电子报到证制度规范要求

PAGE电子报到证制度规范要求一、总则（一）目的为了加强对电子报到证的管理，规范电子报到证的使用流程，保障毕业生就业权益，促进就业工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收毕业生就业过程中涉及电子报到证的相关业务，包括但不限于电子报到证的申请、审核、发放、使用、管理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保电子报到证的管理和使用合法合规。2.真实性原则：电子报到证所涉及的信息必须真实、准确、完整，如实反映毕业生就业情况。3.规范性原则：明确电子报到证的各项业务流程和操作规范，确保工作有序进行。4.保密性原则：妥善保管电子报到证相关信息，防止信息泄露，保障毕业生隐私。二、电子报到证的申请与审核（一）毕业生申请1.毕业生应在规定时间内，登录指定的就业信息平台，按照系统提示填写个人基本信息、就业信息等相关内容，并提交电子报到证申请。2.申请信息应包括但不限于毕业生姓名、性别、身份证号、学历层次、毕业院校、专业、就业单位名称、就业单位地址、就业报到时间等。（二）学校审核1.毕业生所在学校就业指导部门负责对毕业生提交的电子报到证申请信息进行审核。2.审核内容包括毕业生身份信息的真实性、就业信息的准确性、就业手续的完备性等。3.学校应在规定时间内完成审核工作，并将审核结果反馈给毕业生。如审核通过，学校应生成电子报到证相关数据，并上传至指定的就业信息系统。（三）公司/组织审核1.本公司/组织人力资源部门收到学校上传的毕业生电子报到证数据后，应及时进行审核。2.审核重点包括毕业生就业信息与本公司/组织实际接收情况是否一致、毕业生是否符合本公司/组织的招聘要求等。3.如发现信息不符或存在疑问，人力资源部门应及时与学校或毕业生沟通核实，并要求其提供相关证明材料。4.审核通过后，公司/组织应在电子报到证系统中进行确认，并做好相关记录。三、电子报到证的发放（一）发放方式电子报到证以电子文件形式发放，通过指定的就业信息系统推送至毕业生个人账号，并同时发送短信通知毕业生。（二）发放时间电子报到证应在学校审核通过且本公司/组织确认后的规定时间内发放，确保毕业生能够及时获得电子报到证，顺利办理就业报到手续。（三）发放记录公司/组织应建立电子报到证发放记录台账，详细记录电子报到证的发放时间、毕业生姓名、就业单位名称、电子报到证编号等信息，以便查询和统计。四、电子报到证的使用（一）就业报到1.毕业生持电子报到证到本公司/组织办理就业报到手续时，应向人力资源部门出示电子报到证。2.人力资源部门工作人员应通过就业信息系统核实电子报到证的真实性和有效性，并与毕业生提交的其他就业材料进行核对。3.经核对无误后，办理就业报到手续，为毕业生开具接收函、办理档案和户口迁移等相关手续。（二）档案转递1.毕业生档案转递应依据电子报到证上的就业单位信息进行。2.学校应按照电子报到证上的档案转递地址，通过机要通信或专人送取等方式，将毕业生档案转递至本公司/组织。3.公司/组织收到毕业生档案后，应及时进行核对和登记，并按照档案管理规定进行妥善保管。（三）其他用途电子报到证还可作为毕业生就业身份的证明，用于办理社会保险、住房公积金、职称评定、人事档案管理等相关业务。毕业生应妥善保管电子报到证，如有遗失或损坏，应及时按照规定程序申请补办。五、电子报到证的管理（一）系统管理1.公司/组织应指定专人负责电子报到证系统的管理和维护，确保系统的正常运行。2.系统管理人员应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，要做好系统安全防护工作，防止数据泄露和非法入侵。3.及时更新系统中的相关信息，如就业政策、业务流程、联系方式等，确保毕业生能够获取准确的信息。（二）信息管理1.建立健全电子报到证信息管理制度，对电子报到证涉及的各类信息进行严格管理。2.明确信息收集、录入、审核、存储、使用、删除等环节的操作规范，确保信息的准确性和完整性。3.对电子报到证信息进行分类归档，便于查询和统计分析。同时，要做好信息保密工作，未经授权不得擅自泄露毕业生个人信息。（三）监督检查1.公司/组织应定期对电子报到证的管理和使用情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括电子报到证申请、审核、发放、使用等环节的执行情况，信息系统的运行情况，信息管理的规范情况等。3.对违反本制度规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、电子报到证的补办与变更（一）补办1.毕业生如遗失电子报到证，应在规定时间内登录就业信息平台，提交电子报到证补办申请，并说明遗失原因。2.公司/组织人力资源部门收到补办申请后，应核实毕业生身份信息和就业情况，并与学校进行沟通核实。经确认无误后，在系统中进行补办操作，并重新发放电子报到证。3.补办后的电子报到证编号与原证一致，但会标注“补办”字样。毕业生应妥善保管补办后的电子报到证，其效力与原证相同。（二）变更1.毕业生就业信息发生变更，如就业单位名称、就业单位地址、就业报到时间等，应及时登录就业信息平台，提交电子报到证变更申请，并上传相关证明材料。2.公司/组织人力资源部门收到变更申请后，应进行审核。审核通过后，在系统中对电子报到证相关信息进行变更，并重新推送电子报到证给毕业生。3.毕业生应及时查看变更后的电子报到证信息，如有疑