2025年企业档案管理规范与实施

2025年企业档案管理规范与实施第1章总则1.1适用范围1.2档案管理原则1.3档案管理职责1.4档案管理目标第2章档案分类与编码2.1档案分类标准2.2档案编码规则2.3档案分类方法2.4档案编码应用第3章档案收集与整理3.1档案收集流程3.2档案整理规范3.3档案归档要求3.4档案存储管理第4章档案保管与安全4.1档案保管期限4.2档案存储环境要求4.3档案安全防护措施4.4档案销毁管理第5章档案利用与查询5.1档案利用原则5.2档案查询流程5.3档案检索方法5.4档案利用记录第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求6.2档案电子化管理6.3档案数据安全规范6.4档案信息共享机制第7章档案管理监督与考核7.1档案管理监督机制7.2档案管理考核标准7.3档案管理责任追究7.4档案管理改进措施第8章附则8.1术语解释8.2修订与废止8.3法律依据8.4附录与参考文献第1章总则一、适用范围1.1适用范围本规范适用于各类企业（包括但不限于制造业、服务业、科技企业等）在2025年及以后的档案管理活动中。其核心目标是确保企业档案的完整性、连续性、安全性与可追溯性，以支持企业运营、决策支持、合规管理及未来发展需求。根据《企业档案管理规范（GB/T31121-2014）》及《档案法》等相关法律法规，本规范旨在构建一套科学、系统、高效的档案管理体系，确保档案在企业全生命周期中的有效利用。根据国家统计局2023年发布的《企业档案管理现状分析报告》，我国企业档案管理整体水平处于逐步提升阶段，但仍有部分企业存在档案管理不规范、分类不清晰、保管不善等问题。2025年，随着《企业档案管理规范》的全面实施，企业档案管理将更加注重标准化、信息化与智能化，以适应企业数字化转型与高质量发展需求。二、档案管理原则1.2档案管理原则档案管理应遵循“统一领导、分级管理、分类整理、安全保密、便于利用”的基本原则，确保档案管理工作的科学性、系统性与规范性。1.2.1统一领导企业应设立档案管理部门，由企业负责人或分管领导担任档案管理责任人，确保档案管理工作在企业整体战略中得到充分重视与资源配置。1.2.2分级管理档案管理应按照企业层级进行分级管理，包括企业总部、各业务部门及下属单位，实现档案的分类、归档、保管与调阅的层级化管理。1.2.3分类整理档案应按照类别、载体形式、形成时间、使用价值等进行分类整理，确保档案的可检索性与可利用性。1.2.4安全保密档案管理应严格遵守国家保密法律法规，确保档案在存储、传输、使用过程中的安全与保密，防止泄密与丢失。1.2.5便于利用档案管理应注重档案的可调用性与可检索性，确保档案在企业内部及外部的合法使用需求得到满足。根据《档案法》第14条，档案管理应保障档案的完整与安全，确保档案在使用过程中不被损毁、丢失或泄露。2025年，企业档案管理将更加注重数字化转型，推动档案信息的电子化、网络化与智能化，提升档案管理的效率与质量。三、档案管理职责1.3档案管理职责企业应明确档案管理的职责分工，确保档案管理工作的责任到人、落实到位。1.3.1企业负责人企业负责人应全面负责企业档案管理工作，确保档案管理纳入企业整体发展战略，提供必要的资源支持。1.3.2档案管理部门档案管理部门是企业档案管理的执行单位，负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程管理，并定期开展档案检查与评估。1.3.3业务部门各业务部门应按照档案管理要求，及时收集、整理与归档与业务相关的重要文件、资料，确保档案的完整性与连续性。1.3.4档案管理员档案管理员负责档案的日常管理，包括档案的分类、编号、登记、保管、调阅与销毁等，确保档案的规范管理。根据《企业档案管理规范》第5.1条，企业档案管理应建立档案管理制度，明确各岗位职责，确保档案管理工作的有序开展。2025年，企业档案管理将更加注重信息化建设，推动档案管理与业务流程的深度融合，提升档案管理的智能化与自动化水平。四、档案管理目标1.4档案管理目标2025年，企业档案管理的目标是实现档案管理的标准化、信息化与智能化，确保档案在企业全生命周期中的有效利用，支撑企业战略决策、合规管理与业务运营。1.4.1档案管理标准化企业档案管理应按照《企业档案管理规范（GB/T31121-2014）》的要求，建立统一的档案管理制度，确保档案管理的规范化与标准化。1.4.2档案管理信息化企业档案管理应逐步实现档案的电子化管理，推动档案信息的数字化存储与共享，提升档案管理的效率与准确性。1.4.3档案管理智能化企业档案管理应引入智能档案管理系统，实现档案的自动分类、自动归档、自动检索与自动调阅，提升档案管理的智能化水平。1.4.4档案管理安全性企业档案管理应确保档案在存储、传输、使用过程中的安全性，防止档案的丢失、损毁或泄露，保障企业信息安全。根据《档案法》第15条，档案管理应保障档案的完整与安全，确保档案在使用过程中不被损毁、丢失或泄露。2025年，企业档案管理将更加注重数据安全与隐私保护，确保档案管理符合国家与行业标准。2025年企业档案管理将围绕标准化、信息化、智能化与安全性四大目标，构建科学、系统、高效的档案管理体系，为企业高质量发展提供有力支撑。