行文制度四个规范

PAGE行文制度四个规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的行文行为，确保各类文件的质量和传递效率，提高工作的规范化、标准化水平，特制定本行文制度四个规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部各部门之间、与外部单位之间的各类公文往来，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.准确规范原则：行文应符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，语言表达准确、逻辑严谨、格式规范。2.及时高效原则：行文应注重时效性，确保文件能够及时传递、处理和反馈，提高工作效率。3.简洁明了原则：行文应简洁明了，避免冗长复杂的表述，突出重点，便于阅读和理解。4.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保文件在传递、存储和使用过程中的安全保密。二、行文格式规范（一）纸张要求1.一般应采用A4型纸张，纸张白度不低于85%，横向使用。2.特殊情况下，如文件篇幅较长或有特定格式要求，可根据实际情况选用适当尺寸的纸张。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，可根据文件内容和重要程度适当调整字号。2.正文：一般用三号仿宋体字，文中如有小标题，可用三号黑体字。3.附件标题：一般用三号黑体字。4.页码：用四号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（三）排版要求1.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。2.行距：一般采用28磅行距，可根据文件内容适当调整。3.段落格式：首行缩进2个字符，段前段后间距为0.5行。4.页码编排：页码从正文首页开始编排，连续编号，直至文件结束。（四）文头格式1.公司/组织标识：一般位于文件首页上方正中位置，采用公司/组织全称或简称，字体应庄重、醒目。2.文件编号：由发文部门、年份、序号组成，如“[部门名称][年份]第[序号]号”，位于文件首页右上角。3.密级和保密期限：根据文件内容的敏感程度，标注“绝密”“机密”“秘密”及保密期限，位于文件首页左上角。4.紧急程度：根据文件的紧急程度，标注“特急”“加急”“平急”，位于文件首页左上角。（五）正文格式1.标题：标题应准确概括文件的主要内容，一般不超过20个字。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送机关：指收受、办理文件的单位，位于标题下空一行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：正文是文件的核心内容，应条理清晰、层次分明、逻辑严谨。正文内容较多时，可分章、节进行表述。4.附件：如有附件，应在正文下空一行左空二字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.[附件名称]”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。5.发文机关署名：一般用全称或规范化简称，位于正文右下方，署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），位于发文机关署名下一行，右空四字编排。（六）落款格式1.发文部门：应署发文部门全称或规范化简称，位于正文右下方。2.发文日期：以领导签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），位于发文部门署名下一行，右空四字编排。三、行文内容规范（一）主题明确1.行文应围绕一个明确的主题展开，避免主题分散或模糊不清。2.在文件开头应简要阐述行文的目的和背景，使读者能够迅速了解文件的主旨。（二）内容准确1.行文内容应真实可靠，数据准确，表述清晰，避免出现虚假信息或歧义。2.引用法律法规、政策文件等应准确无误，注明出处。（三）逻辑严谨1.行文应结构合理，层次分明，逻辑连贯，避免出现逻辑混乱或前后矛盾的情况。2.对涉及的问题应进行深入分析和论证，提出合理的建议和措施。（四）语言规范1.行文应使用规范的现代汉语，避免使用生僻字、方言、口语化表达等。2.语言应简洁明了，避免冗长复杂的句子和修饰词，突出重点内容。（五）格式规范1.行文应严格按照本规范规定的格式进行排版，确保文件的整齐美观。2.标点符号、数字、计量单位等应符合国家有关标准和规定。四、行文流程规范（一）起草1.由相关部门或人员根据工作需要起草文件，起草人应认真调研，收集相关资料，确保文件内容的准确性和可行性。2.起草文件应按照本规范的要求进行格式排版，注明标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期等要素。（二）审核1.文件起草完成后，应提交本部门负责人进行审核。审核人应认真审查文件内容，确保文件符合法律法规、政策要求以及公司/组织的相关规定。2.审核内容包括主题是否明确、内容是否准确、逻辑是否严谨、语言是否规范、格式是否符合要求等。审核人应提出审核意见，对不符合要求的地方进行修改。（三）会签1.涉及多个部门的文件，应进行会签。会签部门应认真审查文件内容，提出意见和建议，并在文件上签署意见。2.会签意见应明确、具体，如有不同意见应说明理由。会签完成后，由主办部门负责汇总整理会签意见，并对文件进行修改完善。（四）签发1.文件经审核、会签后，应提交公司/组织领导签发。签发人应认真审查文件内容，对文件的真实性、准确性、可行性负责，并签署签发意见。2.签发意见应明确、具体，如“同意印发”“请[部门名称]进一步修改完善后印发”等。（五）编号1.文件签发后，由办公室负责统一编号。编号应按照本规范规定的格式进行编排，确保文件编号的唯一性和连续性。2.文件编号应在文件首页右上角标注，如“[部门名称][年份]第[序号]号”。（六）印发1.文件编号完成后，由办公室负责印发。印发时应按照规定的格式进行排版，确保文件的整齐美观。2.文件印发份数应根据工作需要确定，印发范围应明确、具体。印发文件应进行登记，记录文件的印发时间、文号、标题、印发份数、发放范围等信息。（七）归档1.文件印发后，应及时进行归档。归档工作由办公室负责，按照档案管理的有关规定进行整理、装订和保管。2.归档文件应分类存放，便于查找和利用。归档文件应建立索引，注明文件的文号、标题、日期、保管期限等信息。五、行文审批规范（一）审批原则1.分级负责原则：按照公司/组织的管理层次和职责分工，实行分级审批制度，确保审批工作的责任明确。2.谁主管谁负责原则：文件审批由主管领导负责，对文件内容的真实性、准确性、可行性以及格式规范等方面进行全面审查。3.依法依规原则：审批工作应严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，确保文件合法合规。（二）审批流程1.部门内部审批：文件起草完成后，首先提交本部门负责人进行审批。部门负责人应认真审查文件内容，提出审批意见，对不符合要求的地方进行修改。2.跨部门审批：涉及多个部门的文件，应进行跨部门审批。主办部门应将文件提交相关部门会签，会签部门应在规定时间内提出意见和建议。主办部门负责汇总整理会签意见，并对文件进行修改完善后，提交公司/组织领导审批。3.公司/组织领导审批：文件经部门内部审批和跨部门会签后，提交公司/组织领导审批。公司/组织领导应认真审查文件内容，对文件的真实性、准确性、可行性以及格式规范等方面进行全面审查，并签署审批意见。（三）审批权限1.一般文件审批：一般性文件由部门负责人审批后印发，涉及重要事项或重大决策的文件，需提交公司/组织领导审批。2.重要文件审批：重要文件指涉及公司/组织发展战略、重大投资、重要人事任免等方面的文件，应由公司/组织领导集体研究决定，并由主要领导签发。3.紧急文件审批：紧急文件指因工作需要必须立即处理的文件，应按照特事特办的原则，简化审批流程，确保文件能够及时处理。紧急文件可由相关领导直接审批或授权他人审批，但事后应及时向主要领导汇报。（四）审批责任1.审批人责任：审批人应对文件内容进行认真审查，确保文件符合法律法规、政策要求以及公司/组织的相关规定。如因审批人审查不严导致文件出现问题，审批人应承担相应责任。2.起草人责任：起草人应对文件内容的真实性、准