区委办文书科制度规范

PAGE区委办文书科制度规范一、总则（一）目的为加强区委办文书科工作的规范化、制度化建设，提高文书处理效率和质量，确保区委各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于区委办文书科全体工作人员。（三）基本原则1.准确规范原则文书处理要严格遵循国家法律法规、党政机关公文处理规定以及相关行业标准，确保文件内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则对各类文件要及时收发、登记、传递、办理，提高工作效率，避免延误，确保区委工作的时效性。3.安全保密原则严格遵守保密法律法规，加强文件管理，防止文件丢失、泄密等事件发生，确保党和国家机密安全。4.精简实用原则简化文书处理程序，减少不必要的环节和手续，提高工作效能，同时确保制度规范具有实际操作性和实用性。二、文件收发管理（一）收文管理1.收文登记设立专门的收文登记簿，对收到的各类文件进行详细登记。登记内容包括文件名称、文号、来文单位、收文日期、密级等。对紧急文件要在首页加盖“急件”章，并注明紧急程度，优先处理。2.文件签收收到文件后，由专人负责签收。签收时要核对文件数量、封装情况等是否完好，并在送文回执上签字。对于机要文件，要严格按照机要文件的签收程序办理，确保文件安全。3.收文分发根据文件内容和领导分工，及时将文件分发给相关领导和科室。分发时要填写文件传阅单，注明传阅范围、传阅时间等。对于重要文件，要及时呈送区委主要领导阅示，并根据领导批示进行跟踪办理。（二）发文管理1.发文拟稿各科室需要发文时，由科室负责人指定专人拟稿。拟稿人要认真领会区委意图，结合工作实际，确保文件内容准确、条理清晰、语言规范。拟稿人要严格按照党政机关公文格式要求进行排版，注明发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文日期、印章等要素。2.审核把关拟稿完成后，由科室负责人进行初审，重点审核文件内容是否符合政策法规、是否与区委工作部署一致、文字表述是否准确等。初审通过后，将文件送文书科进行核稿。核稿人要对文件格式、文字表述、逻辑结构等进行全面审核，提出修改意见。核稿通过后，文件报区委领导签发。重要文件需经区委主要领导签发，一般性文件可由分管领导签发。3.发文登记文件签发后，文书科要进行发文登记。登记内容包括文件名称、文号、签发人、印发日期、印发份数、主送机关、抄送机关等。按照登记内容进行文件编号、排版、印制，并加盖区委印章。4.文件分发根据文件主送机关和抄送机关，及时将文件分发到相关单位。分发时要填写发文清单，注明文件去向。对于机要文件，要通过机要交通或机要通信渠道进行传递，确保文件安全。三、文件传阅与办理（一）文件传阅1.传阅范围根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围一般包括区委领导、相关科室负责人等。对于涉及多个部门的文件，要扩大传阅范围，确保相关部门了解文件精神。2.传阅方式文件传阅采用传阅单的方式进行。传阅单上要注明文件名称、文号、传阅人、传阅时间等信息。传阅人要在传阅单上签字，注明传阅意见和时间。文书科要及时跟踪文件传阅情况，确保文件按规定路线传阅，不出现漏传、误传现象。3.传阅时间一般文件的传阅时间不得超过[X]个工作日，紧急文件要随到随传，及时办理。对于领导批示要求限时办理的文件，要严格按照批示时间要求进行跟踪催办。（二）文件办理1.承办要求各承办科室要认真落实领导批示精神，按照文件要求及时办理相关事项。办理过程中要明确责任人员，制定办理计划，确保办理工作有序进行。承办科室要在规定时间内将办理结果反馈给文书科，并附相关材料。办理结果要准确、详实，符合政策法规和实际情况。2.催办与督办文书科要对文件办理情况进行跟踪催办，定期检查承办科室的办理进度。对于办理进度缓慢的科室，要及时发出催办通知，督促其加快办理。对于重要文件和领导批示交办的事项，文书科要进行重点督办，确保办理工作落到实处，取得实效。3.文件归档文件办理完毕后，承办科室要及时将文件材料整理归档。归档材料要齐全、完整，包括文件原件、领导批示、办理结果等。文书科要定期对归档文件进行整理、分类、编目，建立健全档案管理制度，便于文件的查阅和利用。四、文件保密管理（一）保密制度1.加强保密教育定期组织文书科工作人员参加保密培训，学习保密法律法规和保密知识，提高保密意识和防范能力。新入职人员要进行保密知识培训，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.严格保密措施设立专门的保密室，用于存放机要文件和涉密资料。保密室要配备必要的安全防范设施，如防盗门、保险柜、监控设备等。对文件的收发、传递、借阅、使用、保管等环节要严格保密，实行专人专管。严禁无关人员进入保密室，严禁在非保密场所谈论、处理涉密文件。对计算机、移动存储设备等要进行严格管理，设置密码保护，安装杀毒软件和防火墙，防止信息泄露。（二）涉密文件管理1.