第2章档案分类与编码一、档案分类标准2.1档案分类标准在2025年企业档案管理规范中，档案分类标准已成为企业档案管理规范化、信息化和智能化的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T12222-2020）及相关行业标准，企业档案的分类应遵循“统一标准、分类科学、便于管理、利于利用”的原则。档案分类标准主要依据档案内容、载体形式、管理用途及保存价值等因素进行划分。根据《企业档案分类办法》（国办发〔2019〕13号），档案分类应采用“以用途为依据，以载体为手段，以内容为依据”的分类体系。具体标准包括：-按档案内容分类：如财务档案、技术档案、人事档案、行政档案、生产档案、设备档案、合同档案、会议档案、科研档案、法律档案等；-按档案载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等；-按档案管理用途分类：如归档、借阅、查阅、销毁、归档鉴定等；-按档案保存价值分类：如永久保存、长期保存、短期保存等。根据《2025年企业档案管理规范》，企业档案的分类应结合企业实际业务特点，实现分类体系的动态调整与优化。例如，某制造业企业根据其生产流程和管理需求，将档案分为生产类、管理类、技术类、财务类等，形成较为完善的分类体系。据统计，2023年我国企业档案管理中，纸质档案占比约65%，电子档案占比约30%，声像档案占比约5%。随着企业数字化转型的推进，电子档案的管理需求日益增加，分类标准也需向信息化、智能化方向发展。2.2档案编码规则档案编码是档案分类与管理的重要工具，是实现档案信息数字化、标准化和可追溯性的关键环节。根据《企业档案管理规范》（GB/T12222-2020）和《档案编码规则》（GB/T12223-2020），档案编码应遵循以下原则：-唯一性：每个档案应有唯一的编码，确保档案信息的唯一识别；-可扩展性：编码体系应具备一定的扩展能力，以适应企业档案管理的动态变化；-标准化：编码规则应符合国家或行业标准，确保编码的统一性和可比性；-可操作性：编码应便于录入、检索、统计和分析。档案编码通常由多个部分组成，常见的编码结构包括：-档案号：用于标识档案的基本单位，如“企业代码+年份+序号”；-分类号：用于标识档案的类别，如“技术类+生产类”；-保管号：用于标识档案的保管单位或部门；-版本号：用于标识档案的版本或修订情况。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应建立统一的档案编码体系，确保档案编码的规范性、准确性和可追溯性。例如，某大型企业通过建立“企业代码+档案类别+保管部门+版本号”的编码结构，实现了档案信息的高效管理。2.3档案分类方法档案分类方法是实现档案分类标准落地的重要手段，不同分类方法适用于不同类型的档案和管理需求。根据《企业档案分类办法》（国办发〔2019〕13号），企业档案分类可采用以下方法：-按档案内容分类法：根据档案内容进行分类，如财务档案、技术档案、人事档案等；-按档案载体分类法：根据档案载体形式进行分类，如纸质档案、电子档案、声像档案等；-按档案管理用途分类法：根据档案的使用目的进行分类，如归档、借阅、查阅、销毁等；-按档案保存价值分类法：根据档案的保存价值进行分类，如永久保存、长期保存、短期保存等。在实际操作中，企业应结合自身业务特点，选择适合的分类方法，并根据档案数量、类别和使用频率进行动态调整。例如，某制造企业根据其生产流程，将档案分为生产类、管理类、技术类、财务类等，形成较为完善的分类体系。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应建立档案分类体系，确保档案分类的科学性、系统性和可操作性。同时，应定期对分类体系进行评估和优化，以适应企业档案管理的发展需求。2.4档案编码应用档案编码在企业档案管理中具有重要作用，是实现档案信息数字化、标准化和可追溯性的关键环节。根据《企业档案管理规范》（GB/T12222-2020）和《档案编码规则》（GB/T12223-2020），档案编码应遵循以下原则：-唯一性：每个档案应有唯一的编码，确保档案信息的唯一识别；-可扩展性：编码体系应具备一定的扩展能力，以适应企业档案管理的动态变化；-标准化：编码规则应符合国家或行业标准，确保编码的统一性和可比性；-可操作性：编码应便于录入、检索、统计和分析。在2025年企业档案管理规范中，档案编码的应用已逐步向信息化、智能化方向发展。企业应建立统一的档案编码体系，确保档案编码的规范性、准确性和可追溯性。例如，某大型企业通过建立“企业代码+档案类别+保管部门+版本号”的编码结构，实现了档案信息的高效管理。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应充分利用档案编码技术，实现档案信息的数字化管理。通过档案编码，企业可以实现档案的快速检索、统计分析和归档管理，提高档案管理效率和信息利用率。档案分类与编码在2025年企业档案管理规范中具有重要地位，是实现档案管理规范化、信息化和智能化的重要保障。企业应结合自身实际，建立科学、规范的档案分类与编码体系，以提升档案管理的效率和水平。