企业劳动合同管理标准操作手册

企业劳动合同管理标准操作手册前言劳动合同管理是企业人力资源合规体系的核心支柱，其规范程度直接影响用工风险防控与劳资关系稳定性。本手册立足《中华人民共和国劳动合同法》及配套法规，系统梳理从合同订立到终止的全流程操作规范，为企业提供可落地的管理指引，助力实现用工管理的标准化、精细化，从源头规避法律风险。第一章总则1.1管理目的通过规范劳动合同订立、履行、变更、解除及终止全流程，明确各部门管理职责与操作标准，防范用工法律风险，保障企业与劳动者合法权益，维护劳动关系和谐稳定。1.2适用范围本手册适用于企业及所属分支机构与劳动者建立劳动关系的全流程管理，涵盖全日制用工、非全日制用工（特殊条款另作说明）的劳动合同管理。1.3管理职责人力资源部门：牵头劳动合同文本拟定、签订流程组织、履行监督、档案管理及纠纷应对；用人部门：配合核实劳动者岗位信息、反馈履职情况，参与合同变更、解除的事实性审查；法务部门：提供法律合规支持，审核合同文本合法性，指导重大用工决策的法律风险评估。第二章劳动合同订立管理2.1主体资格审查2.1.1用人单位合规性确保企业具备合法用工主体资格：已完成工商登记（或事业单位法人登记），经营范围与用工需求匹配；分支机构需取得总公司授权或具备独立法人资格。2.1.2劳动者主体资格劳动者需年满十六周岁（特殊行业按法规要求调整），具备劳动能力；核查劳动者是否与其他用人单位存续劳动关系（可要求提供离职证明或签署《无劳动关系承诺书》），避免双重用工风险。2.2合同文本管理2.2.1文本选择优先采用当地人社部门发布的制式劳动合同文本，在此基础上补充个性化条款（如保密协议、竞业限制条款需单独约定）；定制条款需遵循“合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用”原则，严禁设置免除企业法定责任、排除劳动者权利的无效条款（如“工伤概不负责”“自愿放弃社保”等）。2.2.2必备条款审查合同需包含以下核心内容：用人单位信息（名称、住所、法定代表人）、劳动者信息（姓名、住址、身份证号）；合同期限（固定期限、无固定期限、以完成一定工作任务为期限）；工作内容、地点、时间（明确工时制度：标准工时、综合计算工时或不定时工时）；劳动报酬（支付周期、标准、方式，试用期工资不得低于同岗位最低档工资或合同约定的80%，且不低于当地最低工资）；社会保险、劳动保护、劳动条件等法定内容。2.3签订流程规范2.3.1签订时限自用工之日起一个月内订立书面劳动合同；超过一个月未满一年未签订的，企业需每月支付二倍工资（法律风险点，需重点防控）。2.3.2试用期约定劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；一年以上不满三年的，不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月；同一用人单位与同一劳动者仅能约定一次试用期；以完成一定工作任务为期限或合同期限不满三个月的，不得约定试用期。2.3.3签字与盖章劳动者本人签字（或按手印），用人单位法定代表人（或授权代表）签字并加盖公章（或劳动合同专用章）；合同一式两份，双方各执一份，签订后需向劳动者书面告知合同内容（可通过《劳动合同签收单》确认）。第三章劳动合同履行与变更3.1履行的合规要求3.1.1全面履行原则用人单位需按合同约定提供劳动条件、支付劳动报酬、缴纳社会保险；劳动者需遵守规章制度、履行岗位职责。3.1.2考勤与工资管理考勤记录需客观真实（如指纹、人脸识别或书面签到，保留至少两年）；工资支付需按月足额发放，支付周期最长不得超过一个月，工资条需包含工资构成、扣除项等明细（可通过电子方式送达并留存劳动者确认记录）。3.1.3社会保险缴纳自用工之日起三十日内为劳动者办理社保登记，按规定缴纳五险；确因劳动者个人原因无法参保的，需留存书面声明（但企业仍需承担法定缴纳义务，该声明仅作为事实记录）。3.2合同变更管理3.2.1变更情形协商变更：企业与劳动者就工作内容、报酬、岗位等事项协商一致，可变更合同；法定变更：如客观情况发生重大变化（企业搬迁、业务调整等），致使合同无法履行，经协商未能就变更达成一致的，企业可依法解除合同（需履行法定程序）。3.2.2变更程序以书面形式（如《劳动合同变更协议书》）明确变更内容，双方签字盖章后生效；变更后的合同文本需双方各执一份，原合同条款与变更协议冲突的，以变更协议为准。