电子档案接收室制度规范

PAGE电子档案接收室制度规范一、总则（一）目的为了加强电子档案接收室的管理，确保电子档案的安全、完整、有效，便于电子档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于本公司/组织电子档案接收室的各项工作，包括电子档案的接收、整理、存储、保管、查阅、利用等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保电子档案管理工作合法合规。2.真实性原则：保证电子档案内容真实、准确、完整，与原始纸质档案一致。3.完整性原则：涵盖电子档案管理的各个环节，确保电子档案的全生命周期管理。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的电子档案进行严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：提供便捷的电子档案查阅和利用服务，提高工作效率。二、电子档案接收（一）接收范围1.本公司/组织各部门形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于合同协议、报告报表、审批文件、技术文档、会议纪要等。2.从外部接收的与本公司/组织业务相关的电子档案，如合作单位提供的文件、政府部门下发的政策文件等。（二）接收要求1.电子档案应符合国家规定的文件格式和存储要求，一般应为通用的办公软件格式或行业标准格式，如PDF、DOCX、XLSX等。2.电子档案应具备完整的元数据，包括文件名称、文件类型、文件大小、生成时间、作者、密级等信息。3.电子档案应进行加密处理，确保在传输和存储过程中的安全性。加密密钥应妥善保管，不得泄露。4.电子档案应附带电子签名或数字证书，以保证文件的真实性和完整性。（三）接收流程1.各部门在电子文件形成后，应及时整理并按照规定的格式和要求进行存储。2.部门负责人对电子文件进行审核，确认文件内容准确、完整，符合接收要求后，填写《电子档案接收申请表》，注明文件名称、数量、来源、密级等信息，并提交至电子档案接收室。3.电子档案接收室收到《电子档案接收申请表》后，对申请文件进行初步审查。审查内容包括文件格式、元数据、加密情况、电子签名等。如发现问题，及时与申请部门沟通，要求其进行整改。4.经审查合格的电子档案，由电子档案接收室工作人员进行接收，并按照规定的存储方式进行存储。接收过程中应做好记录，包括接收时间、文件名称、数量、存储位置等信息。三、电子档案整理（一）整理原则1.遵循电子档案的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于电子档案的管理、查阅和利用。3.符合国家有关电子档案整理的标准和规范。（二）整理内容1.对接收的电子档案进行分类，按照公司/组织的业务分类体系或档案管理分类标准进行划分，如行政管理类、财务类、业务类等。2.对电子档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母组合的方式，如“AD20230101001”，其中“AD”表示行政管理类，“20230101”表示文件生成时间，“001”表示该类文件的顺序号。3.建立电子档案目录数据库，录入电子档案的编号、名称、存储位置、密级、形成时间、保管期限等信息，以便快速检索和查询。（三）整理流程1.电子档案接收室工作人员按照整理原则和内容要求，对接收的电子档案进行分类和编号。2.将分类和编号后的电子档案信息录入电子档案目录数据库，确保目录信息准确、完整。3.对整理后的电子档案进行定期检查，发现问题及时进行调整和补充。四、电子档案存储（一）存储设备1.应选用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保电子档案数据的长期保存。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止因硬件故障导致数据丢失。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）存储环境1.电子档案存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，温度一般控制在18℃27℃之间，湿度控制在40%60%之间。2.存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全措施，确保电子档案的安全存储。3.建立存储环境监测系统，实时监测温度、湿度、空气质量等参数，发现异常情况及时采取措施。（三）存储方式1.采用分级存储方式，根据电子档案的重要性和使用频率，将其存储在不同级别的存储设备上。如重要且使用频繁的电子档案存储在高性能的磁盘阵列中，一般重要的电子档案存储在磁带库中，长期不使用的电子档案存储在光盘库中。2.对电子档案进行定期备份，备份频率根据档案的重要程度和变化情况确定，一般重要的电子档案每周备份一次，普通电子档案每月备份一次。备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致本地数据丢失。