规范生产合同管理制度

PAGE规范生产合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产合同的部门及人员，包括但不限于生产部门、销售部门、采购部门、法务部门等。（三）基本原则1.依法合规原则：生产合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.在签订生产合同前，业务部门应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资格和履约能力。2.审查内容包括：对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照是否齐全、有效；对方的经营范围是否与合同业务相符；对方的法定代表人身份证明或授权委托书是否真实、有效等。3.对于新客户或重要客户，应通过实地考察、信用调查等方式，了解对方的信誉状况、财务状况等，评估其履约能力。（二）合同条款拟定1.生产合同应具备以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式；标的的名称、规格、数量、质量；价格、金额及付款方式；履行期限（包括交货时间、验收时间等）、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。2.合同条款应明确、具体、准确，避免模糊不清或歧义性表述。对于质量标准、验收标准等关键条款，应详细约定，确保双方权利义务清晰。3.在拟定合同条款时，应充分考虑公司利益和风险防范，对于可能出现的纠纷或风险，应制定相应的应对措施。（三）合同审批流程1.合同承办部门在完成合同条款拟定后，应将合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应对合同的合法性、合规性、合理性进行审查，并签署审核意见。2.经部门负责人审核通过后，合同承办部门应将合同文本提交法务部门进行法律审查。法务部门应对合同的法律风险进行评估，提出法律意见和建议，并签署审查意见。3.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，确保合同合法有效。4.合同经法务部门审查通过后，合同承办部门应将合同文本提交公司分管领导审批。分管领导应对合同的业务内容、风险状况等进行全面审查，并签署审批意见。5.对于涉及公司重大利益或决策的合同，应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并确保合同文本内容与审批通过的合同条款一致。2.合同签订人应在合同上签字或盖章，并注明签订日期。签字或盖章应符合公司规定的授权范围和程序，确保合同签订的真实性和有效性。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分送相关部门存档，包括法务部门（留存原件）、财务部门、生产部门等，以便各部门按照职责分工履行合同管理职责。三、合同履行管理（一）合同交底与执行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，确保参与合同履行的人员了解合同的主要内容和双方权利义务。2.根据合同约定，合同承办部门应制定详细的合同履行执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人员、时间节点等，确保合同履行工作有序进行。3.执行计划应报部门负责人审核批准，并分送相关部门备案。（二）生产任务安排与执行1.生产部门应根据合同约定的产品规格、数量、质量要求等，合理安排生产任务，确保按时、按质、按量完成生产任务。2.在生产过程中，生产部门应严格执行生产工艺标准和操作规程，加强质量控制，确保产品质量符合合同要求。3.生产部门应建立生产进度跟踪制度，及时掌握生产进度情况，对于可能影响合同履行的问题，应及时采取措施解决，并向合同承办部门报告。（三）物资采购与供应1.采购部门应根据合同约定的物资规格、数量、质量要求等，及时组织物资采购。在采购过程中，应选择合格的供应商，确保物资质量和供应及时性。2.采购部门应与供应商签订采购合同，并严格按照采购合同的约定履行付款义务。对于物资采购过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，确保物资供应符合合同要求。3.物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行检验。质量检验部门应按照合同约定的质量标准进行检验，确保物资质量合格。对于不合格物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。（四）产品交付与验收1.生产部门完成产品生产后，应按照合同约定的交货时间、地点和方式，及时组织产品交付。在交付过程中，应确保产品包装完好、标识清晰，并提供必要的技术资料和售后服务承诺。2.客户在收到产品后，应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，客户应签署验收文件；验收不合格的，客户应及时通知公司，并说明不合格原因。3.公司应根据客户提出的不合格原因，及时组织相关部门进行分析处理。对于因产品质量问题导致的不合格，生产部门应负责采取返工、换货等措施，直至产品验收合格。（五）合同款项收付管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间节点，及时办理合同款项的收付手续。在收款过程中，应确保款项及时到账，并做好相关记录。2.对于合同款项的支付，财务部门应严格按照审批程序进行审核，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。未经审批或审批手续不全的，财务部门不得支付款项。3.财务部门应定期对合同款项的收付情况进行核对和分析，及时发现问题并采取措施解决。对于逾期未收或未付的款项，应及时通知相关部门进行催款或付款。四、合同变更管理（一）变更情形1.在合同履行过程中，因下列情形之一需要变更合同的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议：合同标的数量、规格、质量等发生变化；合同履行期限、地点、方式等发生变化；合同价格、金额等发生变化；合同双方协商一致同意变更的其他情形。2.因不可抗力因素导致合同无法履行或部分无法履行，需要变更合同的，合同双方应及时协商，并按照法律法规的规定办理相关手续。（二）变更申请与审批1.合同变更事项发生后，合同承办部门应及时填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，合同承办部门应将《合同变更申请表》提交法务部门进行法律审查。法务部门应对变更事项的合法性、合规性进行审查，并签署审查意见。3.对于重大合同变更或涉及法律风险较高的合同变更，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究变更事项，确保变更后的合同合法有效。