财务部门报销申请标准化流程模板

财务部门报销申请标准化流程模板适用范围与发起条件标准化操作流程详解第一步：费用发生前准备事前审批：单笔支出金额超过2000元的（如差旅住宿、大额采购等），需提前通过OA系统填写《费用预支申请单》，明确费用用途、预算金额及明细，经部门负责人审批后方可执行。票据获取：费用发生时，务必取得合法、合规的原始凭证（如机打发票、定额票据等），凭证需注明单位名称、开票日期、金额、费用项目等关键信息，保证字迹清晰、无涂改。第二步：填写报销申请单登录系统：员工通过公司OA系统“报销管理”模块，选择对应费用类型（如“差旅费”“办公费”），进入报销申请单填写界面。基础信息录入：准确填写申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如“项目研发”“部门日常办公”）。费用明细填报：逐项填写费用明细，包括费用发生日期、具体事项（如“会议场地租赁”“市内交通”）、金额（大小写需一致）、支付方式（如“现金支付”“公务卡”）。若涉及多笔同类费用，需合并填写并备注总笔数。附件：将原始凭证扫描或拍照（保证清晰完整）作为附件，每张附件需与申请单中的费用明细一一对应，并在附件名称中注明“日期+事项”（如“20231015-北京至高铁票”）。第三步：部门初审部门负责人审核：申请单提交后，由部门负责人通过OA系统进行初审，重点审核费用发生的真实性（是否符合业务需求）、合理性（是否超出标准）及预算匹配度（是否在项目预算内）。审核意见反馈：若审核不通过，需注明原因（如“费用超标”“缺少附件”）并退回申请人修改；通过后提交至财务部门。第四步：财务部门复核合规性检查：财务专员对申请单及附件进行复核，检查票据是否合法（如发票真伪、印章是否清晰）、信息是否完整（如抬头是否为公司全称、金额是否准确）、报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准按职级划分）。预算核对：核对费用归属项目预算，保证支出不超预算；若超预算，需申请人补充说明并提交分管领导审批。问题处理：对不符合要求的申请，注明具体问题（如“发票未注明税号”“附件不清晰”）并退回；审核通过后提交至分管领导审批。第五步：审批签发分级审批：根据费用金额，按权限逐级审批：金额≤5000元：由部门负责人及财务负责人审批；5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；金额＞20000元：需总经理审批。审批时限：各级审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未审批视为默认通过。第六步：付款与账务处理付款安排：审批完成后，财务部门在3个工作日内通过银行转账或公务卡还款方式完成付款，申请人需确认收款账户信息准确无误。账务登记：财务专员在财务系统中录入报销数据，凭证，保证账实一致，并将报销申请单、附件等资料分类归档保存。第七步：资料归档与查询归档要求：每月结束后，财务部门将当月所有报销资料（含电子版及纸质版）按部门、日期顺序整理，保存期限不少于5年。查询服务：员工可通过OA系统查询报销进度（如“待审核”“已审批”“已付款”），或联系财务专员获取纸质报销单复印件。报销申请单模板样式基本信息申请人姓名*所属部门申请日期年月日费用归属项目费用类型□差旅费□办公费□会议费□培训费□业务招待费□其他_________费用明细日期事项（具体说明）金额（元）支付方式备注（如参会人数、交通工具）费用合计附件清单名称（如“发票”“行程单”）数量备注（如“原件”“复印件”）审批意见部门负责人：日期：年月日财务负责人：日期：年月日分管领导：日期：年月日总经理（如需）：日期：年月日执行要点与常见问题提示时限管理：需严格遵守“支出后15个工作日内申请”的时限要求，逾期未申请的，需提交书面说明并经总经理审批后方可受理。票据规范：发票抬头必须为公司全称（“有限公司”），税号、开户行等信息需完整；电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复使用。标准执行：费用报销需符合公司《费用管理制度》标准（如差旅住宿标准：部门经理≤500元/晚，普通员工≤300元/晚），超标部分需由申请人自行承担。特殊情况处理：若因紧急业务无法取得正规票据的，需提交《特殊情况说明》，经部门负责人及总经理签字确认后，可凭收据报销，后续需补充合规票据。资料完整性：附件需与申请单内