谈如何规范公文写作制度

PAGE谈如何规范公文写作制度一、总则（一）目的为提高公司公文写作质量和效率，确保公文的准确性、规范性和严肃性，使公文更好地发挥传达政令、指导工作、沟通情况、交流经验的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在工作中形成、使用的各类公文，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文写作必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得与法律法规相抵触。2.准确性原则：公文内容应准确无误，数据、事实、政策依据等应真实可靠，表述清晰，避免歧义。3.规范性原则：严格遵循公文的格式、行文规则、语言规范等要求，确保公文的标准化和规范化。4.时效性原则：公文应及时起草、审核、签发和传递，根据工作需要和紧急程度，合理确定公文的办理时限，确保工作的高效运转。二、公文种类及格式（一）公文种类1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。5.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.版头：包括公司标识、发文字号、签发人等要素。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文应当标注签发人姓名。2.主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件:”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。三、行文规则（一）一般规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3.向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。4.向下级机关行文，应当遵循以下规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。5.同级机关之间行文，应当遵循以下规则：同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（二）联合行文规则1.联合行文应当确有必要，单位不宜过多。2.联合行文时，主办机关排在前，协办机关排在后。3.联合行文由所有联署机关的负责人会签。（三）其他行文规则1.属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。2.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。四、公文起草（一）起草要求1.公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。2.起草公文前，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，起草单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，起草单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。3.公文的语言应当符合语法规范，用词准确、恰当，避免使用生僻、模糊、歧义的词汇和句子。表述应当简洁明了，条理清晰，避免冗长繁琐。（二）起草流程1.明确主题和目的：根据工作需要，确定公文的主题和写作目的，明确要传达的核心内容和期望达到的效果。2.收集资料：围绕主题收集相关的政策法规、文件资料、工作数据、典型案例等，为公文写作提供充分的依据。3.拟定提纲：根据主题和内容，拟定公文的结构提纲，包括开头、主体、结尾等部分，明确各部分的主要内容和逻辑关系。4.撰写初稿：按照提纲进行公文初稿的撰写，注意语言表达、格式规范等要求，确保内容完整、准确、清晰。5.审核修改：初稿完成后，由起草人进行自我审核，检查内容是否准确、逻辑是否严密、语言是否通顺等。然后提交给部门负责人或相关审核人员进行审核，根据审核意见进行修改完善。五、公文审核（一）审核内容1.行文理由：审核公文的行文必要性，是否符合工作实际和相关规定，是否确有必要行文。2.内容准确性：审核公文内容是否真实、准确，数据、事实、政策依据等是否可靠，表述是否清晰、准确，有无歧义。3.格式规范性：审核公文格式是否符合本制度要求，版头、主体、版记等要素是否齐全、规范，字体、字号、排版等是否符合规定。4.语言表达：审核公文语言是否通顺、简洁、得体，用词是否恰当，语法是否正确，有无错别字、语病。5.逻辑结构：审核公文的逻辑结构是否严谨，层次是否分明，段落之间的衔接是否自然流畅，观点与论据是否一致。6.发文范围：审核公文的主送机关、抄送机关是否准确，发文范围是否恰当，是否符合行文规则。（二）审核流程1.初审：公文起草完成后，先由起草部门的负责人进行初审，重点审核行文理由、内容准确性、语言表达等方面，提出初步修改意见。2.复审：初审通过后，将公文提交给公司的综合管理部门或专门的公文审核机构进行复审。复审人员按照审核内容的要求，对公文进行全面细致的审核，提出详细的审核意见。3.终审：复审后的公文提交给公司的领导进行终审。领导根据公司的整体工作部署和要求，对公文进行最后的把关，决定是否签发。（三）审核意见处理1.起草人应当根据审核意见对公文进行认真修改，确保公文质量。修改完成后，再次提交审核，直至审核通过。2.对于审核意见存在较大分歧的情况，起草人应当与审核人员进行沟通协商，充分听取各方意见，必要时可以组织专题会议进行讨论，达成一致意见后进行修改。六、公文签发（一）签发权限1.公司的重要公文，由公司主要领导签发。2.涉及公司某一领域或某一方面工作的公文，由分管领导签发。3.属于部门职权范围内的一般性公文，由部门负责人签发。（二）签发流程1.公文审核通过后，起草人将公文呈交相应的签发领导。2.签发领导对公文进行认真审阅，确认无误后，在发文稿纸上签署姓名和日期。3.如签发领导对公文内容有修改意见，起草人应当按照意见进行修改后重新呈交签发。七、公文印发（一）印发要求1.公文印发前，应当对公文的格式、内容等进行再次核对，确保准确无误。2.按照规定的格式和排版要求进行打印或复印，保证公文的清晰、整洁。3.公文印发份数应当根据工作需要合理确定，避免浪费。（二）印发流程1.公文经签发后，由综合管理部门或专门的文印部门负责印发。2.文印人员按照签发后的公文稿进行排版、打印或复印，对打印或复印好的公文进行整理、装订。3.在公文印发过程中，如发现问题及时与相关人员沟通协调，确保公文印发工作的顺利进行。八、公文归档与保管（一）归档要求1.公文办理完毕后，应当及时整理归档。归档范围包括上级机关来文、本机关发文、平行机关来文等。2.归档的公文应当齐全、完整，能够准确反映本机关的工作活动和历史面貌。3.公文归档时，应当按照分类标准进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的公文：具有重要查考利用价值的公文，如公司的重大决策、重要法规、重要会议文件等。长期保管的公文：在较长时间内具有查考利用价值的公文，保管期限一般为16年至50年。短期保管的公文