第3章档案收集与整理一、档案收集流程3.1档案收集流程档案收集是档案管理工作的重要环节，是确保档案完整、准确、系统的基础。2025年企业档案管理规范要求档案收集流程需遵循科学、规范、高效的原则，以确保档案的可追溯性和可利用性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2020）及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T31048-2014），档案收集流程应包括以下几个关键步骤：1.档案来源识别档案来源主要包括企业内部产生的原始档案、外部单位移交的档案、政府机关、社会团体、科研机构等单位提供的档案，以及通过其他渠道获取的档案。2025年企业档案管理规范要求，企业应建立档案来源清单，明确档案的来源、形成单位、形成时间、内容等基本信息，确保档案来源的合法性与真实性。2.档案分类与分类编码企业应根据《档案分类与编码规则》（GB/T13586-2020）对档案进行分类，常见的分类方式包括按档案内容、形成单位、时间等。分类编码应遵循统一标准，确保档案的可检索性与可管理性。2025年规范强调，企业应建立档案分类目录，实现档案的系统化管理。3.档案接收与登记档案接收应遵循“先入先出”原则，确保档案的完整性和可追溯性。档案接收后，应进行登记，包括档案名称、编号、形成单位、时间、内容、载体等信息。根据《档案管理信息系统建设规范》，档案登记应通过电子系统完成，确保信息的准确性和可查性。4.档案检查与入库档案入库前应进行检查，包括档案的完整性、真实性、规范性等。检查内容应涵盖档案的形成是否符合规定、档案的载体是否完好、档案的编号是否统一等。2025年规范要求，企业应建立档案检查制度，确保档案入库质量。5.档案移交与归档档案移交应遵循“谁形成、谁归档”的原则，确保档案的及时归档。企业应建立档案移交清单，明确移交单位、移交时间、档案数量、内容等信息。根据《企业档案管理规范》，档案移交应通过电子系统完成，确保档案的可追溯性。6.档案保管与维护档案入库后，应按照《档案保管与保护规范》（GB/T12254-2020）进行保管，确保档案的安全性和稳定性。企业应建立档案保管制度，包括档案的存放位置、保管期限、防火、防潮、防虫等措施，确保档案的长期保存。二、档案整理规范3.2档案整理规范档案整理是档案管理工作的核心环节，是确保档案信息可查、可利用的重要保障。2025年企业档案管理规范对档案整理提出了更严格的要求，强调档案整理的系统性、规范性和可操作性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2020）及《档案整理规范》（GB/T18894-2020），档案整理应遵循以下规范：1.档案整理原则档案整理应遵循“分类整理、便于查阅、便于保管”的原则。企业应根据档案的性质、内容、形成时间等进行分类，确保档案的系统性和可检索性。2025年规范要求，企业应建立档案整理制度，明确整理工作流程和责任人。2.档案整理内容档案整理内容包括档案的分类、编号、编目、排列、装订、装盒等。根据《档案整理规范》，档案整理应按照《档案分类与编码规则》（GB/T13586-2020）进行分类，确保档案的可检索性。档案编号应统一，编号规则应符合《档案编号规则》（GB/T15014-2020）。3.档案编目与目录管理档案编目是档案整理的重要环节，应包括档案的名称、编号、形成单位、时间、内容、载体等信息。根据《档案编目规范》（GB/T15015-2020），档案编目应采用统一的编目标准，确保档案信息的准确性和可查性。企业应建立档案目录系统，实现档案的电子化管理。4.档案装订与装盒档案装订应遵循《档案装订规范》（GB/T11639-2020），确保档案的完整性与可读性。装订后应进行装盒，确保档案的有序排列和便于查找。2025年规范要求，档案装订应采用统一的装订标准，确保档案的规范性。5.档案整理后的检查与验收档案整理完成后，应进行检查与验收，确保档案的完整性、规范性和可查性。企业应建立档案整理验收制度，明确验收标准和责任人。根据《档案整理规范》，档案整理后的档案应符合《档案整理规范》（GB/T18894-2020）的要求。三、档案归档要求3.3档案归档要求档案归档是档案管理工作的关键环节，是确保档案长期保存和有效利用的重要保障。2025年企业档案管理规范对档案归档提出了更严格的要求，强调档案归档的系统性、规范性和可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2020）及《档案归档规范》（GB/T18895-2020），档案归档应遵循以下要求：1.归档范围档案归档范围应包括企业内部形成的各类档案，如业务档案、财务档案、人事档案、技术档案、生产档案、管理档案等。根据《企业档案管理规范》，企业应明确档案归档范围，确保档案的完整性与可追溯性。2.归档时间档案归档应遵循“谁形成、谁归档”的原则，确保档案的及时归档。企业应建立档案归档制度，明确归档时间要求，确保档案的及时归档。3.归档方式档案归档应采用电子档案与纸质档案相结合的方式，确保档案的可追溯性和可查性。根据《档案归档规范》，企业应建立电子档案管理系统，实现档案的电子化管理。