如何规范公文写作制度

PAGE如何规范公文写作制度一、总则（一）目的为了提高公司公文写作的质量和效率，确保公文的规范性、准确性和严肃性，使公文能够准确传达公司的决策、意图和信息，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在处理对内、对外公务活动中所形成的各类公文，包括但不限于请示、报告、通知、通报、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文写作必须严格遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度，确保公文内容合法合规。2.准确性原则：公文表述应准确无误，数据、事实、引用等应真实可靠，避免产生歧义或误导。3.规范性原则：公文格式、语言表达、逻辑结构等应符合统一的规范要求，保持公文的一致性和专业性。4.时效性原则：公文应根据工作需要及时撰写、传递和处理，确保信息的及时性和有效性。二、公文种类及适用范围（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。凡公司在工作中遇到无章可循、政策界限不清、需要上级机关明确答复等情况，应使用请示。（二）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。包括工作报告、情况报告、答复报告等。（三）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如会议通知、工作安排通知、人事任免通知等。（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（五）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。分为商洽函、询问函、答复函、请批函等。（六）会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，传达会议精神，指导工作开展。三、公文格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名下一行，一般右空四字编排。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。8.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保证公文排版的整齐美观。2.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、行文规则（一）一般规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3.向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。4.向下级机关行文，应当遵循以下规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。5.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（二）联合行文规则1.联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。2.联合行文时，主办机关排在前，协办机关按照党、政、军、群的顺序排列。3.联合行文由所有联署机关的负责人会签。（三）其他行文规则1.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。4.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。5.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。五、公文起草（一）起草要求1.明确主题：公文起草前应明确发文目的、主题和主要内容，确保公文针对性强，重点突出。2.深入调研：涉及重要事项、重大决策的公文，起草前应进行充分的调查研究，广泛收集相关资料和数据，掌握实际情况。3.内容准确：表述应准确清晰，避免模糊、歧义或含混不清的语言。引用法律法规、政策文件等应准确无误。4.逻辑严谨：公文结构应合理，层次分明，条理清晰，逻辑连贯。各部分内容之间应过渡自然，相互衔接紧密。5.语言规范：使用规范的现代汉语，避免使用生僻字、方言、口语化表述等。用词应恰当、得体，符合公文的庄重性要求。（二）起草流程1.任务分配：根据工作需要，由相关部门或人员负责公文起草任务。任务分配应明确起草要求、完成时间等。2.初稿撰写：起草人员按照要求进行初稿撰写，认真组织语言，梳理内容，确保初稿质量。3.审核修改：初稿完成后，起草部门负责人应进行审核，提出修改意见，起草人员根据审核意见进行修改完善。4.会签：涉及多个部门的公文，应进行会签。会签部门应认真审核公文内容，提出意见和建议，确保公文符合各方要求。六、公文审核（一）审核内容1.合法性审核：审核公文内容是否符合国家法律法规、公司规章制度以及相关政策要求。2.准确性审核：检查公文表述是否准确，数据、事实、引用等是否真实可靠，有无错别字、语病等。3.规范性审核：审查公文格式、排版、语言表达、逻辑结构等是否符合公文规范要求。4.完整性审核：核实公文内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项，附件是否齐全等。5.合规性审核：审核公文的行文关系、发文程序等是否符合规定。（二）审核流程1.初审：公文起草部门完成初稿后，先由本部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、完整性和合规性等。2.复审：初审通过后，将公文送公司办公室进行复审。办公室审核人员按照审核内容进行全面审查，提出复审意见。3.终审：复审后的公文，根据需要送公司领导进行终审。领导重点审核公文的决策性、政策性以及对公司工作的影响等，签署终审意见。（三）审核反馈与修改审核人员应及时将审核意见反馈给起草部门，起草部门根据审核意见进行修改完善。修改后的公文应再次提交审核，直至审核通过。七、公文签发（一）签发权限1.以公司名义发布的公文，由公司总经理签发。2.涉及公司重要决策、重大事项的公文，需经公司董事会或相关决策机构审议通过后，由公司董事长签发。3.部门内部公文，由部门负责人签发。4.联合行文的公文，由所有联署机关的负责人会签。（二）签发流程1.公文审核通过后，起草部门将公文送签批单，签批单应注明公文标题、发文字号、主送机关、正文、附件、起草部门、审核情况等内容。2.送签批单依次经相关领导审核签字后，最后由有权签发人进行签发。3.签发人应认真审阅公文内容，对公文的准确性、规范性、合法性等负责，并签署明确的意见和姓名、日期。八、公文印发（一）印发流程1.公文签发后，由公司办公室负责印发。办公室工作人员按照公文格式要求进行排版、校对等工作。2.校对无误后，进行编号、登记，并根据公文的主送机关、抄送机关等进行印制和分发。3.印制过程中应确保公文质量，使用符合要求的纸张、油墨等，保证字迹清晰、页面整洁。（二）印发份数及存档1.根据公文的使用范围和需要，确定印发份数。印发份数应合理，避免浪费。2.公文印发后，应按照公司档案管理规定进行存档。存档的公文应完整、齐全，便于查阅和利用。九、公文归档与保管（一）归档范围公司在公务活动中形成的具有保存价值的各类公文，包括纸质公文、电子公文等，均应进行归档。（二）归档要求1.归档的公文应齐全、完整，符合公文格式和内容要求。2.按照公文形成的时间顺序、类别等进行分类整理，编制归档目录索引，便于查找和管理。（三）保管期限根据公文的重要程度、性质等确定保管期限，一般分为永久、长期和短期。重要的政策性、法规性公文等应永久保存；一般性公文可根据实际情况确定保管期限。（四）保管方式1.纸质公文应存放在专门的档案柜中，按照档案管理要求进行分类存放，确保档案安全、整洁。2.电子公文应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。同时，应建立电子公文的索引目录，便于快速检索和查阅。十、公文保密（一）保密范围涉及公司商业秘密、敏感信息、重要决策等内容的公文，均属于保密范围。（二）保密措施1.严格控制公文的知悉范围，根据工作需要确定公文的主送机关、抄送机关等，不得随意扩大知悉范围。2.对涉及保密内容的公文，应在文件上标注密级和保密期限，如“绝密”“机密”