彩色档案管理制度规范

PAGE彩色档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织彩色档案的管理，确保彩色档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门形成的各类彩色档案，包括但不限于彩色照片、彩色图纸、彩色图表、彩色电子文档等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：彩色档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：彩色档案应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则：按照彩色档案的形成领域、载体形式等进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保彩色档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、彩色档案的收集（一）收集范围1.公司/组织各项活动中形成的具有保存价值的彩色照片，如会议、培训、项目实施、庆典等活动。2.工程建设项目中的彩色图纸、图表，包括设计图纸、施工图纸、竣工图纸等。3.市场营销活动中产生的彩色宣传资料、海报、广告样张等。4.科研项目中的彩色实验数据图表、研究成果展示图片等。5.其他具有保存价值的彩色电子文档，如多媒体资料、演示文稿等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责彩色档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.彩色照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映活动或事件的主要内容。照片应附有文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等信息。3.彩色图纸、图表应绘制规范，标注清晰，签字盖章齐全。电子图纸应格式规范，易于存储和查阅。4.彩色宣传资料、海报等应收集原件或高质量的复印件，并确保内容完整、准确。5.对于重要的彩色档案，应在形成后及时收集，不得拖延。（三）收集程序1.各部门在工作过程中形成彩色档案后，应按照收集范围和要求进行整理，填写《彩色档案收集登记表》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、来源等信息。2.将整理好的彩色档案定期移交至公司/组织档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，在《彩色档案交接清单》上签字确认。三、彩色档案的整理（一）分类1.按照档案的形成领域分为行政管理类、业务管理类、工程建设类、市场营销类、科研项目类等。2.按照载体形式分为纸质彩色档案、电子彩色档案。3.对于纸质彩色档案，可进一步按照年度、保管期限等进行细分。（二）编号1.为每一份彩色档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。2.编号可采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目管理类，“001”表示该类别下的流水号。（三）编目1.编制彩色档案目录，目录应包括档案编号、名称、形成时间、来源、保管期限等信息。2.电子彩色档案应建立电子目录，便于在计算机系统中进行检索和管理。3.对于纸质彩色档案，目录应打印成册，与档案一同存放。（四）装订1.纸质彩色档案应进行装订，确保档案的整齐和牢固。2.装订时应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。可采用线装、胶装等方式进行装订。3.对于图纸等较大尺寸的档案，可采用折叠等方式进行整理后装订，折叠时应注意保持图纸的清晰和完整。四、彩色档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的彩色档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质彩色档案应按照分类、编号顺序排列存放，存放在档案架或档案柜中。2.电子彩色档案应存储在专用的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的彩色档案，可采用数字化存储的方式进行保管，建立电子档案数据库，方便查阅和利用。（三）保管期限1.根据彩色档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的彩色档案主要是反映公司/组织重大历史事件、重要业务活动等具有长远查考利用价值的档案。3.长期保管的彩色档案保管期限一般为30年，主要是公司/组织重要业务活动、工程建设项目等在一定时期内有查考利用价值的档案。4.短期保管的彩色档案保管期限一般为10年，主要是一般性业务活动中形成的档案。（四）档案清查1.定期对彩色档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应填写《彩色档案清查登记表》，记录清查结果。五、彩色档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅彩色档案。2.外部单位因合作、调研等合法事由查阅彩色档案。（二）利用程序1.公司/组织内部人员查阅彩色档案，需填写《彩色档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅彩色档案，需提交单位介绍信、查阅申请函等相关证明材料，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅彩色档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制、拍照等，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（三）利用登记1.档案管理部门应建立《彩色档案利用登记表》，详细记录利用时间、利用部门、利用人员、查阅内容、利用目的等信息。2.对于重要的彩色档案利用情况，应进行跟踪记录，及时了解利用效果。六、彩色档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对超过保管期限的彩色档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍具有保存价值。3.对于经过鉴定确定已无保存价值的彩色档案，应编制《彩色档案销毁清单》。（二）销毁1.经批准销毁的彩色档案，应按照规定的程序进行销毁。纸质彩色档案可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；电子彩色档案应采用格式化、删除等方式进行销毁。2.销毁过程应