4.归档内容档案归档内容应包括档案的名称、编号、形成单位、时间、内容、载体等信息。根据《档案归档规范》，档案归档应符合《档案分类与编码规则》（GB/T13586-2020）的要求。5.归档管理档案归档应建立归档管理制度，明确归档责任人、归档流程、归档标准等。企业应建立档案归档档案，确保档案的规范性和可追溯性。四、档案存储管理3.4档案存储管理档案存储管理是档案管理工作的最后一环，是确保档案安全、完整和长期保存的重要保障。2025年企业档案管理规范对档案存储管理提出了更严格的要求，强调档案存储的科学性、规范性和安全性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2020）及《档案存储管理规范》（GB/T18896-2020），档案存储管理应遵循以下要求：1.档案存储环境档案存储环境应符合《档案存储环境规范》（GB/T18896-2020）的要求，包括温度、湿度、光照、通风等条件。企业应建立档案存储环境管理制度，确保档案的保存环境符合要求。2.档案存储方式档案存储方式应遵循《档案存储方式规范》（GB/T18897-2020）的要求，包括档案的存放位置、存储方式、存储介质等。企业应建立档案存储方式管理制度，确保档案的存储方式符合要求。3.档案存储安全档案存储安全应遵循《档案存储安全规范》（GB/T18898-2020）的要求，包括档案的防火、防潮、防虫、防盗等措施。企业应建立档案存储安全管理制度，确保档案的安全性。4.档案存储检查与维护档案存储应定期进行检查与维护，确保档案的完整性与可读性。企业应建立档案存储检查与维护制度，明确检查与维护的标准和责任人。5.档案存储记录与管理档案存储应建立存储记录与管理档案，包括存储位置、存储时间、存储方式、存储安全等信息。企业应建立档案存储记录与管理档案，确保档案的可追溯性。2025年企业档案管理规范强调了档案收集、整理、归档、存储等环节的系统性与规范性，要求企业建立科学、规范、高效的档案管理体系，确保档案的完整性、安全性与可利用性，为企业的可持续发展提供有力保障。第4章档案保管与安全一、档案保管期限4.1档案保管期限根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019）及2025年国家档案局发布的《企业档案管理规范（2025版）》，企业档案的保管期限应根据其内容、重要性、保存价值和使用需求来确定。档案的保管期限可分为永久保存、长期保存、定期保存和短期保存四类。1.1永久保存档案永久保存档案是指具有长期保存价值，涉及企业核心业务、战略决策、重大事件、法律合规、历史沿革等关键信息的档案。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），永久保存的档案保存期限一般为50年及以上。例如，企业财务报表、公司章程、重大合同、技术图纸、专利文件、企业历史沿革资料等均属于永久保存范畴。2025年国家档案局发布的《企业档案管理规范（2025版）》进一步明确了永久保存档案的保存条件和管理要求，要求档案需在恒温恒湿的环境中保存，并定期进行技术鉴定和价值评估，确保其长期可读性和完整性。1.2长期保存档案长期保存档案是指具有较长时间保存价值，但不涉及企业核心业务或战略决策的档案。这类档案通常包括企业内部管理文件、业务流程记录、项目执行记录、员工培训资料、设备维护记录等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），长期保存档案的保存期限一般为20年及以上。2025年《企业档案管理规范（2025版）》进一步提出，长期保存档案应采用防潮、防尘、防光、防虫的存储环境，并定期进行技术检测和环境监测，确保档案的安全性和可读性。1.3定期保存档案定期保存档案是指保存期限较短，但具有一定业务价值的档案。这类档案通常包括员工考勤记录、日常业务文件、项目进度报告、会议记录、内部审批文件等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），定期保存档案的保存期限一般为10年以下。2025年《企业档案管理规范（2025版）》提出，定期保存档案应采用干燥、通风、防尘的存储环境，并定期进行技术检测和环境监测，确保档案的完整性和可读性。1.4短期保存档案短期保存档案是指保存期限较短，且不涉及企业核心业务或战略决策的档案。这类档案通常包括员工个人档案、培训记录、绩效考核记录、日常办公用品、临时性文件等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），短期保存档案的保存期限一般为1年以下。2025年《企业档案管理规范（2025版）》提出，短期保存档案应采用防潮、防尘、防虫的存储环境，并定期进行技术检测和环境监测，确保档案的完整性和可读性。二、档案存储环境要求4.2档案存储环境要求根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019）及2025年《企业档案管理规范（2025版）》，档案存储环境应满足以下基本要求：2.1温湿度控制档案存储环境的温湿度应保持在14℃～28℃之间，相对湿度应控制在45%～65%之间。