会议策划执行流程记录模板

会议策划执行流程记录模板适用工作场景执行步骤详解一、会议筹备阶段：明确目标与框架核心任务：确定会议必要性、定义核心目标、搭建基础框架。发起会议申请由需求部门（如市场部、项目部）提交《会议立项申请表》，说明会议背景、预期目标（如“明确Q3产品迭代方向”“解决项目跨部门协作问题”）、初步时间范围、参会人员层级等。提交至上级领导（如*总监）审批，通过后正式启动筹备。组建筹备小组明确总负责人（如*经理），统筹整体进度；下设专项小组：议程组：负责会议流程设计、议题排序、嘉宾邀约；物料组：负责场地布置、设备调试、资料印刷；接待组：负责参会人员通知、交通住宿安排（若涉及）、现场签到引导。各小组负责人签字确认《筹备任务分工表》，明确职责与时间节点。制定会议方案内容包括：会议主题（如“2024年度技术创新大会”）、时间（具体到上下午时段，避开节假日）、地点（会议室名称及容量，需提前确认可用性）、参会人员（名单及角色，如“外部嘉宾5人、内部核心团队20人”）、议程（每个环节时长、主讲人）、预算（场地费、物料费、餐饮费等，需标注明细）。方案经总负责人审核后，报请*总监最终审批。二、会前准备阶段：落地细节与风险预判核心任务：完成所有会务资源的落实，保证会议顺利召开。场地与设备确认物料组提前3个工作日实地检查场地：确认投影设备、麦克风、网络信号、空调等正常运作；测试灯光亮度（避免强光直射屏幕）、座椅数量（预留10%备用位）；摆放席卡（标注姓名及职务）、会议资料（按参会人员分类装袋）。若需线上会议，提前测试视频会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，会议及密码，随通知发送给参会人员。参会人员沟通议程组提前7天发送《会议通知》（含时间、地点、议程、着装要求、需提前准备的材料等），通过邮件+企业双渠道发送，要求收到后回复“确认参会”。对重要嘉宾（如外部专家、合作方代表），由*助理提前1天电话再次确认行程，提醒携带物品（如演讲PPT、证件号码件）。物料与后勤准备物料组根据参会人数印刷会议手册（含议程、嘉宾简介、场地地图）、签到表（含姓名、部门、联系方式、签到时间）、签到用品（笔、便签纸）；若含餐饮，提前与供应商确认菜单（标注素食、过敏原禁忌选项）、上餐时间、用餐区域；准备应急物料：备用麦克风电池、插线板、急救包、雨伞（遇突发天气）。召开筹备协调会总负责人在会前1天组织筹备小组会议，逐项确认各环节准备情况（如“场地设备是否已测试？”“嘉宾行程是否已确认？”），明确现场人员站位（如签到台、引导岗、技术支持岗），梳理应急预案（如设备故障、人员迟到、临时增减议题）。三、会中执行阶段：流程把控与记录留痕核心任务：保证会议按议程推进，实时记录关键信息，保障参会体验。现场签到与引导接待组提前1小时到场，布置签到台（摆放席卡、签到表、会议资料袋）；参会人员签到时，核对身份信息，发放资料袋（含会议手册、笔、便签纸）；安排引导员在电梯口、楼梯口指引，协助嘉宾、领导就座（优先安排前排座位）。议程执行与控场主持人（如*主管）按开场时间（提前5分钟提醒就座）宣布会议开始，介绍会议主题、议程及注意事项；各环节主讲人需严格控制时长（如“主题演讲30分钟，小组讨论40分钟”），计时员（可由物料组兼任）提前5分钟举牌提醒；遇突发情况（如设备故障），主持人需临时衔接互动环节（如“我们先进行3分钟头脑风暴，稍后继续”），技术支持人员5分钟内解决故障。记录与互动管理记录人（如助理）全程记录：会议决议（如“确定Q3产品上线时间为6月30日”）、行动项（需明确“任务内容、负责人、完成时限”，如“市场部于5月15日前完成宣传文案初稿，负责人主管”）、关键提问及答复（如“客户问：产品是否支持数据导出？答：是，预计7月更新该功能”）；互动环节（如Q&A、投票）需使用话筒传递，保证发言清晰；线上参会人员提问时，由主持人同步复述问题，方便线下人员记录。四、会后总结阶段：复盘归档与闭环管理核心任务：梳理会议成果，跟进行动项，归档资料，形成可追溯记录。资料整理与分发会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》（含会议基本信息、议程回顾、决议、行动项），经总负责人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门；物料组收集会议现场照片、视频（重点记录嘉宾发言、互动环节、合影），剪辑成3分钟精华片段，用于企业宣传或内部存档。行动项跟进总负责人建立《行动项跟踪表》，包含“任务描述、负责人、计划完成时间、实际完成时间、备注”等字段，每周通过企业群更新进度，保证各项任务按时落地；行动项完成后，负责人需提交成果（如宣传文案初稿、项目进度报告）至筹备小组，存档备查。效果评估与复盘会后3个工作日内，通过线上问卷（如“您对本次会议的议程安排是否满意？”“您认为哪些环节需要改进？”）收集参会人员反馈，统计满意度评分；筹备小组召开复盘会，总结本次会议的优点（如“议程紧凑，互动性强”）及不足（如“签到环节耗时较长，下次需增加扫码签到设备”），形成《会议复盘报告》，为后续会议优化提供参考。配套记录表格表1：会议基本信息表项目内容会议名称2024年度技术创新大会会议时间2024年5月20日9:00-17:00会议地点公司总部3楼多功能厅会议主题探讨技术在产品中的应用与落地主持人*主管记录人*助理参会人员内部技术团队30人、外部专家5人、合作方代表3人会议目标明确技术试点方向，确定跨部门协作机制预算总额2.5万元（含场地费8000元、餐饮费1万元、物料费5000元、其他2000元）表2：筹备任务分工表任务名称负责人协助人完成时限状态（□未开始□进行中□已完成）备注嘉宾邀约与行程确认*经理*专员2024年5月10日□已完成已确认5位专家到场场地设备调试*组长*技术员2024年5月19日□已完成备用麦克风已备好会议手册印刷*助理*实习生2024年5月18日□已完成印刷40份，分装完毕签到表与物料准备*主管*专员2024年5月19日□已完成签到表打印2份表3：会议纪要（节选）会议时间：2024年5月20日14:00-15:30会议环节：技术试点方案讨论参会人员：总监（技术部）、经理（产品部）、*主管（市场部）、外部专家张教授决议：确定以“智能客服”为首个试点方向，由技术部负责6月30日前完成原型开发；产品部需在5月25日前提交用户需求调研报告，作为开发依据。行动项：任务内容负责人计划完成时间备注完成“智能客服”原型开发*总监2024年6月30日需每周同步进度提交用户需求调研报告*经理2024年5月25日包含10个典型用户案例表4：行动项跟踪表任务内容负责人计划完成时间实际完成时间状态（□进行中□已完成□延期）延期原因（若适用）完成“智能客服”原型开发*总监2024年6月30日-□进行中-提交用户需求调研报告*经理2024年5月25日2024年5月24日□已完成-关键执行要点时间节点管控：每个环节需设置“倒计时提醒”（如会议前3天确认嘉宾行程、前1天召开筹备会），避免因拖延导致准备不足。责任到人：筹备任务分工表需明确“负责人”与“协助人”，避免出现“多头管理”或“无人负责”的情况；行动项需指定唯一负责人，保证责任可追溯。风险预案：针对可能发生的突发情况（如设备故障、嘉宾临时缺席）