服装公司下单制度规范

PAGE服装公司下单制度规范一、总则1.目的本下单制度规范旨在确保服装公司订单处理流程的标准化、规范化和高效化，提高订单执行的准确性和及时性，满足客户需求，提升公司整体运营效率和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及服装订单下达、执行、跟踪及相关管理工作的部门和人员，包括但不限于销售部门、设计部门、采购部门、生产部门、质量控制部门等。3.基本原则准确性原则：订单信息必须准确无误，包括款式、尺码、颜色、数量、交货期等，避免因信息错误导致生产延误或其他损失。及时性原则：各环节应按照规定的时间节点完成订单相关工作，确保订单按时交付。沟通协调原则：各部门之间要保持密切沟通与协调，及时解决订单执行过程中出现的问题。成本控制原则：在保证订单质量和交货期的前提下，合理控制成本，提高经济效益。二、订单下达流程1.客户需求沟通销售部门负责与客户进行订单需求的沟通，详细了解客户对服装款式、面料、颜色、尺码、数量、交货期等方面的要求，并将客户需求准确记录在《客户订单需求登记表》中。对于客户提出的特殊要求或定制化需求，销售部门应及时与设计部门沟通，共同评估实现的可能性和成本，并向客户反馈相关信息。2.订单评审销售部门完成客户需求沟通后，应组织相关部门进行订单评审。评审内容包括订单的可行性、质量要求、成本预算、生产能力、交货期等。参与评审的部门包括设计部门、采购部门、生产部门、质量控制部门等。各部门应根据自身职责对订单进行审核，并提出意见和建议。订单评审应形成《订单评审报告》，明确订单是否可行。如订单存在问题或风险，应提出相应的解决方案和措施，并经相关部门负责人签字确认。3.订单录入与确认销售部门根据订单评审结果，将订单信息录入公司的订单管理系统。录入内容应与《客户订单需求登记表》和《订单评审报告》一致。订单录入完成后，销售部门应及时与客户进行订单确认，确保客户对订单信息无异议。确认方式可采用邮件、传真或电话等，并保留相关记录。4.订单下达与传递销售部门确认订单无误后，应将订单正式下达给相关部门。下达方式为在订单管理系统中进行发布，并同时将订单相关文件（如订单合同、设计图纸、工艺要求等）以电子文档或纸质文档的形式传递给采购部门、生产部门、质量控制部门等。各接收部门应及时查收订单信息，并在订单管理系统中进行确认接收。三、采购管理1.采购计划制定采购部门根据订单需求和生产计划，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购的物料名称、规格、数量、交货期等信息，并确保采购的物料能够满足订单生产的需要。采购计划应考虑物料的供应周期、库存情况等因素，合理安排采购时间，避免因采购延误导致生产停滞。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行评估和审核。选择供应商时，应优先选择质量可靠、价格合理、交货期稳定的供应商。采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，应及时将合同副本传递给相关部门。采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的表现调整合作策略。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、更换供应商等。3.采购订单下达采购部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保物料按时、按质、按量供应。如因供应商原因导致物料供应延误或质量问题，采购部门应及时协调解决，并追究供应商的责任。4.物料验收质量控制部门负责对采购的物料进行验收。验收内容包括物料的规格、数量、质量等方面。验收应按照相关标准和合同要求进行，确保物料符合订单生产的需要。物料验收合格后，质量控制部门应出具《物料验收报告》，并将验收结果及时反馈给采购部门和生产部门。如物料验收不合格，质量控制部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并采取相应的措施，如退货、换货等。四、生产管理1.生产计划制定生产部门根据订单需求和采购物料供应情况，制定详细的生产计划。生产计划应明确生产的款式、数量、生产进度安排、质量要求等信息，并确保生产计划能够满足订单交货期的要求。生产计划应合理安排生产工序和生产资源，提高生产效率，降低生产成本。生产计划制定后，应及时将生产计划下达给各生产车间和相关部门。2.生产准备工作生产车间接到生产计划后，应做好生产准备工作。包括设备调试、模具准备、物料领取、人员安排等方面。确保生产设备正常运行，生产物料齐全，生产人员熟悉生产任务和工艺要求。生产部门应组织相关人员对生产计划进行培训和交底，明确各岗位的职责和工作要求，确保生产计划的顺利执行。3.