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度的稳定性和可控性。2.2防火与防爆档案存储环境应具备防火、防爆功能，档案库房应配备自动灭火系统和防爆设施，确保档案在发生火灾或爆炸时能够有效保护。2.3防尘与防虫档案存储环境应具备防尘、防虫功能，档案库房应采用防尘、防虫的材料和结构，确保档案不受灰尘和虫害的影响。2.4防光与防紫外线档案存储环境应具备防光、防紫外线功能，档案库房应采用防光、防紫外线的材料和结构，确保档案不受光照和紫外线的损害。2.5防震与防潮档案存储环境应具备防震、防潮功能，档案库房应采用防震、防潮的材料和结构，确保档案不受地震和潮气的影响。2.6安全防护档案存储环境应具备安全防护功能，档案库房应配备监控系统、报警系统、门禁系统等安全设施，确保档案的安全性和可追溯性。三、档案安全防护措施4.3档案安全防护措施根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019）及2025年《企业档案管理规范（2025版）》，企业应采取以下档案安全防护措施：3.1防盗与防破坏档案安全防护应包括防盗、防破坏措施。档案库房应配备防盗门、监控系统、报警系统等设施，确保档案在发生盗窃或破坏时能够及时发现和处理。3.2防火与防爆档案安全防护应包括防火、防爆措施。档案库房应配备自动灭火系统、防爆设施等，确保档案在发生火灾或爆炸时能够有效保护。3.3防水与防潮档案安全防护应包括防水、防潮措施。档案库房应配备防潮设备、排水系统等，确保档案不受水汽和潮气的影响。3.4防虫与防霉档案安全防护应包括防虫、防霉措施。档案库房应配备防虫、防霉的材料和结构，确保档案不受虫害和霉菌的影响。3.5防雷与防静电档案安全防护应包括防雷、防静电措施。档案库房应配备防雷设备、防静电地板等，确保档案在发生雷击或静电时能够有效保护。3.6防辐射与防辐射污染档案安全防护应包括防辐射、防辐射污染措施。档案库房应配备防辐射设备、防辐射污染的材料和结构，确保档案不受辐射和污染的影响。3.7安全管理制度档案安全防护应包括安全管理制度，企业应建立档案安全管理制度，明确档案的保管、调阅、销毁等流程，确保档案的安全性和可追溯性。四、档案销毁管理4.4档案销毁管理根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019）及2025年《企业档案管理规范（2025版）》，企业应建立档案销毁管理制度，确保档案的销毁过程符合国家法律法规和行业规范。4.4.1档案销毁的适用范围档案销毁适用于保管期限已满、无保存价值、无法恢复、已损毁或已报废的档案。根据《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019），档案销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则，确保销毁的档案符合国家法律法规和行业规范。4.4.2档案销毁的程序档案销毁应遵循以下程序：1.档案鉴定：由档案管理部门对档案进行鉴定，确定其是否具有保存价值；2.销毁审批：经档案管理部门负责人批准后，方可进行销毁；3.销毁执行：由专业机构或人员进行销毁，确保销毁过程符合国家法律法规和行业规范；4.销毁记录：销毁过程应有记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，确保可追溯性。4.4.3档案销毁的类型档案销毁主要包括以下几种类型：1.物理销毁：包括焚烧、粉碎、浸泡等；2.化学销毁：包括化学试剂处理、化学分解等；3.电子销毁：包括数据删除、数据格式转换等；4.其他销毁方式：包括委托第三方进行销毁等。4.4.4档案销毁的管理要求档案销毁应符合以下管理要求：1.销毁前的鉴定：销毁前应由专业机构或人员进行鉴定，确保档案无保存价值；2.销毁过程的监督：销毁过程应由专人监督，确保销毁过程符合国家法律法规和行业规范；3.销毁记录的保存：销毁过程应有详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，确保可追溯性；4.销毁后的管理：销毁后的档案应按规定处理，确保档案的完整性、可追溯性和安全性。4.4.5档案销毁的合规性档案销毁应符合国家法律法规和行业规范，包括但不限于：1.《中华人民共和国档案法》：明确档案销毁的程序和要求；2.《企业档案管理规范》（GB/T13529-2019）：明确档案销毁的适用范围和程序；3.《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）：明确电子档案销毁的程序和要求；4.《档案信息化管理规范》（GB/T18894-2020）：明确电子档案销毁的程序和要求。2025年企业档案管理规范与实施要求企业建立完善的档案保管与安全管理体系，确保档案的完整性、安全性、可追溯性和可利用性，为企业的可持续发展提供有力保障。第5章档案利用与查询一、档案利用原则5.1档案利用原则根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2020）和《档案法》的相关规定，企业档案利用应遵循以下原则：1.