钉钉使用制度及使用规范

PAGE钉钉使用制度及使用规范一、总则1.目的为规范公司/组织内部钉钉的使用，提高工作效率，确保信息安全与沟通顺畅，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织全体员工。3.基本原则合法合规原则：钉钉的使用必须符合国家法律法规及行业标准要求。高效工作原则：以提升工作效率、促进业务开展为出发点，合理利用钉钉各项功能。信息安全原则：保护公司/组织及员工的信息安全，防止信息泄露、滥用等情况发生。二、账号管理1.账号申请与开通新员工入职时，由人力资源部门统一提交钉钉账号开通申请，填写员工基本信息，确保账号信息准确无误。申请信息经审核通过后，由系统管理员为新员工开通钉钉账号，并告知初始密码。员工应及时登录系统，修改初始密码，确保账号安全。2.账号使用规范员工应妥善保管个人钉钉账号及密码，不得将账号转借他人使用。若发现账号异常，如被盗用、无法登录等情况，应立即联系系统管理员进行处理，并及时修改密码。3.账号注销员工离职或因其他原因不再需要使用钉钉账号时，所在部门应及时通知人力资源部门。人力资源部门核实后，通知系统管理员进行账号注销操作。账号注销前，员工应确保已完成所有工作交接，且不存在未处理的重要事项或信息。三、功能使用规范1.即时通讯使用即时通讯功能时，应保持礼貌、专业，语言简洁明了，避免使用粗俗、攻击性或不当言辞。重要工作事项沟通建议采用正式的聊天记录形式，并及时进行截图保存，以备后续查阅。严禁在工作时间内使用即时通讯功能进行与工作无关的闲聊，如私人生活话题、娱乐八卦等。2.工作群组加入工作群组应遵循群组的主题和目的，不得随意加入与工作无关的群组。在工作群组中发言应围绕工作内容，积极参与讨论，提供有价值的意见和建议。不得发布与工作无关的广告、链接、图片或视频等信息。群成员应尊重他人意见，不得在群组中进行争吵、诋毁或恶意攻击等行为。对于群组中的重要信息，应及时阅读并给予回应。工作群组的管理员应负责维护群组秩序，及时清理无关信息，确保群组交流的高效性和严肃性。3.审批流程发起审批流程前，应仔细阅读审批流程说明及相关要求，确保填写的信息准确、完整。审批流程中的各项字段应如实填写，不得虚报、瞒报或故意遗漏重要信息。审批人应在规定时间内完成审批工作，不得拖延。如对审批内容有疑问或异议，应及时与申请人沟通核实。对于已完成审批的流程，相关人员应及时关注审批结果，并按照结果执行相应操作。4.日程管理员工应及时更新个人日程安排，包括会议、任务、出差等信息，确保与团队成员的日程信息保持一致。创建日程时，应详细填写日程主题、时间、地点、参与人员等信息，以便其他人员能够准确了解日程内容。对于重要日程，应设置提醒功能，避免因疏忽而错过。同时，应提前做好准备工作，确保按时参加日程活动。5.文件共享文件共享应遵循公司/组织的文件管理规定，确保文件的分类清晰、命名规范。共享文件时，应选择合适的共享范围，避免文件被不必要的人员访问。对于涉及公司机密或敏感信息的文件，应严格控制共享权限。上传至钉钉的文件应确保内容真实、准确，不得上传非法、违规或虚假文件。同时，应定期清理过期或不再使用的文件，释放存储空间。四、信息安全管理1.数据保护员工应严格遵守公司/组织的信息安全政策，保护公司/组织及客户的数据安全。不得私自复制、传播、泄露公司机密信息。在使用钉钉传输文件或信息时，应确保数据的加密传输，避免数据在传输过程中被窃取或篡改。定期备份重要的工作数据，防止因系统故障、意外删除等原因导致数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的位置，并定期进行检查和维护。2.账号安全防护除使用强密码外，建议定期更换密码，以提高账号的安全性。密码应包含字母、数字和特殊字符，长度不少于一定位数。避免在公共网络环境下登录钉钉账号，如必须使用，应确保网络安全，如使用VPN等加密工具。注意防范网络诈骗，不轻易点击来自陌生来源的链接或下载不明文件，以免导致账号被盗或信息泄露。3.信息保密协议员工在使用钉钉过程中涉及到的公司/组织机密信息，应严格按照公司/组织的信息保密协议进行管理。未经授权，不得将公司机密信息通过钉钉或其他方式透露给外部人员。如因工作需要必须共享机密信息，应按照规定进行审批，并采取必要的保密措施。五、沟通协作规范1.跨部门沟通跨部门沟通时，应明确沟通目的和需求，提前准备好相关资料和信息，确保沟通的高效性。尊重其他部门的工作流程和职责，积极寻求协作解决方案，避免因本位主义影响工作进展。对于跨部门合作的项目或任务，应建立有效的沟通机制，定期召开会议或进行进度汇报，及时解决合作过程中出现的问题。2.与上级沟通与上级沟通工作时，应主动、及时汇报工作进展、成果及遇到的问题。汇报内容应条理清晰、数据准确，以便上级能够全面了解工作情况。认真听取上级的意见和建议，对于上级安排的工作任务，应明确工作要求和时间节点，如有疑问应及时与上级沟通确认。尊重上级的决策和指示，不得擅自更改或抵触上级的工作安排。如对上级决策有不同意见，应在适当的时机以恰当的方式提出，供上级参考。3.与下级沟通关注下级员工的工作情况，定期与下级进行沟通交流，了解他们在工作中遇到的困难和需求，并给予及时的指导和支持。向下级传达工作任务时，应确保任务明确、要求清晰，同时给予必要的资源和权限支持。鼓励下级员工积极提出意见和建议，营造良好的沟通氛围。公正、客观地评价下级员工的工作表现，及时给予表扬和鼓励，对于存在的问题应及时指出并帮助其改进。六、监督与考核1.监督机制公司/组织设立专门的钉钉使用监督小组，负责对员工钉钉的使用情况进行定期检查和不定期抽查。监督小组通过查看聊天记录、审批流程、文件共享等方式，检查员工是否遵守本制度及相关规定。对于发现的违规行为，监督小组应及时记录，并通知相关责任人进行整改。2.考核办法将钉钉的使用情况纳入员工绩效考核体系，考核内容包括账号管理、功能使用规范、信息安全管理、沟通协作等方面。根据考核结果，对表现优秀的员工给予适当的奖励，如绩效加分、荣誉证书等；对违反制度的员工进行相应的处罚，如绩效扣分、警告、通报批评等。连续多次违反钉钉使用制度且拒不整改的员工，公司/组织将视情节严重程度给予进一步的纪律处分，直至解除劳动合同。七、培训与支持1.培训计划人力资源部门应定期组织钉钉使用培训，培训内容包括钉钉各项功能的操作方法、使用技巧、信息安全知识等。根据员工的岗位需求和实际情况，制定个性化的培训方案，确保员工能够熟练掌握与工作相关的钉钉功能。培训方式可采用线上视频教程、线下集中培训、一对一辅导等多种形式，以提高培训效果。2.技术支持设立专门的钉钉技术支持团队，负责解答员工在使用过程中遇到的技术问题。员工可通过钉钉客服、内部技术支持热线等方式寻求帮助。技术支持团队应及时响应员工的问题反馈，对于常见问题应整理成知