公文撰写规范制度要求

PAGE公文撰写规范制度要求一、总则（一）目的为规范公司/组织公文撰写工作，提高公文质量和处理效率，确保公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级人员撰写的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文撰写必须符合国家法律法规和行业标准，不得与法律法规相抵触。2.准确性原则：公文内容应准确无误，数据、事实、政策等应真实可靠，避免模糊不清或歧义。3.规范性原则：公文格式、语言表达、逻辑结构等应符合规范要求，做到统一、规范、严谨。4.时效性原则：公文应及时撰写、传递和处理，确保信息的及时有效，避免延误工作。5.实用性原则：公文应具有实际应用价值，能够解决实际问题，指导工作开展。二、公文格式规范（一）页面设置1.纸张大小：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.5厘米。3.页眉页脚：页眉内容一般为公司/组织名称，页脚内容一般为页码。（二）字体字号1.标题：一般采用二号宋体加粗，居中排列。2.正文：一般采用三号仿宋体，行距一般为固定值28磅。3.一级标题：一般采用三号黑体，序号为“一、”。4.二级标题：一般采用三号楷体，序号为“（一）”。5.三级标题：一般采用三号仿宋体，序号为“1.”。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.行距：一般采用固定值28磅，根据内容可适当调整。（四）页码页码一般位于页面底部居中位置，格式为“第X页共X页”。（五）落款公文落款一般包括发文部门、发文日期等，发文日期应采用阿拉伯数字，如“XXXX年XX月XX日”。三、公文内容规范（一）标题1.准确概括内容：标题应准确概括公文的主要内容，避免冗长、模糊或歧义。2.简洁明了：标题应简洁明了，避免使用过于复杂或生僻的词汇和句子结构。3.突出主题：标题应突出公文的主题，使读者一眼就能了解公文的核心内容。（二）主送机关1.明确对象：主送机关应明确公文的发送对象，一般为公司/组织内部的相关部门、人员或外部的相关单位、个人。2.规范书写：主送机关的名称应规范书写，不得使用简称或不规范的名称。（三）正文1.开头：正文开头应简要说明发文的目的、依据或背景，引出下文。2.主体：正文主体应详细阐述公文的主要内容，逻辑清晰，层次分明。可采用分条列项、分段论述等方式进行组织。3.结尾：正文结尾应根据公文的性质和内容，提出相应的要求、措施或建议，或表达期望、感谢等。结尾应简洁有力，避免冗长、拖沓。（四）附件1.附件说明：如有附件，应在正文后注明附件的名称和序号，并在附件左上角标注“附件：X”。2.附件格式：附件格式应与正文格式一致，如附件为文档，应采用与正文相同的字体、字号、行距等。3.附件内容：附件内容应与正文内容相关，且具有一定的独立性和完整性。附件应随正文一并发送，不得单独发送。（五）发文机关署名发文机关署名应使用公司/组织的全称或规范化简称，并加盖公章。（六）成文日期成文日期应署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。四、公文撰写流程规范（一）拟稿1.明确任务：拟稿人应根据工作需要和领导要求，明确公文的主题、内容、格式等要求。2.收集资料：拟稿人应收集与公文主题相关的资料、数据、政策等，确保公文内容的准确性和可靠性。3.撰写初稿：拟稿人应按照公文格式和内容规范要求，认真撰写公文初稿。撰写过程中应注意语言表达、逻辑结构、格式规范等方面的问题。（二）审核1.部门审核：拟稿完成后，拟稿人应将公文初稿提交所在部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核公文的内容、格式、语言表达等方面的问题，提出修改意见和建议。2.综合审核：部门审核通过后，公文初稿应提交公司/组织综合管理部门进行综合审核。综合管理部门应从公文的合法性、准确性、规范性、时效性等方面进行全面审核，提出审核意见和建议。3.领导审批：综合审核通过后，公文初稿应提交公司/组织领导进行审批。领导应根据公文的内容和实际情况，做出审批意见。审批通过的公文方可印发。（三）印发1.编号登记：公文印发前，应进行编号登记，建立公文台账，记录公文的编号、标题、发文日期、发文部门、主送机关、抄送机关、印发份数等信息。2.排版印制：公文印发时，应按照公文格式规范要求进行排版印制。排版印制过程中应注意字体、字号、行距、页边距、页码等方面的问题，确保公文的质量和美观。3.分发存档：公文印发后，应及时分发至主送机关、抄送机关等相关部门和人员，并将公文原件存档保存。存档保存的公文应按照档案管理规定进行分类、编号、装订等处理，确保公文的安全和完整。五、公文处理规范（一）收文处理1.签收登记：收到外来公文后，应及时进行签收登记，记录公文的编号、标题、发文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、份数等信息。2.分办传阅：签收登记后，应根据公文的内容和性质，及时将公文分发给相关部门和人员进行传阅。传阅过程中应注意跟踪公文的传阅情况，确保公文能够及时、准确地传达到相关人员手中。3.办理反馈：相关部门和人员收到传阅的公文后，应及时进行办理，并将办理结果反馈给发文机关或综合管理部门。办理结果应明确、具体，符合公文的要求和实际情况。4.归档保存：公文办理完毕后，应将公文原件及办理结果等相关材料进行归档保存。归档保存的公文应按照档案管理规定进行分类、编号、装订等处理，确保公文的安全和完整。（二）发文处理1.拟稿审核：发文处理流程与公文撰写流程中的拟稿审核环节相同，具体要求参照前文。2.签发印发：发文审核通过后，应按照领导审批意见进行签发印发。签发印发过程中应注意公文的编号、排版、印制、分发等方面的问题，确保公文能够及时、准确地发送至主送机关、抄送机关等相关部门和人员手中。3.归档保存：公文