生产过程控制生产车间应按照生产计划和工艺要求组织生产，严格控制生产过程中的质量和进度。生产过程中应做好各项记录，包括生产日报表、质量检验记录、设备运行记录等。质量控制部门应加强对生产过程的质量检验，按照规定的检验标准和检验频次进行检验。对检验不合格的产品，应及时通知生产车间进行返工或整改，确保产品质量符合订单要求。生产部门应定期对生产进度进行跟踪和检查，及时发现和解决生产过程中出现的问题。如因设备故障、物料短缺、人员变动等原因导致生产延误，应及时采取措施进行调整，确保订单按时交付。4.生产进度跟踪与协调生产部门应建立生产进度跟踪机制，定期向销售部门和其他相关部门汇报生产进度情况。如生产进度出现偏差，应及时分析原因，并采取相应的措施进行调整。销售部门应及时了解生产进度情况，如客户对生产进度有特殊要求或疑问，应及时与生产部门沟通协调，并向客户反馈相关信息。各部门之间应加强沟通与协调，共同解决生产过程中出现的问题。如因部门之间协调不畅导致生产延误或其他损失，应追究相关部门的责任。五、质量控制1.质量标准制定质量控制部门应根据国家相关标准、行业标准以及客户要求，制定服装产品的质量标准。质量标准应明确产品的外观、尺寸、面料、工艺、包装等方面的要求。质量标准制定后，应及时向各部门进行传达和培训，确保各部门人员熟悉质量标准和检验要求。2.原材料检验质量控制部门应对采购的原材料进行检验，确保原材料符合质量标准要求。原材料检验应按照规定的检验方法和检验频次进行，检验合格后方可投入使用。对于原材料检验不合格的情况，质量控制部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并采取相应的措施，如退货、换货等。3.生产过程检验质量控制部门应加强对生产过程的质量检验，按照质量标准和检验频次对产品进行检验。生产过程检验包括首件检验、巡检、成品检验等环节。首件检验应在每批产品开始生产时进行，确保产品的工艺和质量符合要求。巡检应在生产过程中定期进行，及时发现和纠正生产过程中的质量问题。成品检验应在产品生产完成后进行，确保产品质量符合订单要求。对于生产过程检验不合格的产品，质量控制部门应及时通知生产车间进行返工或整改，直至产品质量符合要求。4.成品检验与出货检验成品检验合格后，质量控制部门应出具《成品检验报告》。产品出货前，应进行出货检验，确保产品在包装、标识等方面符合要求。出货检验合格后，质量控制部门应出具《出货检验报告》，并在产品包装上加盖检验合格章。产品方可发货给客户。5.质量问题处理对于质量问题，质量控制部门应及时进行调查和分析，找出问题产生的原因，并采取相应的措施进行整改。质量问题处理结果应及时反馈给相关部门，并跟踪整改效果。如因质量问题导致客户投诉或退货，应追究相关部门和人员的责任。六、订单跟踪与反馈1.订单跟踪职责销售部门负责对订单的整体执行情况进行跟踪，及时了解生产进度、质量状况、交货期等信息，并向客户反馈订单执行情况。采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，确保物料按时、按质、按量供应。如出现物料供应问题，应及时协调解决，并向销售部门和生产部门反馈。生产部门负责跟踪生产计划的执行情况，及时解决生产过程中出现的问题，确保订单按时交付。如生产进度出现偏差，应及时向销售部门反馈。质量控制部门负责跟踪产品质量情况，确保产品质量符合订单要求。如出现质量问题，应及时通知相关部门进行处理，并向销售部门反馈。2.订单跟踪方式各部门应通过订单管理系统、定期会议、电话、邮件等方式对订单进行跟踪和沟通。订单管理系统应实时更新订单执行情况，各部门人员可随时查询和了解订单状态。销售部门应定期向客户发送订单执行情况报告，包括生产进度、质量状况、预计交货期等信息，及时回复客户的疑问和反馈。3.异常情况处理与反馈在订单跟踪过程中，如发现异常情况（如生产延误、质量问题、物料短缺等），相关部门应及时进行处理，并将处理情况及时反馈给其他相关部门和客户。对于因异常情况可能导致订单无法按时交付或出现其他重大问题的，应及时召开专题会议，共同商讨解决方案，并向公司领导汇报。七、交货管理1.交货计划制定生产部门根据订单生产进度和订单交货期要求，制定交货计划。交货计划应明确产品的交货时间、交货地点以及交货方式等信息。交货计划制定后，应及时通知销售部门和其他相关部门，并确保各部门按照交货计划做好准备工作。2.产品包装与标识生产部门负责对产品进行包装，确保产品在运输过程中不受损坏。包装应符合相关标准和客户要求，包括包装材料、包装方式、标识等方面。产品标识应清晰、准确，包括产品名称、规格、尺码、颜色、数量、生产日期、保质期等信息。3.交货运输安排销售部门负责与物流部门沟通协调，安排产品的运输事宜。物流部门应根据交货计划，选择合适的运输方式和运输路线，确保产品按时、安全送达客户指定地点。在产品运输过程中，应做好产品的防护措施，避免产品受损。如因运输原因导致产品损坏或丢失，应及时与物流部门协商解决，并追究相关责任。4.交货签收与