酒店采买制度规范要求

PAGE酒店采买制度规范要求一、总则（一）目的为了加强酒店采买工作的管理，规范采买流程，确保采购物资的质量，控制采购成本，提高酒店运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有物资、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合酒店经营需求的物资和服务，以保障酒店的正常运营和服务质量。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高酒店经济效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争，杜绝不正当交易行为。5.职责明确原则：明确各部门在采购工作中的职责，建立健全采购工作流程和审批机制，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责酒店各类物资、设备、服务等的采购工作，制定采购计划并组织实施。2.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合酒店利益和法律法规要求。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和成本控制。（二）需求部门1.根据酒店经营和业务发展需要，提出物资、设备、服务等的采购需求，并填写采购申请单。2.参与采购谈判，提供技术支持和使用要求，协助采购部门选择合适的供应商和采购产品。3.负责对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求和使用标准。4.对采购工作进行监督和评价，反馈采购过程中存在的问题和改进意见。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，确保酒店资金安全。3.负责采购款项的支付和账务处理，定期与采购部门核对采购账目。4.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否符合酒店利益。2.审查采购合同的合法性、完整性和有效性，防范采购风险。3.对采购成本和效益进行审计评估，提出审计意见和建议，促进采购工作的规范和优化。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于预算金额较大或重要的采购项目，还需报酒店管理层审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行审核和汇总，结合酒店库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购方式、预计采购金额等，并报部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料，建立供应商档案。3.组织相关人员对供应商进行实地考察或样品检验，评估其生产能力、质量控制水平、售后服务能力等方面的情况。4.根据考察和评估结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合作对象，并建立合格供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，运用谈判技巧，维护酒店利益。3.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的详细规格、价格、数量、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至财务部门审核付款条款，再报酒店管理层审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同内容下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单应编号管理，以便跟踪订单执行情况。同时，采购部门应将采购订单副本抄送需求部门、财务部门等相关部门，确保各方及时了解采购进展。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收标准、安排验收人员等。2.采购物资到货时，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员按照验收标准对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，确保物资符合要求。3.对于验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。（七）采购款项支付1.采购物资验收合格后，供应商凭采购合同、发票、验收报告等相关凭证向酒店财务部门申请付款。2.财务部门收到付款申请后，按照合同约定的付款方式和时间进行审核，确保付款金额准确无误。审核通过后，报酒店管理层审批。3.酒店管理层审批通过后，财务部门办理付款手续，并将付款情况及时反馈给采购部门。采购部门应定期与财务部门核对采购账目，确保账目清晰。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、影响面广的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家法律法规和相关行业标准进行，制定详细的招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.通过公开招标、邀请招标等方式，吸引多家合格供应商参与投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。（二）询价采购1.对于采购金额较小、市场价格比较透明的物资或服务，可采用询价采购方式。2.采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供产品报价和相关资料。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠的供应商进行采购。（三）竞争性谈判采购1.对于技术复杂、有特殊要求或时间紧迫的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购部门邀请不少于三家符合条件的供应商进行谈判，就采购项目的技术、商务等方面进行协商，要求供应商提供详细的解决方案和报价。3.通过谈判，选择最符合酒店需求、价格合理的供应商作为成交对象。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由，并报酒店管理层审批。审批通过后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.酒店各部门应根据年度经营计划和业务发展需求，编制本部门的采购预算，并提交至采购部门汇总。2.采购部门结合酒店整体预算安排，对各部门的采购预算进行审核和平衡，编制酒店年度采购预算草案。3.采购预算草案经财务部门审核后，报酒店管理层审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的控制依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.对于因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应填写预算调整申请表，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报酒店管理层审批。（三）预算监督与考核1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.酒店建立采购预算考核机制，对采购部门和需求部门的预算执行情况进行考核评价，将考核结果与部门绩效挂钩。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商情况、审查采购合同等方式，及时发现潜在风险，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.对于市场风险，采购部门应密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动等因素造成损失。2.对于质量风险，加强对采购物资的检验和验收工作，严格把控质量标准，选择质量可靠的供应商，并在合同中明确质量违约责任。3.对于供应商风险，建立供应商评估和管理机制，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商，降低供应商违约风险。4.对于合同风险，加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。5.对于付款风险，严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，加强对付款环节的审核和监督，防范资金风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施，降低风险影响。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应包括采购申请单、采购计划、供应商资料、采购合同、采购订单、验收报告、发票等与采购活动相关的文件和资料。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行整理归档，确保档案资料完整、准确、清晰。（二）档案保管1.采购档案由采购部门指定专人负责保管，确保档案安全。2.档案保管期限应按照国家法律法规和酒店相关规定执行，一般重要采购档案应长期保存。（