京东物流采购制度规范

PAGE京东物流采购制度规范一、总则（一）目的本采购制度规范旨在确保京东物流采购活动的规范、高效、透明，保障公司运营的物资供应，控制采购成本，提高采购质量，防范采购风险，促进公司整体业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于京东物流总部及各分支机构的所有采购活动，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，确保采购结果公正合理。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购人员及相关参与方应诚实守信，履行各自的责任和义务，维护公司的良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项，对采购活动进行宏观决策和监督。2.采购项目审批小组组成：根据具体采购项目的性质和规模，由相关部门负责人、专业技术人员等组成。职责：对具体采购项目进行审批，确保项目符合公司战略和业务需求，审核采购方案的合理性和可行性。（二）采购执行部门1.采购部门职责：负责制定采购计划，寻找、筛选、评估供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题等。岗位设置及职责：采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，领导团队完成采购任务，与其他部门协调沟通采购相关事宜。采购专员：根据采购计划实施采购操作，进行供应商开发与维护，收集采购信息，协助采购谈判和合同签订等。2.需求部门职责：提出准确的采购需求，参与采购前期的需求调研和分析，协助采购部门进行供应商评估和选择，对采购到货的物资和服务进行验收和使用反馈。岗位设置及职责：需求部门负责人：统筹本部门的采购需求，审核采购申请，协调与采购部门的工作衔接，对采购结果负责。需求专员：具体提出采购需求明细，配合采购部门开展采购工作，提供技术支持和使用反馈等。（三）监督部门1.审计部门职责：对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同执行情况等，发现问题及时提出整改意见，并监督整改落实。2.法务部门职责：为采购活动提供法律支持和风险防范指导，审核采购合同条款，确保合同合法有效，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展和运营需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.需求部门填写采购申请表，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。采购申请表应注明采购项目的紧急程度、预算金额等内容。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对需求进行汇总和分析。结合公司库存情况、采购周期、市场供应状况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购方式选择、预算控制等。采购计划需经采购部门负责人审核批准后执行。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、评估结果等。2.供应商评估与选择根据采购项目的特点和要求，从供应商信息库中选取若干潜在供应商进行进一步评估。评估方式包括实地考察、样品测试、问卷调查、供应商业绩评价等。采购部门组织相关人员对供应商进行综合评估，按照评估得分确定入围供应商名单。对于重大采购项目，需提交采购项目审批小组进行评审后确定供应商。3.供应商管理与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据考核结果对供应商进行奖惩，如调整采购份额、暂停合作等。建立供应商淘汰机制，对于出现严重质量问题、交货延迟、违反合作协议等情况的供应商，及时予以淘汰，并从供应商信息库中删除相关信息。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。对于重大采购项目，采购部门可邀请需求部门、法务部门等相关人员共同参与谈判，确保谈判结果符合公司利益和要求。2.合同签订谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法务部门审核后，由采购部门负责人与供应商签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购订单执行与跟踪1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购标的、数量、交货时间、交货地点等具体要求。采购订单下达后，采购部门应及时将订单信息通知需求部门，以便需求部门做好收货准备。2.订单跟踪采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解订单生产进度、发货情况等。如发现供应商出现交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如调整交货期、要求供应商补货或换货等，确保采购任务按时完成。3.到货验收采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。物资到货后，需求部门按照验收方案对物资的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商处理。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门审核后，提交至公司财务负责人审批。3.财务部门按照公司资金管理制度和审批结果，办理采购付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金支付安全、准确。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。2.招标流程：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在公司内部网站、相关行业网站等媒体上发布。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步评审，筛选出符合要求的供应商进入详细评审环节。组织开标、评标会议，按照评标标准对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标时间不足、采购项目技术复杂且有特殊要求、市场竞争不充分等情况的采购项目。2.谈判流程：采购部门确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术要求、商务条款、价格等进行谈判。谈判过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，争取达成最优采购方案。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购标的规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品、通用设备等。2.询价流程：采购部门向多家供应商发出询价函，明确采购标的的规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容，要求供应商报价。收集供应商的报价文件，对报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性等情况的采购项目。2.采购流程：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的原因、拟采购的供应商名称等内容。单一来源采购申请表经采购项目审批小组审核通过后，报采购委员会批准。与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购计划，结合历史采购数据、市场价格走势等因素，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、预算金额、资金来源等内容，并按季度或月度进行分解。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交至公司管理层审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购活动的控制依据。（二）预算执行与监控1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并向采购部门反馈。采购部门应根据反馈意见采取相应的措施，确保采购预算的顺利执行。（三）预算调整1.当出现市场价格大幅波动、采购需求变更、政策调整等原因导致原采购预算无法满足实际采购需求时，采购部门可提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，提交至公司管理层审批。3.经审批同意的采购预算调整，采购部门应及时调整采购计划和合同执行情况，确保采购活动与调整后的预算保持一致。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同审计部门、法务部门等相关部门，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单执行、采购付款等。2.评估采购风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。对于高风险事项，应制定针对性的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险应对加强供应商管理，通过实地考察、供应商资质审核、业绩评价等方式，降低供应商违约风险。与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利义务和违约责任，约束供应商行为。建立供应商备用机制，对于关键物资或服务的供应商，寻找备选供应商，以应对可能出现的供应中断情况。2.合同风险应对采购合同由法务部门审核，确保合同条款合法有效，明确双方的权利义务和风险分担机制。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行各自的责任和义务，及时处理合同变更、违约等情况。3.价格风险应对加强市场价格监测和分析，及时掌握价格波动趋势，合理安排采购时机，降低价格上涨风险。在采购谈判中，争取有利的价格条款，如采用固定价格、价格调整机制等，降低价格波动对采购成本的影响。4.质量风险应对明确采购物资的质量标准，并在采购合同中约定质量验收条款和违约责任。加强到货验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，对于不合格物资及时要求供应商处理。定期对供应商的产品质量进行评估，对于质量不稳定的供应商，采取相应的措施，如减少采购份额、暂停合作等。（三）风险监