企业合同管理及审批流程手册

企业合同管理及审批流程手册一、手册说明本手册旨在规范企业合同全生命周期管理，明确合同起草、审核、审批、签署、归档及履行等环节的操作要求，降低合同风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率。手册适用于企业各部门（含分支机构）在业务开展中涉及的所有合同管理活动，涵盖采购、销售、服务、合作等各类经济合同。二、适用范围与业务场景（一）适用合同类型本手册适用于企业对外发生经济行为时订立的所有书面合同，包括但不限于：采购类合同（原材料、设备、服务等采购）；销售类合同（产品、服务等销售）；服务类合同（咨询服务、技术服务、外包服务等）；合作类合同（联营、合资、代理合作等）；其他经济合同（租赁、借款、赠与等）。（二）典型业务场景业务合作启动场景：企业与外部单位达成初步合作意向，需通过合同明确双方权利义务、合作范围、费用结算等条款时；采购执行场景：企业为生产经营需要向供应商采购物资或服务，需签订采购合同以规范交付、验收、付款流程时；服务外包场景：企业将非核心业务（如IT运维、保洁服务等）委托给外部服务商，需通过合同约定服务标准、考核方式、违约责任时；资产处置场景：企业转让、租赁固定资产或无形资产，需签订资产处置合同明确权属转移、对价支付等事项时。三、合同管理全流程操作指引（一）合同起草阶段发起主体：由业务部门根据合作需求发起，指定专人作为合同起草人（以下简称“起草人”）。起草准备：（1）收集合作背景资料：包括合作意向书、招投标文件、往来函件、技术规格要求等；（2）核实合作方主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询合作方是否存续、有无经营异常或严重违法记录，必要时要求其提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明书、授权委托书（如由代理人签约）；（3）明确合同核心要素：包括合同主体（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代理人）、标的物（名称、规格、型号、数量）、质量标准、履行期限（开始/结束时间、节点要求）、履行方式（运输、验收、交付地点）、费用及支付方式（金额、币种、账户、支付条件）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（诉讼/仲裁、管辖法院/机构）等。文本拟定：（1）优先使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时参考国家或行业示范文本；（2）合同条款应完整、明确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量等关键信息需同时使用大小写；（3）涉及技术附件的（如图纸、技术参数），需在合同中注明“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”，并作为合同附件一并提交。内部初审：起草人完成文本拟定后，交由部门负责人进行初审，重点审核合作必要性、业务条款与实际需求是否匹配、合同金额是否符合预算等。（二）合同审核阶段审核主体：法务部门（或指定法务人员）为合同审核的主要责任部门，业务部门、财务部门、风控部门（如设）根据职责参与审核。审核职责分工：（1）业务部门：审核合同内容是否符合业务需求，标的物、履行期限、质量标准等业务条款是否准确，合作方履约能力是否满足要求；（2）财务部门：审核合同金额、支付方式、税费承担、发票开具要求、财务处理合规性等，重点防范资金风险；（3）法务部门：审核合同法律效力、条款合法性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性、知识产权保护条款等，识别法律风险并提出修改建议；（4）风控部门（如设）：审核合同是否涉及企业重大经营风险、合规风险（如反垄断、数据安全等），是否符合企业风险控制政策。审核流程：（1）起草人将合同文本（含附件）、合作方资质材料、业务需求说明等资料通过OA系统或纸质流程提交至法务部门；（2）法务部门收到材料后，在2个工作日内完成审核并出具《合同审核意见表》（见模板一），明确“审核通过”“修改后通过”或“不通过”的结论；（3）若需修改，法务部门在《合同审核意见表》中列明修改意见，起草人根据意见调整文本后重新提交审核；（4）涉及跨部门争议的，由法务部门牵头组织协调，必要时提请分管领导裁定。（三）合同审批阶段审批权限：根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批，具体权限如下（可根据企业实际调整）：一般合同：金额≤10万元，由业务部门负责人、法务部门负责人审批；重要合同：10万元＜金额≤50万元，在上述基础上增加分管业务领导审批；重大合同：金额＞50万元或涉及核心业务/重大资产，需经分管业务领导、法务负责人、总经理（或总经理授权人）审批，必要时提交董事会审议。