揽投部会议制度规范

PAGE揽投部会议制度规范一、总则（一）目的为了加强揽投部的管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本会议制度规范。本制度旨在规范揽投部各类会议的组织、召开、记录及后续跟进等环节，使会议能够充分发挥沟通信息、协调工作、解决问题、部署任务的作用，促进揽投部整体工作的规范化、科学化和高效化运行。（二）适用范围本制度适用于揽投部全体员工。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，避免冗长繁琐，确保能够切实解决问题，推动工作进展。2.沟通协调原则：加强部门内部及与其他相关部门之间的沟通与协调，促进信息共享，形成工作合力。3.民主集中原则：鼓励员工积极参与会议讨论，充分发表意见，但最终决策应遵循民主基础上的集中制原则。二、会议分类及职责分工（一）部门例会1.召开周期：每周[X]固定时间召开。2.参会人员：揽投部全体员工。3.主要职责由部门经理主持，总结上周工作进展，包括业务指标完成情况、客户反馈处理情况、工作中存在的问题等。分析上周工作中存在的问题及原因，提出针对性的改进措施和解决方案。部署本周工作计划，明确各项工作的责任人、时间节点和工作要求。传达公司及上级部门的重要文件、会议精神和工作指示，确保员工了解公司整体工作方向和重点。员工可就工作中的疑问、困难或建议进行现场沟通交流，寻求解决方案或反馈给上级领导。（二）业务研讨会1.召开周期：根据业务需求不定期召开。2.参会人员：相关业务骨干、主管及经理等，可根据会议主题邀请其他部门相关人员参加。3.主要职责针对揽投业务中的重点、难点问题进行深入研讨，如如何提高揽收效率、优化投递路线、提升客户满意度等。分享业务创新经验和成功案例，鼓励员工积极探索新的业务模式和方法，推动业务持续发展。分析市场动态和竞争对手情况，结合公司实际制定应对策略，提升揽投部在市场中的竞争力。对业务流程进行梳理和优化，提出改进建议并形成具体方案，报上级领导审批后实施。（三）项目推进会1.召开周期：根据项目进度适时召开，原则上每周至少召开一次。2.参会人员：项目负责人、相关业务人员、技术支持人员等涉及项目实施的所有人员。3.主要职责由项目负责人汇报项目进展情况，包括已完成的工作任务、取得的阶段性成果、遇到的问题及解决方案等。分析项目实施过程中存在的风险和问题，研究应对措施，确保项目按计划顺利推进。协调项目各环节之间的工作衔接，明确各部门及人员的职责分工，解决项目推进过程中的资源调配、技术支持等问题。根据项目实际情况调整工作计划和目标，确保项目能够按时、高质量完成，达到预期效果，并对项目成果进行总结和评估。（四）客户沟通会1.召开周期：根据客户需求和业务情况不定期召开。2.参会人员：揽投部相关业务人员、客户代表（如有需要可邀请公司其他部门相关人员参加）。3.主要职责与客户进行面对面沟通，了解客户对揽投服务的需求、意见和建议，及时解决客户提出的问题。向客户介绍公司的揽投业务优势、服务流程及最新政策，增进客户对公司的了解和信任，提高客户满意度。收集客户反馈信息，分析客户需求变化趋势，为公司业务调整和产品优化提供依据。与客户建立长期稳定的合作关系，拓展业务合作领域，促进公司业务的持续增长。三、会议组织与安排（一）会议发起1.部门例会由部门经理发起，提前[X]天确定会议时间、地点和议程，并通知全体参会人员。2.业务研讨会、项目推进会和客户沟通会由相关负责人根据工作需要发起，提前[X]天向部门经理提交会议申请，经批准后确定会议时间、地点、议程及参会人员名单，并及时通知相关人员。3.会议发起者应明确会议主题、目的和主要内容，确保会议具有针对性和实效性。（二）会议准备1.会议发起者负责准备会议相关资料，如上周工作总结报告、本周工作计划表、业务分析数据、项目进展报告、客户反馈信息等。2.如需制作会议PPT，应提前安排专人进行准备，确保PPT内容简洁明了、重点突出，能够准确传达会议信息。3.会议组织者应提前检查会议场地的音响设备、投影仪、麦克风等设施是否正常运行，确保会议能够顺利进行。（三）会议通知1.会议通知应采用书面或电子形式发送给参会人员，通知内容应包括会议时间（具体年月日、时分）、地点、主题、议程、参会人员要求等信息。2.对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，并要求其按时参加会议。如参会人员因特殊原因不能参加会议，应提前向会议发起者请假，并安排合适人员代为参会。3.会议通知应确保传达准确、及时，避免因通知不到位导致会议延误或人员缺席。（四）会议主持1.部门例会由部门经理主持，业务研讨会、项目推进会和客户沟通会根据会议主题和内容由相关负责人或指定人员主持。2.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，掌握会议重点和目的，确保会议按照预定程序进行。3.在会议过程中，主持人应引导参会人员积极发言，控制会议节奏，避免出现跑题、争论不休等情况，确保会议能够高效、有序地进行。（五）会议记录1.每次会议应安排专人负责记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程、发言要点、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应客观、准确、完整，尽量采用原话记录，确保能够真实反映会议情况。对于重要决议事项，应明确责任人和时间节点。3.在会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并在[X]个工作日内发送给参会人员及相关部门存档。会议纪要应突出重点，语言简洁明了，便于查阅和执行。四、会议纪律与要求（一）参会人员要求1.参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参加会议，应提前请假并安排人员代为参会。2.参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，充分发表自己的意见和建议。对于会议讨论的问题和决议事项，应认真领会并贯彻执行。（二）发言规范1.发言前应先举手示意，经主持人同意后再发言。发言内容应简洁明了、重点突出，避免冗长繁琐、无关紧要的表述。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话。如有不同意见，应在他人发言结束后再进行补充或反驳，以理性、客观的态度表达自己的观点。3.发言应围绕会议主题展开，不得偏离主题进行无关讨论。对于涉及公司机密或敏感信息的内容，应严格遵守保密规定，不得随意泄露。（三）会议决议执行1.会议形成的决议事项，相关责任人应按照要求认真执行，并在规定时间内将执行情况反馈给会议组织者。2.对于决议事项执行过程中遇到的问题或困难，责任人应及时向相关领导汇报，寻求解决方案，确保决议事项能够顺利推进。3.会议组织者应定期对决议事项的执行情况进行跟踪检查，对执行不力的责任人进行督促和提醒，确保会议决议能够得到有效落实。五、会议效果评估与改进（一）效果评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、参会人员参与度、讨论氛围、决议事项执行情况等方面。2.通过问卷调查、现场访谈、数据分析等方式收集参会人员对会议的反馈意见和建议，了解会议在沟通交流、解决问题、推动工作等方面的实际效果。3.根据评估结果，总结会议组织和召开过程中的优点和不足之处，为会议改进提供依据。（二）改进措施1.根据会议效果评估结果，针对存在的问题制定相应的改进措施。如会议议程安排不合理的，应优化议程设置；参会人员参与度不高的，应鼓励更多人员积极发言，营造良好的讨论氛围等。2.将改进措施纳入会议制度规范中，不断完善会议组织和召开流程，提高会议质量和效果