规范财务审批报销制度

PAGE规范财务审批报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务审批报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、临时员工等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保各项费用支出合法合规。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务的实际发生情况。3.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。4.审批流程规范原则：明确各级审批权限和流程，确保审批环节严谨、有序。5.及时性原则：员工应及时办理报销手续，避免逾期报销。二、费用报销范围（一）差旅费1.员工因公务出差期间发生的交通费用（飞机票、火车票、汽车票、船票等）、住宿费用、餐饮补贴、市内交通费用等。2.出差标准按照公司制定的相关标准执行，具体标准根据不同地区、不同职级进行划分。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮费用、礼品费用等。2.业务招待费应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制支出规模。（三）办公用品及设备购置费用1.办公文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公用品的购置费用。2.办公设备（电脑、打印机、复印机、传真机等）的购置、维修、保养费用。（四）通讯费用1.员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。2.通讯费用报销标准根据员工职级和工作需要进行设定。（五）培训费用1.员工参加与工作相关的内部培训、外部培训课程等发生的培训费用（包括学费、教材费、住宿费、餐费等）。2.培训费用报销需提供相关培训通知、培训证书等证明材料。（六）会议费用1.公司组织召开会议或参加外部会议发生的会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、参会人员交通及住宿费用等。2.会议费用报销需提供会议通知、会议议程、费用明细等相关材料。（七）其他费用1.因工作需要发生的邮寄费用、快递费用、水电费、物业费等。2.经公司领导批准的其他合理费用支出。三、费用报销审批流程（一）一般费用报销流程1.员工填写费用报销单：详细填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息，并在报销单上签字确认。2.部门负责人审批：对本部门员工的费用报销进行初审，确认费用支出是否真实、合理、符合部门业务需要，签字后提交财务部门。3.财务部门审核：财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，检查报销金额是否符合公司规定标准，审批手续是否齐全等。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关材料。审核通过后签字。4.分管领导审批：根据费用金额大小和性质，由分管领导进行审批。对于重大费用支出或特殊情况，需经分管领导重点审核并签字批准。5.总经理审批：超过一定金额范围或涉及重要事项的费用报销，需报总经理审批。总经理根据公司整体财务状况、业务发展需求等因素进行综合决策，签字批准后报销流程生效。6.报销支付：财务部门根据审批通过的报销单，按照公司财务制度规定的支付方式进行付款。对于通过银行转账支付的，确保收款信息准确无误；对于现金支付的，严格按照现金管理规定执行。（二）特殊费用报销流程1.对于涉及金额较大、情况复杂或存在争议的费用报销，如重大项目费用、特殊业务招待费等，在完成上述一般审批流程基础上，还需经过专项会议讨论或审计部门审核。2.专项会议由相关部门负责人、财务人员、分管领导等参加，对费用支出的必要性、合理性、合规性进行深入讨论和论证，形成会议决议后作为报销审批的重要依据。3.审计部门审核主要针对费用支出的真实性、准确性以及内部控制执行情况进行检查，出具审核意见后提交审批流程。（三）报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内填写报销单并提交审批，逾期未提交的，需说明合理原因并经部门负责人批准后方可报销。2.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审批通过的报销申请，应在审核完成后的[X]个工作日内安排支付。四、报销凭证要求（一）发票1.所有费用报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。如因报销人原因导致发票无法认证抵扣或出现其他税务问题，由报销人承担相应责任。（二）其他凭证1.除发票外，还可能需要提供其他相关凭证，如出差审批单、会议通知、培训证书、合同协议等。这些凭证应与费用报销内容相关，能够证明费用支出的真实性和合理性。2.凭证应清晰、完整，不得涂改、伪造。如有复印件作为报销凭证的，需注明“与原件一致”字样，并由提供复印件的单位或个人盖章或签字确认。五、财务审核要点（一）合规性审核1.审核费用支出是否符合国家法律法规和公司财务制度规定，是否属于可报销范围。2.检查报销凭证的合法性，包括发票的真实性、有效性，是否存在虚开发票、套开发票等违法行为。（二）真实性审核1.核实报销事项是否真实发生，费用明细是否与实际业务相符。如差旅费的行程安排、业务招待费的招待对象等是否真实合理。2.查看报销凭证上的签字、盖章等是否齐全、真实，是否与相关人员身份一致。（三）合理性审核1.根据公司制定的费用标准，审核报销金额是否合理。如差旅费的住宿标准、餐饮补贴标准等是否超标。2.分析费用支出与公司业务发展的关联度，判断是否为必要的支出。对于不合理的费用支出，财务部门有权要求报销人作出解释或调整。（四）完整性审核1.检查报销单填写是否完整，各项信息是否准确无误，包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额、附件张数等。2.审核报销凭证是否齐全，是否按照要求附上相关的证明材料，如发票、合同、审批单等。六、违规处理（一）报销人违规处理1.对于提供虚假报销凭证、虚报费用、骗取报销款等违规行为，一经查实，公司将追回已报销款项，并视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.如因报销人违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，报销人应承担相应的赔偿责任。情节严重的，公司将依法追究其法律责任。（二）审批人违规处理1.审批人在审批过程中存在故意隐瞒、审批不严、滥用职权等违规行为，导致不合理或违规费用报销的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职等处罚。2.因审批人违规行为给公司造成经济损失的，审批人应承担相应的赔偿责任。（三）其他相关人员违规处理对于参与虚假报销、协助骗取报销款等其他相关人员，公司将根据其在违规行为中的责任大小，给予相应的纪律处分和经济处罚。七、附则（一）制度解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇有未尽事宜或需要进一步明确