涉密文件界定严格按照国家保密法律法规和相关规定，界定涉密文件范围。涉密文件包括绝密级、机密级、秘密级文件。对涉及党和国家机密、重要工作部署、敏感信息等文件要严格保密，妥善处理。2.涉密文件处理涉密文件的收发、传递、办理要严格按照机要文件管理规定进行，实行专人专车传递，确保文件安全。涉密文件的阅读、使用要在保密室内进行，严禁将涉密文件带出保密室。确因工作需要带出的，要经领导批准，并办理登记手续，使用后及时归还。涉密文件的销毁要按照规定程序进行，由专人负责监销，确保文件彻底销毁，不留痕迹。五、文件档案管理（一）档案收集1.收集范围文书科要负责收集区委办在工作中形成的各类文件、资料、图表等，包括收文、发文、会议纪要、领导讲话、调研报告等。各科室要及时将本科室形成的具有保存价值的文件材料移交文书科归档。2.收集要求档案收集要做到及时、完整、准确。对重要文件要进行备份，确保档案资料的安全性和完整性。收集的文件材料要进行初步整理，按照文件类别、时间顺序等进行分类，便于后续归档工作。（二）档案整理1.分类编号根据文件的性质、内容、时间等因素，对档案进行分类。一般可分为党群工作类、行政工作类、业务工作类等。对每一类档案进行编号，编号要科学合理，并建立档案编号索引，便于查找和管理。2.编目装订对每一份档案进行编目，编目内容包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等。将编目后的档案进行装订，装订要整齐、牢固，确保档案的美观和耐用。（三）档案保管1.保管设施设立专门的档案库房，档案库房要具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计等。2.保管期限根据文件的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。对保管期限已满的档案，要按照规定程序进行鉴定和销毁。（四）档案利用1.查阅规定严格档案查阅制度，凡需查阅档案的单位和个人，要填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。经文书科负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案要在指定地点进行，查阅人员要遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅管理因工作需要借阅档案的，要办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅时间、借阅人、借阅期限等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，要重新办理手续。借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。六、信息化管理（一）办公自动化系统应用1.系统功能充分利用办公自动化系统，实现文件的网上收发、传阅、办理、归档等功能。通过系统对文件进行全程跟踪和管理，提高工作效率和透明度。办公自动化系统要具备文件编辑、排版、审批、查询、统计等功能，方便工作人员进行文件处理和管理。2.系统使用文书科工作人员要熟练掌握办公自动化系统的操作方法，按照系统流程进行文件处理。对系统中产生的文件和数据要及时进行备份，确保数据安全。同时，要定期对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（二）电子文件管理1.电子文件生成在文件拟稿、审核、签发等环节，要同步生成电子文件。电子文件要与纸质文件内容一致，格式规范，符合电子文件管理要求。对电子文件要进行分类存储，建立电子文件目录索引，便于查找和利用。2.电子文件归档电子文件办理完毕后，要及时进行归档。归档时要将电子文件存储到专门的存储介质上，并按照档案管理要求进行编号、编目、存储。电子文件的保管期限要与纸质文件一致，同时要定期对电子文件进行检查和维护，确保电子文件的可读性和完整性。七、人员管理（一）岗位职责1.科长职责负责文书科全面工作，制定工作计划和工作制度，组织协调科室人员完成各项工作任务。审核重要文件，把关文件质量，确保文件符合政策法规和区委工作要求。组织开展科室人员培训和考核工作，提高科室人员业务素质和工作能力。加强与其他科室和部门的沟通协调，及时了解工作动态，为区委领导提供优质的文书服务。2.科员职责负责文件的收发、登记、传阅、办理、归档等具体工作，严格按照制度规范操作，确保文件处理准确、及时、安全。协助科长做好文件审核、拟稿等工作，提高文件质量。负责办公自动化系统和电子文件的管理与维护，保证系统正常运行和数据安全。完成领导交办的其他临时性工作任务。（二）培训与考核1.培训计划制定年度培训计划，定期组织文书科工作人员参加业务培训。培训内容包括公文写作、档案管理、保密知识、办公自动化系统操作等。鼓励工作人员参加各类业务培训课程和学术交流活动，不断更新知识结构，提高业务水平。2.考核制度建立健全考核制