第四章劳动合同解除与终止4.1解除类型与法定情形4.1.1协商解除企业与劳动者协商一致，可解除劳动合同；由企业提出的，需支付经济补偿（按劳动者工作年限，每满一年支付一个月工资）。4.1.2劳动者单方解除预告解除：试用期内提前三日通知，转正后提前三十日以书面形式通知（无需企业批准）；即时解除：企业存在未足额支付工资、未缴社保、违章指挥等法定过错情形的，劳动者可立即解除，且企业需支付经济补偿。4.1.3企业单方解除过失性解除：劳动者严重违反规章制度、严重失职给企业造成重大损害、被追究刑事责任等，企业可立即解除，无需支付补偿（需保留充分证据，如书面警告、监控记录等）；无过失性解除：劳动者患病或非因工负伤医疗期满后不能胜任原工作、经调岗仍不能胜任、客观情况变化致使合同无法履行且协商变更无果的，企业需提前三十日书面通知或支付代通知金后解除，需支付经济补偿；不得解除情形：劳动者处于医疗期、孕期、产期、哺乳期，或疑似职业病诊断/医学观察期等，企业不得依无过失性或经济性裁员条款解除（过失性解除除外）。4.1.4经济性裁员企业因破产重整、生产经营严重困难等法定情形需裁员二十人以上（或不足二十人但占职工总数10%以上）的，需提前三十日向工会或全体职工说明情况，听取意见后向人社部门报告，方可裁员；裁员需优先留用老员工、无固定期限合同员工等，且需支付经济补偿。4.2终止情形与操作4.2.1终止情形合同期满（企业维持或提高条件续签，劳动者拒绝的，无需支付补偿；反之需支付）；劳动者开始依法享受基本养老保险待遇、死亡或被宣告死亡/失踪；企业被吊销执照、责令关闭、破产等。4.2.2终止程序提前三十日以书面形式通知劳动者（合同期满终止的，需在期满前明确是否续签）；出具《劳动合同终止证明》，内容包含合同期限、解除/终止日期、工作岗位、在本单位工作年限等（需在终止后十五日内办理档案和社保转移手续）。4.3经济补偿与赔偿金计算4.3.1经济补偿按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资（月工资为解除/终止前十二个月平均工资，高于当地社平工资三倍的，按三倍计算，年限最高不超过十二年）。4.3.2赔偿金企业违法解除/终止劳动合同的，需按经济补偿标准的二倍支付赔偿金（劳动者要求继续履行合同且合同可履行的，企业需继续履行）。第五章劳动合同档案管理5.1档案内容范围劳动合同文本（含续签、变更协议）；入职登记表、离职证明、解除/终止协议；工资发放记录、考勤记录、社保缴纳凭证；劳动者提供的学历证明、资格证书、离职证明等材料。5.2保管要求5.2.1保管期限在职期间：劳动合同及相关材料永久保管；离职后：至少保管二年（以备劳动争议举证）。5.2.2保管方式纸质档案：专人专柜保管，建立借阅登记制度（仅限内部因工作需要查阅，不得外借）；电子档案：扫描存档，加密存储，定期备份，确保可追溯、防篡改。5.3档案移交与销毁员工离职后，档案移交至档案管理部门或劳动者指定的存档机构（需劳动者书面确认接收信息）；保管期满后，经法务、人力资源部门联合审核，无未结纠纷的档案可按规定销毁（销毁记录需留存）。第六章常见风险与应对策略6.1未签劳动合同的双倍工资风险风险表现：用工超过一个月未签合同，劳动者主张双倍工资（仲裁时效为一年，从用工满一年次日起算）；应对措施：入职时明确签订时限，设置“签订提醒”机制，HR定期核查合同签订状态，对拒签劳动者书面催告并保留证据，必要时终止用工。6.2解除/终止的违法风险风险表现：解除理由不充分、程序不合法（如未通知工会、未提前告知），被认定为违法解除，需支付赔偿金；应对措施：完善规章制度（经民主程序制定并公示），解除前书面征求工会意见，保留劳动者违纪/不胜任工作的证据（如书面警告、考核记录），严格履行通知、证明出具等程序。6.3证据留存不足风险风险表现：劳动争议中因考勤、工资发放、解除理由等证据不足，承担不利后果；应对措施：建立电子+纸质双重证据体系，考勤记录由劳动者签字确认，工资条通过邮件/APP推送并留存确认记录，解除/终止通知书通过EMS（注明内件内容）或当面送达并录像，所有证据至少保留三年。6.4竞业限制与保密协议风险风险表现：竞业限制条款约定不清晰（如范围、地域、期限），或未按约定支付补偿金，导致协议无效；应对措施：与核心岗位劳动者单独签订协议，明确竞业限制范围（与企业业务相关）、期限（不超过二年）、补偿金标准（不低于劳动合同解