4.合同变更经法务部门审查通过后，合同承办部门应将《合同变更申请表》提交公司分管领导审批。分管领导应对变更事项进行全面审查，并签署审批意见。5.对于涉及公司重大利益或决策的合同变更，应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（三）变更协议签订与履行1.合同变更经审批通过后，合同承办部门应与合同对方签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、生效时间等，并由双方签字或盖章确认。2.变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本分送相关部门存档，包括法务部门（留存原件）、财务部门、生产部门等，以便各部门按照变更后的合同履行职责。3.合同双方应按照变更协议的约定履行各自的义务，确保合同变更后的顺利履行。五、合同终止管理（一）终止情形1.在合同履行过程中，因下列情形之一导致合同终止的，合同双方应按照法律法规的规定办理相关手续：合同履行期限届满，双方均已履行完毕合同义务；合同双方协商一致同意终止合同；因不可抗力因素导致合同无法履行，双方协商一致同意终止合同；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；合同依法被确认无效或被撤销；法律法规规定的其他终止情形。2.合同终止后，合同双方应按照合同约定或法律法规的规定，办理相关的结算、清理等手续。（二）终止申请与审批1.合同终止事项发生后，合同承办部门应及时填写《合同终止申请表》，详细说明终止的原因、时间、对合同履行的影响等，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，合同承办部门应将《合同终止申请表》提交法务部门进行法律审查。法务部门应对终止事项的合法性、合规性进行审查，并签署审查意见。3.对于重大合同终止或涉及法律风险较高的合同终止，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究终止事项，确保终止后的相关事宜合法有效。4.合同终止经法务部门审查通过后，合同承办部门应将《合同终止申请表》提交公司分管领导审批。分管领导应对终止事项进行全面审查，并签署审批意见。5.对于涉及公司重大利益或决策的合同终止，应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（三）终止后的结算与清理1.合同终止后，合同承办部门应组织相关部门对合同履行情况进行结算，包括产品交付、款项收付、物资采购等方面的结算。结算结果应经双方确认，并形成书面结算报告。2.财务部门应根据结算报告，及时办理合同款项的结算手续，确保双方的债权债务清晰。对于尚未支付的款项，应按照合同约定或法律法规的规定进行处理。3.生产部门、采购部门等应及时清理与合同相关的物资、设备、资料等，确保公司资产的安全完整。对于剩余物资，应按照公司规定进行妥善处理。4.合同终止后，合同承办部门应将合同终止的相关资料整理归档，包括合同文本、变更协议、终止申请与审批文件、结算报告等，以便日后查阅和审计。六、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同承办部门应负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时将相关的文件、资料收集齐全，包括合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等。2.合同承办部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行整理。整理内容包括：分类编号、装订成册、编制目录等，确保档案资料的完整性和规范性。3.对于电子文档形式的合同档案，应进行备份存储，并按照规定的格式和命名规则进行整理，便于查询和使用。（二）档案保管与借阅1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案室应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责和权限。2.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案资料的完好无损。对于破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。3.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案借阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，并提交本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，查阅人员应到合同档案室办理借阅手续。4.档案管理人员应按照借阅申请表上的内容，提供相应的合同档案，并做好借阅登记。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）档案销毁1.对于超过保管期限或已无保存价值的合同档案，档案管理人员应提出销毁申请，并填写《合同档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期限等。2.《合同档案销毁申请表》应提交法务部门进行审核。法务部门应根据法律法规的规定，对销毁申请进行审查，并签署审核意见。3.经法务部门审核通过后，《合同档案销毁申请表》应提交公司分管领导审批。分管领导应对销毁申请进行全面审查，并签署审批意见。4.对于涉及公司重大利益或决策的合同档案销毁申请，应提交公司总经理办公会或董事会审议批准。5.合同档案销毁申请经审批通过后，档案管理人员应按照规定的程序组织档案销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。销毁记录应作为档案资料留存。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立合同管理监督检查制度，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。监督检查内容包括：合同管理制度的执行情况、合同审批流程的执行情况、合同履行情况、合同档案管理情况等。2.法务部门负责合同管理的法律监督工作，定期对合同的合法性、合规性进行审查，及时发现和纠正合同管理过程中的法律风险。3.审计部门负责合同管理的审计监督工作，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行审计，检查合同管理的内部控制制度是否健全有效，是否存在违规行为。4.公司其他相关部门应按照职责分工，对合同管理的相关环节进行监督检查，及时发现问题并提出改进建议。（二）考核评价1.公司应建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门及相关人员的工作进行考核评价。