五、电子档案保管（一）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定电子档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期和短期，永久保管的电子档案应长期保存，不得销毁；长期保管的电子档案保管期限一般为30年；短期保管的电子档案保管期限一般为10年。2.在电子档案目录数据库中明确标注每一份电子档案的保管期限，便于管理和查询。（二）保管措施1.建立电子档案保管制度，明确保管责任人和保管流程，确保电子档案得到妥善保管。2.对保管期限届满的电子档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保存。鉴定工作应由公司/组织档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行。3.对涉及公司/组织机密的电子档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管、限制访问等，防止信息泄露。4.定期对电子档案进行清查，核对电子档案的数量、存储位置、保管期限等信息，确保电子档案的完整性和准确性。六、电子档案查阅（一）查阅权限1.根据电子档案的密级和使用范围，设定不同的查阅权限。一般分为公开查阅、内部查阅和机密查阅。公开查阅的电子档案任何人都可查阅；内部查阅的电子档案仅限本公司/组织内部人员查阅；机密查阅的电子档案仅限经过授权的特定人员查阅。2.查阅人员应按照规定的权限进行查阅，不得越权查阅。如需查阅超出自身权限的电子档案，应按照规定的审批程序进行申请。（二）查阅流程1.查阅人员填写《电子档案查阅申请表》，注明查阅电子档案的名称、编号、查阅目的、查阅期限等信息，并提交至电子档案接收室。2.电子档案接收室工作人员对查阅申请进行审核，根据查阅人员的权限和查阅目的进行审批。如申请查阅机密电子档案，需经相关部门负责人或公司/组织领导批准。3.经审批同意的查阅申请，电子档案接收室工作人员按照规定的查阅方式提供电子档案给查阅人员。查阅方式可包括在线查阅、拷贝、打印等，但应根据电子档案的密级和管理要求进行限制。4.查阅人员查阅电子档案时，应遵守相关规定，不得对电子档案进行修改、删除、传播等操作。查阅完毕后，应及时归还电子档案。（三）查阅记录1.电子档案接收室应建立查阅记录台账，详细记录查阅申请的受理时间、查阅人员姓名、部门、查阅电子档案名称、编号、查阅目的、查阅期限、审批情况、查阅方式、归还时间等信息。2.查阅记录应保存一定期限，以便日后查阅和审计。七、电子档案利用（一）利用范围1.电子档案的利用应服务于公司/组织的各项工作，包括行政管理、业务决策、项目申报、财务审计、法律纠纷等。2.鼓励各部门积极利用电子档案，提高工作效率和决策科学性。（二）利用方式1.电子档案的利用方式包括但不限于提供查阅、拷贝、打印、数据共享、专题分析等。2.根据利用需求和电子档案的密级，选择合适的利用方式。如提供查阅适用于一般性信息需求；拷贝和打印适用于需要留存纸质资料的情况；数据共享适用于跨部门协作的工作；专题分析适用于对特定主题的电子档案进行深入研究。（三）利用审批1.对于涉及重要事项或机密信息的电子档案利用，应进行严格的审批。审批流程按照查阅权限的审批程序执行，确保利用行为合法合规。2.在电子档案利用过程中，如需对电子档案进行加工处理，如编辑、汇总、分析等，应经电子档案管理部门同意，并确保处理后的电子档案内容真实、准确、完整，不改变原始档案的性质和内容。八、安全与保密（一）安全管理1.建立电子档案安全管理制度，明确安全责任人和安全措施，确保电子档案在存储、传输、利用过程中的安全。2.加强对电子档案存储设备和网络系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全软件，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.对电子档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为失误导致安全事故。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的电子档案进行保密管理。2.与电子档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对电子档案的访问进行严格控制，设置用户权限和密码，防止未经授权的人员访问机密电子档案。4.在电子档案的传输和存储过程中，采用加密技术，确保信息的保密性。九、监督与检查（一）监督机制1.建立电子档案管理监督机制，由公司/组织档案管理部门负责对电子档案接收室的工作进行监督检查。2.定期对电子档案管理工作进行内部审计，检查电子档案的管理情况是否符合制度规范要求，发现问题及时整改。（二）检查内容1.电子档案的接收、整理、存储、保管、查阅、利用等环节是否符合制度规范要求。2.电子档案的数量、质量、完整性、准确性等情况。3.电子档案存储设备和网络系统的安全运行情况。4.电子档案管理人员的工作执行情况和保密措施落实情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要