三书一函规范制度

PAGE三书一函规范制度一、总则（一）目的为规范公司/组织在业务活动中涉及的“三书一函”（即廉政书、告知书、承诺书、提示函）的使用，加强廉洁风险防控，确保公司/组织各项工作合法合规、廉洁高效开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工在对外业务往来、项目合作、商务活动等过程中涉及“三书一函”的相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司/组织内部规章制度，确保“三书一函”的制定和使用合法合规。2.真实性原则：“三书一函”所涉及的内容必须真实、准确，不得虚假陈述或隐瞒重要信息。3.完整性原则：涵盖业务活动中可能涉及的廉洁风险点，全面规范相关行为，确保制度无遗漏。4.可操作性原则：制度条款明确、具体，具有实际指导意义，便于员工理解和执行。二、“三书一函”的定义与内容（一）廉政书1.定义：廉政书是公司/组织向业务合作方发出的，就廉洁自律方面提出要求和承诺的书面文件。2.内容明确双方在业务活动中的权利和义务，强调廉洁合作的重要性。列举廉洁风险点，如禁止接受不正当利益、不得进行商业贿赂等。公司/组织承诺将严格遵守廉洁自律规定，如有违反愿意承担相应法律责任。要求业务合作方遵守廉洁约定，如有违反将采取相应措施，如终止合作等。（二）告知书1.定义：告知书是公司/组织向相关方告知特定事项或政策要求的书面文件。2.内容根据不同业务场景，明确告知的具体事项，如法律法规变化、行业规范调整等。详细说明告知事项对业务活动的影响以及相关方应采取的措施。提供必要的解释和说明，确保相关方能够准确理解告知内容。（三）承诺书1.定义：承诺书是公司/组织内部员工或业务合作方就特定事项作出承诺的书面文件。2.内容员工承诺书应包含遵守公司廉洁制度、保守商业秘密、履行工作职责等方面的承诺。业务合作方承诺书应涵盖遵守法律法规、诚信经营、不从事不正当竞争等内容。明确承诺的期限和违约责任，增强承诺的严肃性。（四）提示函1.定义：提示函是公司/组织针对业务活动中出现的潜在廉洁风险或问题向相关方发出的提醒性书面文件。2.内容指出发现的潜在廉洁风险或问题的具体情况，如可能存在的利益输送迹象、违反廉洁规定的行为线索等。提醒相关方及时关注并采取措施加以纠正，避免问题进一步恶化。要求相关方在规定时间内反馈处理情况。三、“三书一函”的制定与审批（一）廉政书1.由公司/组织业务部门根据具体业务合作情况起草廉政书初稿，明确合作项目背景、合作双方信息、廉洁要求等内容。2.初稿提交至公司/组织法务部门进行合法性审查，确保内容符合法律法规要求。3.法务部门审查通过后，将廉政书初稿连同审查意见提交至公司/组织纪检监察部门进行廉洁性审核。4.纪检监察部门审核通过后，报公司/组织管理层审批。管理层审批通过后，廉政书正式生效并加盖公司/组织公章。（二）告知书1.由相关业务部门、职能部门或合规管理部门根据业务需求或政策要求起草告知书初稿，明确告知事项、告知对象、告知依据等内容。2.初稿提交至公司/组织法务部门进行合法性审查，确保告知内容合法合规。3.法务部门审查通过后，报公司/组织管理层审批。管理层审批通过后，告知书正式生效并加盖公司/组织公章。（三）承诺书1.员工承诺书由员工本人根据岗位职责和廉洁要求自行起草，经所在部门负责人审核后提交至公司/组织人力资源部门备案。2.业务合作方承诺书由业务合作方根据合作协议和公司/组织廉洁要求起草，经双方协商一致后，由公司/组织业务部门负责审核。3.审核通过后的承诺书报公司/组织管理层审批。管理层审批通过后，承诺书正式生效。（四）提示函1.由公司/组织纪检监察部门、审计部门或其他相关部门根据监督检查、审计发现的问题或潜在风险起草提示函初稿，明确提示事项、提示对象、问题详情等内容。2.初稿提交至公司/组织法务部门进行合法性审查，确保提示函内容合法合规。3.法务部门审查通过后，报公司/组织管理层审批。管理层审批通过后，提示函正式生效并加盖公司/组织公章。