2026年机器人集成公司打印复印设备使用管理制度

2026年机器人集成公司打印复印设备使用管理制度第一章总则第一条目的为规范公司打印复印设备的使用管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障信息安全，维护良好的办公秩序，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工作人员、实习人员以及在公司办公场所使用打印复印设备的所有人员。第三条管理原则公司打印复印设备管理遵循"统一管理、按需使用、节约资源、保障安全"的原则，确保设备合理配置、高效利用。第四条管理职责行政部门负责公司打印复印设备的统一管理，包括设备采购、配置、维护、报废等全生命周期管理；各部门负责人负责本部门员工使用打印复印设备的日常监督和管理；全体员工有责任按照本制度规定正确使用打印复印设备。第二章设备配置与管理第五条设备配置公司根据各部门工作需要和人员规模，合理配置打印复印设备。设备配置遵循集中与分散相结合的原则，在办公区域设置共享打印复印设备，同时为特定岗位配置专用设备。第六条设备标识所有公司打印复印设备均需进行统一标识，标明设备编号、管理部门、使用说明等信息，便于设备管理和使用。第七条设备档案行政部门建立完善的设备档案，记录设备采购时间、型号、配置、维修记录、使用状况等信息，为设备管理提供依据。第八条设备维护公司定期对打印复印设备进行维护保养，确保设备正常运行。设备维护包括日常清洁、定期检查、故障维修等，由专业技术人员或授权服务商进行。第三章使用规范第九条使用权限公司员工根据工作需要获得相应的打印复印使用权限，权限设置遵循"最小必要"原则，确保信息安全。第十条身份认证员工使用打印复印设备需进行身份认证，认证方式包括刷卡、密码、指纹等，具体认证方式由行政部门统一规定。第十一条打印规范员工在打印文件时，应遵循以下规范：1.优先使用双面打印，节约纸张资源2.合理设置打印格式，避免不必要的页面3.打印前仔细检查文件内容，避免错误打印4.及时取走打印文件，防止信息泄露5.禁止打印与工作无关的内容第十二条复印规范员工在复印文件时，应遵循以下规范：1.仔细核对复印份数，避免浪费2.复印完成后及时取走原件和复印件3.涉密文件复印需经过审批4.禁止复印与工作无关的个人资料第十三条彩色打印限制彩色打印仅限于正式对外文件、重要报告、宣传材料等工作需要，日常办公文件应使用黑白打印。彩色打印需经部门负责人审批。第十四条大篇幅打印管理单次打印超过50页的文件，应提前与行政部门沟通，安排在非高峰时段进行，避免影响其他员工正常使用。第四章耗材管理第十五条耗材采购打印复印设备所需耗材由行政部门统一采购，确保耗材质量符合设备要求，避免因使用劣质耗材影响设备寿命。第十六条耗材发放耗材实行按需发放制度，由设备管理员根据设备使用情况定期更换，员工不得私自领取或更换耗材。第十七条耗材回收废弃耗材由行政部门统一回收处理，确保环保要求，禁止随意丢弃。第五章费用管理第十八条费用核算公司建立打印复印费用核算制度，对各部门打印复印费用进行统计和核算，费用包括纸张、耗材、设备折旧、维修等。第十九条费用分摊打印复印费用按照"谁使用、谁承担"的原则进行分摊，计入各部门成本费用。第二十条费用控制公司制定打印复印费用控制目标，各部门应采取有效措施控制费用支出，包括推广无纸化办公、优化打印设置、提高使用效率等。第六章信息安全第二十一条安全责任全体员工有责任保护公司信息安全，在使用打印复印设备时应采取必要措施防止信息泄露。第二十二条涉密文件管理涉密文件的打印复印需严格按照公司保密制度执行，包括审批流程、使用登记、销毁处理等环节。第二十三条设备安全打印复印设备应定期进行安全检查，包括硬盘清理、系统更新、病毒防护等，确保设备安全运行。第二十四条废弃文件处理废弃的打印复印文件应及时销毁，特别是包含敏感信息的文件，必须使用碎纸机进行粉碎处理。第七章监督与考核第二十五条使用监督行政部门定期对打印复印设备使用情况进行检查和监督，发现问题及时纠正。第二十六条违规处理对违反本制度规定的行为，公司将根据情节轻重采取相应处理措施，包括口头警告、书面警告、经济处罚等。第二十七条考核机制公司将打印复印设备使用管理纳入部门绩效考核，鼓励各部门提高设备使用效率，降低运营成本。第二十八条改进建议员工可以对打印复印设备使用管理提出改进建议，行政部门应认真研究并采纳合理建议，不断完善管理制度。第八章应急管理第二十九条故障处理当打印复印设备出现故障时，员工应及时报告设备管理员，由专业人员进行维修，不得自行拆卸或修理设备。第三十条备用方案行政部门制定设备故障时的备用方案，确保在设备维修期间不影响正常工作开展。第三十一条紧急情况处理遇到紧急情况需要使用打印复印设备时，可直接联系行政部门协调解决，确保紧急工作任务的完成。第九章附则第三十二条制度解释本制度由公司行政部