合法合规原则：档案利用必须遵守国家法律法规，不得擅自对外提供或销毁档案，确保档案的完整性和安全性。2.方便利用原则：档案应按照分类、保管期限、使用目的等进行科学分类，便于用户快速查找和使用，提高档案利用效率。3.资源共享原则：档案管理应注重资源共享，实现档案信息的开放与共享，促进企业内部信息流通与协作。4.安全保密原则：档案的利用必须严格遵守保密规定，涉及企业商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。5.持续改进原则：档案管理应不断优化利用流程，根据实际需求和使用情况，定期对档案利用制度进行评估和调整，提升档案管理的科学性与实用性。根据《2025年企业档案管理规范》（草案），企业应建立档案利用的标准化流程，明确档案管理人员的职责，确保档案在使用过程中符合规范，提升档案管理的系统性和规范性。二、档案查询流程5.2档案查询流程档案查询是企业档案管理的重要环节，其流程应遵循《企业档案管理规范》中的相关要求，确保查询过程的合法性、规范性和高效性。1.档案查询申请：档案用户需填写档案查询申请表，说明查询目的、查询内容、查询时间、查询人身份等信息，并提交至档案管理部门。2.档案查询审核：档案管理部门根据申请内容，审核其合法性与合理性，确保查询目的符合企业档案管理规定，并对查询内容进行保密审查。3.档案查询登记：档案管理部门对查询申请进行登记，并记录查询人、查询内容、查询时间等信息，确保查询过程可追溯。4.档案查询执行：档案管理人员根据查询需求，按照档案分类和保管期限进行查找，确保查询结果的准确性和完整性。5.档案查询反馈：查询完成后，档案管理人员应向查询人反馈查询结果，包括档案的存放位置、内容摘要、是否需要进一步查阅等信息。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应建立档案查询的标准化流程，明确查询权限和责任，确保档案查询的合法性与规范性，同时提升档案利用效率。三、档案检索方法5.3档案检索方法档案检索是档案管理中的一项基础性工作，其方法应遵循《企业档案管理规范》中的相关要求，确保检索结果的准确性与完整性。1.分类检索法：根据档案的分类标准（如按保管期限、按档案类型、按使用目的等）进行分类管理，便于用户快速查找所需档案。2.主题检索法：通过关键词、主题词等进行检索，适用于档案内容较为分散、信息量较大的情况。3.目录检索法：利用档案目录、索引、指南等工具，进行档案的快速查找和定位。4.全文检索法：利用全文检索技术，对档案内容进行全文检索，适用于档案内容较多、信息量较大的情况。5.交叉检索法：通过多个检索条件的交叉组合，提高检索的准确性和全面性，适用于复杂、多条件的档案查询需求。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应建立档案检索的标准化方法，结合分类、主题、目录、全文和交叉检索等多种方法，提升档案检索的效率和准确性。四、档案利用记录5.4档案利用记录档案利用记录是企业档案管理的重要组成部分，用于记录档案的利用情况，确保档案的合理使用和有效管理。1.档案利用记录的定义：档案利用记录是指企业档案管理人员对档案的利用情况进行记录和管理的文件，包括档案的利用目的、利用时间、利用人、利用内容等信息。2.档案利用记录的管理：档案利用记录应按照档案分类和保管期限进行管理，确保记录的完整性和可追溯性。企业应建立档案利用记录的登记制度，定期进行审核和更新。3.档案利用记录的保存：档案利用记录应按照企业档案管理规范的要求，保存在档案管理信息系统或纸质档案中，确保其可查阅、可追溯。4.档案利用记录的分析：企业应定期对档案利用记录进行分析，了解档案的使用情况，为档案管理提供数据支持，优化档案管理流程。根据《2025年企业档案管理规范》，企业应建立完善的档案利用记录制度，确保档案利用过程的可追溯性与可审计性，提升档案管理的科学性与规范性。企业档案管理应围绕2025年的管理规范，结合分类、检索、利用等多方面内容，构建系统、规范、高效的档案管理体系，确保档案的科学管理与合理利用。第6章档案信息化管理一、档案信息化建设要求6.1档案信息化建设要求随着信息技术的迅猛发展，档案管理正逐步向数字化、智能化方向转型。根据《2025年企业档案管理规范与实施指南》（以下简称《规范》），企业档案信息化建设应遵循以下基本要求：1.统一标准与规范企业档案信息化建设应遵循国家及行业制定的统一标准，如《档案数字化技术规范》（GB/T34442-2017）、《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等，确保档案信息在不同系统间具备兼容性与一致性。2.系统集成与数据互通档案信息化建设应实现档案管理系统与业务系统、财务系统、人事系统等的无缝对接，推动数据共享与业务协同。根据《规范》要求，企业应建立统一的数据交换标准，确保档案信息在不同部门间可追溯、可查询、可调用。3.技术支撑与基础设施企业应具备完善的信息化基础设施，包括服务器、存储设备、网络环境及安全防护系统。根据《规范》建议，档案管理系统应采用分布式架构，支持高并发访问与数据安全防护，确保系统稳定运行。