审批流程：（1）审核通过的合同，由起草人通过审批流程提交至相应审批人；（2）审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核合同是否符合企业战略、是否在预算范围内、风险是否可控；（3）审批意见为“同意”的，进入下一环节；审批意见为“不同意”的，需注明理由，合同退回业务部门重新协商或终止。（四）合同签署阶段签署准备：（1）审批通过的合同，由法务部门（或起草人）加盖企业合同专用章（或公章，根据企业规定），合同专用章由行政部门专人保管，实行“用印登记”制度；（2）合作方签署：需与合作方确认签署人是否为法定代表人或授权代理人，授权代理人需提供加盖合作方公章的《授权委托书》，明确授权范围、期限；（3）签署要求：合同文本一式多份（至少企业留存2份，合作方份数根据实际需要确定），各方在合同骑缝处、每页页脚（如有）加盖公章或合同专用章，法定代表人/授权代理人签字（或盖章），签署日期需为同一天或企业方签署日期在后。签署交付：（1）企业签署完毕后，由业务部门将合同正本交付合作方，并留存副本/扫描件；（2）合同签署后3个工作日内，法务部门将合同原件（含附件）统一归档至行政部门，行政部门建立《合同台账》（见模板二）进行登记管理。（五）合同履行与变更阶段履行跟踪：（1）业务部门为合同履行的第一责任部门，指定专人跟踪合同履行情况，包括标的物交付、验收、付款节点等，建立《合同履行跟踪表》（见模板三）；（2）发觉合作方未按约定履行（如延迟交货、质量不合格）时，业务部门应及时书面催告，并收集相关证据（如验收记录、往来函件），必要时启动违约责任条款。合同变更：（1）履行过程中需变更合同主体、标的、金额、履行期限等核心条款的，由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需履行与原合同相同的审核审批流程；（2）变更协议签署后，业务部门及时更新《合同台账》和《履行跟踪表》，并将变更协议作为原合同附件一并归档。（六）合同归档与终止阶段归档管理：（1）合同履行完毕（或终止）后，业务部门在15个工作日内将合同正本、附件、履行记录（如验收单、付款凭证）、变更协议、往来函件等资料移交行政部门归档；（2）行政部门按“一合同一档”原则整理，档案袋标注合同编号、名称、签署日期、存档部门，档案电子化后至企业档案管理系统，保存期限不少于合同终止后10年（法律法规另有规定的从其规定）。合同终止：（1）合同因履行完毕、解除、抵销等原因终止的，业务部门书面通知合作方，并确认终止后事宜（如尾款结算、资料返还）；（2）涉及违约终止的，业务部门联合法务部门收集证据，依法主张权利，并将处理结果记录存档。四、常用模板表格示例模板一：合同审核意见表合同名称编号起草部门起草人合作方名称合同类型金额（万元）提交日期审核部门审核意见审核人审核日期业务部门财务部门法务部门风控部门（如设）综合审核结论□审核通过□修改后通过□不通过修改意见说明：（法务部门填写修改条款及具体建议，若无需修改可填“无”）||||模板二：合同台账序号合同编号合同名称合作方名称签署日期履行期限金额（万元）合同状态（履行中/已履行/终止）存档位置备注1CG-2024-001采购合同（设备）科技有限公司2024-03-152024-03-15至2024-09-1525.6履行中档案柜-01-032XS-2024-002销售合同（产品）商贸有限公司2024-02-202024-02-20至2024-08-2018.3已履行电子档案-2024模板三：合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方名称履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况说明（交付/验收/付款等）责任人附件（如验收单）CG-2024-001采购合同（设备）科技有限公司设备交付2024-04-302024-05-02设备延迟2天交付，已合作方确认交付确认函CG-2024-001采购合同（设备）科技有限公司首款支付2024-05-102024-05-10款项已支付至合作方指定账户银行转账凭证五、关键风险提示与合规要点主体资格风险：合作方为企业的，需核实其营业执照、经营范围、资质许可（如特种设备生产许可证等）；为自然人的，需核实其证件号码件及履约能力，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力人签约。条款完整性风险：合同中必须包含“当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决”等核心条款，避免因条款缺失导致权利义务不明。印章使用风险：严禁在空白合同、空白纸张或未审核通过的合同上加盖公章或合同专用章；合作方印章需与名称一致，避免使用“财务专用章”“项目部章”等非合同专用章（除非有明确授权）。保密义务风险：涉及商业秘密（如技术资料、客户信息）的合同，需约定保密条款明保证密范围、期限及违