四、“三书一函”的发放与送达（一）廉政书1.在与业务合作方签订合作协议前，由公司/组织业务部门负责将廉政书送达业务合作方。2.送达方式可采用当面送达、邮寄送达或电子送达等方式。当面送达时，需由业务合作方签收确认；邮寄送达时，需保留邮寄凭证；电子送达时，需确保业务合作方已成功接收并阅读。3.业务部门应在送达廉政书后，及时将送达情况反馈至公司/组织纪检监察部门备案。（二）告知书1.根据告知事项的性质和范围，由相关业务部门、职能部门或合规管理部门负责将告知书送达至特定的告知对象。2.送达方式可参照廉政书的送达方式执行。3.送达后，相关部门应将送达情况记录在案，并及时跟踪告知对象的反馈情况。（三）承诺书1.如果是员工承诺书，由公司/组织人力资源部门负责将承诺书发放至员工本人，并组织员工签字确认。签字确认后的承诺书由人力资源部门统一保管。2.如果是业务合作方承诺书，由公司/组织业务部门负责与业务合作方签订承诺书，并确保承诺书的条款符合双方合作要求。签订后的承诺书由业务部门留存一份，报公司/组织纪检监察部门备案一份。（四）提示函1.由公司/组织纪检监察部门、审计部门或其他相关部门负责将提示函送达至被提示对象。2.送达方式可根据实际情况选择当面送达、邮寄送达或电子送达等方式。送达后，相关部门应要求被提示对象在规定时间内反馈处理情况，并将反馈情况记录在案。五、“三书一函”的执行与监督（一）廉政书1.业务合作方应严格遵守廉政书中的各项规定，公司/组织业务部门应定期对业务合作项目进行廉洁风险排查，检查廉政书的执行情况。2.公司/组织纪检监察部门负责对廉政书的执行情况进行监督检查，如发现业务合作方存在违反廉政书规定的行为，应及时进行调查核实，并采取相应的措施，如责令整改、终止合作等。3.对于违反廉政书规定的公司/组织内部员工，按照公司/组织内部纪律处分规定进行严肃处理。（二）告知书1.告知对象应按照告知书的要求及时采取相应措施，相关业务部门、职能部门或合规管理部门应跟踪告知事项的落实情况。2.公司/组织内部审计部门可对告知书的执行情况进行审计监督，检查相关部门是否按照告知书要求履行职责，确保告知事项得到有效落实。（三）承诺书1.员工应严格履行承诺书中的各项义务，公司/组织人力资源部门和所在部门应加强对员工承诺履行情况的日常监督。2.对于违反承诺书规定的员工，按照公司/组织内部纪律处分规定进行处理。3.业务合作方应切实履行承诺书中的各项约定，公司/组织业务部门应定期对业务合作方的履约情况进行评估，如发现业务合作方存在违反承诺书规定的行为，应及时采取措施，如追究违约责任、终止合作等。（四）提示函1.被提示对象应按照提示函的要求及时整改存在的问题，并在规定时间内将整改情况反馈至公司/组织相关部门。2.公司/组织纪检监察部门、审计部门或其他相关部门负责对提示函的整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.对于未能按时整改或整改不力的被提示对象，公司/组织将视情节轻重采取相应的措施，如警告、罚款、暂停业务合作等。六、“三书一函”的归档与保管（一）廉政书1.业务部门应在廉政书送达业务合作方后，将廉政书原件、送达凭证、业务合作方签收确认文件等相关资料整理成册，交公司/组织档案室归档保管。2.档案室应按照档案管理规定，对廉政书档案进行分类、编号、存储，确保档案的完整性和可查阅性。（二）告知书1.相关业务部门、职能部门或合规管理部门应在告知书送达告知对象后，将告知书原件、送达凭证、告知对象反馈文件等相关资料整理归档，交公司/组织档案室保管。2.档案室负责对告知书档案进行妥善保管，以便日后查阅和审计。（三）承诺书1.员工承诺书由公司/组织人力资源部门统一保管，按照员工档案管理规定进行存放，便于随时查阅员工的承诺履行情况。2.业务合作方承诺书由公司/组织业务部门和纪检监察部门分别留存一份，并按照档案管理要求进行归档保管。（四）提示函1.公司/组织纪检监察部门、审计部门或其他相关部门应在提示函送达被提示对象后，将提示函原件、送达凭证、被提示对象整改反馈文件等相关资料整理归