4.数据安全与隐私保护档案信息涉及企业核心数据，必须严格遵循《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，建立数据分类分级管理制度，确保档案信息在存储、传输、使用等全生命周期中符合安全要求。5.持续优化与动态更新档案信息化建设应注重动态管理，定期进行系统优化与功能升级，结合企业业务发展需求，提升档案管理效率与服务质量。6.2档案电子化管理6.2.1档案电子化管理的目标与意义根据《规范》要求，档案电子化管理旨在实现档案的数字化、标准化、规范化，提升档案管理效率与服务质量。电子化管理不仅能够实现档案的快速调阅、分类检索，还能支持多部门协同办公，降低人工管理成本。6.2.2档案电子化管理的实施路径企业应按照《规范》要求，逐步推进档案电子化管理，具体包括以下几个方面：-档案数字化：将纸质档案转化为电子档案，确保档案信息的完整性、准确性和可追溯性。-档案分类与编码：采用统一的分类体系与编码规则，实现档案的高效分类与检索。-档案存储与管理：采用电子档案管理系统（EAM），支持档案的存储、调阅、借阅、归档等功能。-档案权限管理：建立档案访问权限制度，确保档案信息的安全性与可控性。6.3档案数据安全规范6.3.1档案数据安全的重要性档案数据安全是企业信息安全的重要组成部分，关系到企业的运营安全与社会公众的合法权益。根据《规范》要求，企业应建立完善的数据安全管理制度，确保档案数据在存储、传输、使用等全过程中符合安全要求。6.3.2档案数据安全的具体要求企业应遵循《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）等标准，落实以下数据安全措施：-数据分类与分级管理：根据档案信息的敏感程度，对档案数据进行分类分级，制定相应的安全策略。-数据加密与访问控制：对敏感档案数据进行加密存储，采用多因素认证、权限控制等手段，防止数据泄露。-数据备份与恢复机制：建立数据备份与恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。-安全审计与监控：定期对档案数据进行安全审计，监控数据访问与操作行为，及时发现并处理安全隐患。6.4档案信息共享机制6.4.1档案信息共享机制的构建根据《规范》要求，企业应建立档案信息共享机制，实现档案信息在内部及外部的高效流通与协同管理。6.4.2档案信息共享机制的实施要点企业应通过以下方式构建档案信息共享机制：-建立统一的数据共享平台：搭建企业级档案信息共享平台，实现档案信息的集中管理与共享。-制定数据共享标准：统一档案数据格式、接口规范，确保不同系统间的数据互通。-建立数据共享权限管理：明确数据共享的权限与责任，确保数据共享的合法性和安全性。-加强数据共享的合规性管理：确保数据共享符合《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规，避免数据滥用与隐私泄露。6.4.3档案信息共享机制的成效与挑战档案信息共享机制的实施能够提升企业档案管理效率，促进跨部门协作，推动企业数字化转型。然而，企业在实施过程中需注意以下问题：-数据标准不统一：不同部门可能采用不同数据标准，导致数据无法互通。-数据安全风险：数据共享可能带来数据泄露、篡改等安全风险。-技术与人员能力不足：企业需具备相应的技术能力与专业人才，以支持档案信息共享机制的建设与维护。档案信息化管理是企业实现数字化转型的重要组成部分，企业应结合《2025年企业档案管理规范与实施指南》的要求，全面推进档案信息化建设，确保档案信息的安全、高效、共享与可持续发展。第7章档案管理监督与考核一、档案管理监督机制7.1档案管理监督机制随着企业数字化转型的深入，档案管理作为企业信息资产的重要组成部分，其监督机制的健全与完善显得尤为重要。2025年企业档案管理规范与实施主题明确提出，档案管理应建立科学、系统的监督机制，以确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12962-2020）和《档案法》的相关规定，档案管理监督机制应涵盖档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全过程。监督机制应由企业内部的档案管理部门牵头，结合外部审计、第三方评估、内部审计等多种方式，形成多维度的监督体系。2025年企业档案管理监督机制的核心目标是实现“全过程监督、全周期管理、全数据追踪”。通过建立档案管理监督工作制度，明确各岗位职责，强化监督问责，确保档案管理工作的规范运行。1.1档案管理监督工作的组织架构根据《企业档案管理监督工作指引》，档案管理监督工作应由企业档案管理部门牵头，联合审计、纪检、信息化、合规等部门共同参与。监督工作应设立专门的监督小组，定期开展档案管理专项检查，确保监督工作的系统性和持续性。2025年企业档案管理监督机制中，监督工作应覆盖以下方面：-档案形成环节：确保档案形成单位按照规范要求及时、准确、完整地形成档案；-档案收集与整理：确保档案收集、整理、归档过程符合规范，避免遗漏或错误；-档案保管与利用：确保档案在保管期间保持安全，可随时调取使用；-档案销毁与处置：确保档案销毁符合国家相关法规，避免档案信息泄露或损毁。