户给其他单位或个人使用。3.出纳人员应妥善保管银行账户开户许可证、预留印鉴卡片等重要资料，确保其安全完整。（二）银行存款收付管理1.公司银行存款收付业务应严格按照相关规定办理。出纳人员应根据审核无误的收付款凭证，通过支票、汇票、本票、网上银行等方式办理银行存款收付。2.签发支票时，应填写日期、金额、收款人等信息，并加盖预留银行印鉴。支票金额不得超过银行账户余额，不得签发空头支票。如因特殊情况需要签发空白支票的，应经公司管理层批准，并在支票上注明用途、限额等信息。3.使用网上银行进行资金收付时，应严格遵守网上银行操作规程，设置安全的登录密码和支付密码，并定期更换。出纳人员应及时核对网上银行交易记录，确保资金收付准确无误。（三）银行对账单与余额调节表1.出纳人员应每月及时获取银行对账单，并与银行存款日记账进行核对。核对内容包括账户余额、收支明细等。如发现不符，应及时查明原因，编制银行存款余额调节表。2.银行存款余额调节表应在每月末编制完成，调节表应详细列示银行对账单余额、企业银行存款日记账余额、未达账项等信息。对于未达账项，应及时与银行沟通，查明原因，尽快处理。3.银行存款余额调节表编制完成后，应由出纳人员、会计人员和财务部门负责人签字确认，并作为会计档案妥善保管。五、票据及印章管理（一）票据管理1.公司涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票、收据等。出纳人员应负责票据的购买、保管、使用和核销工作。2.购买票据时，应到正规渠道购买，并妥善保管票据存根。票据应按顺序编号，建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、购买日期、领用日期、用途、金额等信息。3.使用票据时，应严格按照规定填写，确保内容真实、准确、完整。票据填写错误或作废时，应加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得随意丢弃。4.票据使用完毕后，出纳人员应及时办理核销手续，将已使用的票据存根与登记簿进行核对，确保票据使用情况清晰可查。（二）印章管理1.公司印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。印章应由专人负责保管，不得随意交予他人使用。2.印章保管人员应严格遵守印章使用规定，按照审批流程进行用印。用印前，应认真审核用印文件的内容和审批手续，确保用印合法合规。3.印章使用时，应在专门登记簿上登记，注明用印日期、文件名称、用印人、审批人等信息。用印完毕后，应及时归还印章，并妥善保管登记簿。4.严禁在空白纸张、空白支票等上加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章的，应经公司管理层批准，并注明用途、有效期限等信息。六、资金审批流程（一）一般资金审批流程1.申请人填写资金支付申请单，详细注明资金用途、金额、支付方式等信息，并附上相关证明文件。2.部门负责人对申请事项进行审核，确认是否符合部门预算和业务需求，签字批准后提交财务部门。3.财务部门会计人员对申请单及相关证明文件进行审核，重点审核资金用途是否合规、金额计算是否准确、审批手续是否齐全等。审核无误后签字，提交财务部门负责人。4.财务部门负责人根据公司财务状况和资金安排，对申请进行审批。如涉及重大资金支出，应提交公司管理层审批。5.出纳人员根据最终审批意见，办理资金支付手续。（二）重大资金审批流程对于金额较大、涉及重要项目或具有重大影响的资金支出，应执行更严格的审批流程：1.申请人除填写资金支付申请单外，还应编制详细的资金使用计划和项目可行性报告，说明资金支出的必要性、预期效果等。2.部门负责人审核后，提交公司分管领导进行初步审核，提出意见和建议。3.公司财务部门对资金使用计划和可行性报告进行财务分析和风险评估，出具审核意见。4.公司管理层组织相关部门和人员进行专题会议讨论，对重大资金支出事项进行决策。5.出纳人员根据最终决策意见，办理资金支付手续。七、财务报销管理（一）报销原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务内容，不得虚假报销。2.合理性原则：报销费用应符合公司相关规定和实际业务需要，不得铺张浪费。3.合法性原则：报销凭证应符合国家法律法规和财务制度规定，不得使用非法票据报销。（二）报销流程1.报销人按照公司规定填写费用报销单，详细注明报销日期、费用项目、金额、附件张数等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人对报销事项进行审核，确认是否属于本部门业务范围、费用是否合理等，签字批准后提交财务部门。3.财务部门会计人员对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司标准等。审核无误后签字，提交财务部门负责人。4.财务部门负责人根据公司财务状况和报销政策进行审批。如报销金额较大或存在疑问的，应进一步核实情况后再行审批。5.出纳人员根据审批后的报销单支付报销款项。对于通过银行转账方式支付的报销款，应准确填写收款人信息；对于现金支付的报销款，应确保收款人签字确认。（三）报销标准1.公司应制定各类费用的报销标准，包括差旅费、业务招待费、办公用品费等。报销标准应明确规定费用的报销范围、限额、报销凭证要求等内容。2.报销人员应严格按照报销标准进行报销，不得超标准报销费用。如因特殊情况需要超标准报销的，应事先经公司管理层批准。八、财务信息化管理（一）出纳软件使用1.公司应使用符合财务制度和管理要求的出纳软件进行资金业务处理。出纳人员应熟练掌握出纳软件的操作方法，确保资金收支记录准确、及时。2.出纳软件应设置严格的用户权限管理，不同岗位人员只能操作其权限范围内的功能模块，防止越权操作。3.出纳人员应定期备份出纳软件中的数据，确保数据安全。备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放一份，以防数据丢失。（二）电子支付安全1.公司在使用电子支付方式时，应采取必要的安全措施，保障资金安全。如安装防火墙、防病毒软件等，防止网络攻击和数据泄露。2.电子支付密码应妥善保管，不得泄露给他人。出纳人员应定期更换支付密码，确保密码的安全性。3.在进行网上银行操作时，应仔细核对交易信息，确认收款人信息、金额等无误后再提交支付指令。如发现异常交易，应及时联系银行进行处理。九、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对出纳工作进行内部检查，检查内容包括现金管理、银行存款管理、票据及印章管理、资金审批流程执行情况等。2.内部检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司审计部门应定期对出纳工作进行审计监督，审查出纳制度的执行情况、资金使用的合规性等。审计结束后，应出