印章资料录入制度规范

PAGE印章资料录入制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章资料录入工作，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的资料录入管理，包括但不限于公章、合同章、财务章、法人章等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用合法合规。2.安全保密原则：加强印章资料录入的安全管理，防止信息泄露。3.规范操作原则：明确印章资料录入流程和标准，确保操作规范统一。4.责任追究原则：对印章资料录入过程中的违规行为进行责任追究。二、印章资料录入管理职责（一）印章管理部门1.负责制定和完善印章资料录入制度及流程。2.负责印章资料的审核、录入和维护。3.定期对印章资料进行备份，确保数据安全。4.对印章资料录入工作进行监督检查，及时发现和纠正问题。（二）使用部门1.负责提交印章使用申请，并提供准确、完整的印章使用资料。2.配合印章管理部门做好印章资料录入工作，确保资料真实有效。3.对印章使用情况进行跟踪和反馈，及时发现和处理异常情况。（三）信息技术部门1.负责提供印章资料录入系统的技术支持和维护。2.确保印章资料录入系统的安全稳定运行，防止数据丢失和泄露。3.根据印章管理部门的需求，对系统进行优化和升级。三、印章资料录入流程（一）申请1.使用部门如需使用印章，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.《印章使用申请表》应由使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）审核1.印章管理部门收到《印章使用申请表》后，应进行严格审核。审核内容包括用印事项是否符合公司规定、用印文件是否合法合规、用印时间是否合理等。2.对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，印章管理部门应提交公司领导审批。（三）录入1.经审核通过的印章使用申请，印章管理部门应及时将相关资料录入印章管理系统。录入内容应包括用印事项、用印文件名称、份数、用印时间、用印人等信息。2.录入完成后，系统应自动生成唯一的印章使用记录，并加盖电子印章。（四）用印1.使用部门凭经审批的《印章使用申请表》和电子印章使用记录到印章管理部门办理用印手续。2..印章管理部门应严格按照审批意见和录入信息进行用印，确保用印准确无误。（五）登记1.用印完成后，印章管理部门应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。2.《印章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅。四、印章资料录入内容规范（一）基本信息1.印章名称：准确填写印章全称，如“XX公司公章”、“XX公司合同章”等。2.印章编号：按照公司规定的编号规则为印章分配唯一编号。3.启用时间：记录印章正式启用的日期。4.废止时间：如印章废止，应记录废止日期。（二）使用记录1.用印日期：详细记录每次用印的具体日期。2.用印事项：清晰描述用印的具体事项，如合同签订、文件发布、报表盖章等。3.用印文件名称：填写与用印相关的文件名称。4.用印份数：记录用印文件的份数。5.用印人：填写使用印章的人员姓名。6.审批人：记录对用印申请进行审批的人员姓名。（三）变更记录1.变更日期：记录印章信息变更的具体日期。2.变更内容：详细说明印章信息变更的具体内容，如印章名称变更、印章保管人变更等。3.变更原因：说明印章信息变更的原因。（四）备注信息1.特殊说明：对印章使用过程中的特殊情况进行说明，如紧急用印、异地用印等。2.其他事项：记录与印章资料录入相关的其他重要事项。五、印章资料录入系统管理（一）系统功能1.印章资料录入：提供便捷的录入界面，方便用户准确录入印章基本信息、使用记录、变更记录等。2.审核审批：实现用印申请的在线审核审批流程，提高工作效率。3.查询统计：支持按不同条件查询印章资料，生成统计报表，为管理决策提供数据支持。4.权限管理：设置不同用户的操作权限，确保印章资料的安全性和保密性。（二）系统安全1.数据加密：对印章资料录入系统中的数据进行加密存储，防止数据泄露。2.访问控制：采用身份认证、授权等技术手段，限制用户对系统的访问权限。3.备份恢复：定期对系统数据进行备份，确保数据安全可靠，在出现故障时能够及时恢复。4.安全审计：对系统操作进行审计，记录用户操作行为，及时发现和处理异常情况。（三）系统维护1.定期检查：信息技术部门应定期对印章资料录入系统进行检查，确保系统正常运行。2.故障处理：及时处理系统故障，确保印章资料录入工作不受影响。3.系统升级：根据公司业务发展和管理需求，及时对系统进行优化和升级。六、印章资料存储与保管（一）存储方式1.电子存储：印章资料录入系统中的数据应进行电子存储，存储介质应安全可靠，如服务器硬盘、磁带等。2.纸质存储：对于重要的印章资料，如《印章使用申请表》、《印章使用登记簿》等，应进行纸质存储，并妥善保管。（二）保管要求1.专人负责：指定专人负责印章资料的存储与保管，确保责任落实到人。2.安全环境：存储印章资料的场所应具备安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等。3.分类存放：按照印章类别、时间顺序等对印章资料进行分类存放，便于查找和管理。4.定期盘点：定期对印章资料进行盘点，确保账实相符。（三）借阅与归还1.借阅申请：如需借阅印章资料，应填写《印章资料借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.审批流程：《印章资料借阅申请表》应由印章管理部门负责人审批。3.借阅登记：借阅人应在《印章资料借阅登记簿》上进行登记，记录借阅时间、借阅人姓名、借阅资料名称等信息。4.归还验收：借阅人归还印章资料时，印章管理部门应进行验收，确保资料完好无损。七、印章资料保密管理（一）保密措施1.人员培训：对涉及印章资料录入工作的人员进行保密培训，提高保密意识。2.权限设置：根据工作需要，合理设置用户对印章资料的访问权限，防止信息泄露。3.物理隔离：对存储印章资料的设备和场所进行物理隔离，防止无关人员接触。4.加密传输：在传输印章资料时，应采用加密技术，确保数据传输安全。（二）保密责任1.所有涉及印章资料录入工作的人员均应签订保密协议，明确保密责任。2.对违反保密规定的行为，应依法追究责任。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.印章管理部门应定期对印章资料录入工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.公司内部审计部门应定期对印章资料录入情况进行审计，发现问题及时整改。（二）责任追究1.对于违反印章资料录入制度的行为，应视情节轻重给予相应的