1.2档案管理监督工作的实施监督工作应建立“定期检查+专项检查+抽查”相结合的监督模式，确保监督工作的全面性和有效性。根据《企业档案管理监督实施办法》，监督工作应包括以下内容：-每季度开展一次档案管理专项检查，重点检查档案的完整性、准确性、及时性；-每年度开展一次档案管理综合评估，评估内容包括档案管理流程、制度执行情况、人员培训情况等；-每五年开展一次档案管理专项审计，确保档案管理工作的规范性和合规性。2025年企业档案管理监督机制应引入信息化手段，通过档案管理系统实现监督数据的实时采集、分析和反馈，提高监督效率和准确性。二、档案管理考核标准7.2档案管理考核标准2025年企业档案管理考核标准应围绕档案管理的规范性、效率性、安全性和可追溯性，制定科学、合理的考核体系，以推动企业档案管理工作持续改进。根据《企业档案管理考核办法》（2025版），档案管理考核应从以下几个方面进行评估：1.档案管理规范性：档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节是否符合《企业档案管理规范》（GB/T12962-2020）的要求；2.档案管理效率：档案形成、归档、利用等环节的效率是否符合企业实际需求；3.档案安全管理：档案在保管期间是否安全，是否符合国家相关法规要求；4.档案可追溯性：档案的形成、流转、利用等过程是否可追溯，确保档案信息的完整性与真实。考核标准应结合企业实际情况，设定具体指标，如：-档案形成及时率：档案形成单位是否按要求及时形成档案；-档案归档准确率：档案归档是否准确、完整；-档案利用率：档案在企业内部利用的频率和效果；-档案销毁合规率：档案销毁是否符合国家规定，无遗漏或错误。考核结果应纳入企业绩效考核体系，作为员工绩效评价的重要依据，激励员工积极参与档案管理工作。三、档案管理责任追究7.3档案管理责任追究档案管理责任追究是确保档案管理工作规范运行的重要手段。根据《企业档案管理责任追究办法》（2025版），企业应建立档案管理责任追究机制，明确责任主体，强化责任落实。2025年企业档案管理责任追究应遵循以下原则：-谁主管，谁负责：档案管理责任应由相关业务部门负责人承担，确保档案管理工作的责任落实；-谁形成，谁负责：档案形成单位应承担档案形成过程中的责任；-谁归档，谁负责：档案归档单位应承担档案归档过程中的责任；-谁使用，谁负责：档案利用单位应承担档案利用过程中的责任。责任追究应依据《企业档案管理责任追究办法》中的规定，对档案管理中的失职、渎职行为进行追责，包括但不限于以下内容：-档案形成不及时、不完整、不规范；-档案归档不及时、不准确；-档案保管不安全、不规范；-档案销毁不合规；-档案利用不规范，导致信息泄露或失真。责任追究应与绩效考核相结合，对责任人进行通报批评、经济处罚或组织处理，确保责任落实到位。四、档案管理改进措施7.4档案管理改进措施为全面提升企业档案管理水平，2025年企业档案管理应围绕“规范、高效、安全、可追溯”四大目标，制定一系列改进措施，推动档案管理工作持续优化。1.完善档案管理制度体系企业应根据《企业档案管理规范》（GB/T12962-2020）和《档案法》的要求，修订和完善档案管理制度，明确档案管理的各个环节和责任主体，确保制度的科学性、系统性和可操作性。2.推进档案管理信息化建设企业应加快档案管理信息化建设，推动档案管理从“人工管理”向“数字化管理”转变。通过档案管理系统实现档案的电子化、信息化管理，提升档案管理的效率和准确性。根据《企业档案管理信息化建设指南》，2025年企业档案管理信息化建设应达到以下目标：-档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节实现电子化；-档案数据实现统一管理，支持多部门、多系统共享；-档案管理过程实现可追溯、可查询、可审计；-档案信息安全得到保障，符合国家相关法规要求。3.加强档案管理人员培训与考核企业应定期组织档案管理人员进行专业培训，提升其业务能力和管理水平。同时，应建立档案管理人员考核机制，将档案管理绩效与考核挂钩，激励员工积极参与档案管理工作。根据《企业档案管理人员考核办法》，档案管理人员考核应包含以下内容：-档案管理规范执行情况；-档案信息化管理能力；-档案利用效率；-档案安全与保密意识。4.强化档案安全与保密管理企业应加强档案安全与保密管理，确保档案在保管、利用、销毁等环节的安全性。根据《企业档案安全与保密管理规范》，档案管理应遵循以下原则：-档案保管应符合国家相关安全标准；-档案信息不得泄露，不得用于非授权用途；-档案销毁应符合国家相关法规要求。5.建立档案管理监督与考核机制企业应建立档案管理监督与考核机制，确保档案管理工作的规范运行。监督机制应包括：-定期检查与专项检查；-信息化监督平台的使用；-考核结果与绩效挂钩。通过以上改进措施，企业可以全面提升档案管理的规范性、效率性、安全性和可追溯性，为企业的高质量发展提供有力支撑。第8章附则一、术语解释8.1术语解释本规范所称“企业档案管理”是指企业在日常生产经营活动中形成的、具有保存价值的历史记录，包括但不限于会计凭证、合同文件、生产记录、技术资料、管理文件、员工档案等各类文件资料的收集、整理、归