公共设施规范管理制度

PAGE公共设施规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司公共设施的管理，确保公共设施的正常运行，提高公共设施的使用效率，保障员工的工作和生活需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有公共设施，包括但不限于办公区域的水电设施、消防设施、电梯、空调系统、照明设备、通讯设施等，以及公共区域的道路、绿化、停车场、卫生间等设施。（三）基本原则1.安全第一原则：公共设施的管理和维护应始终把安全放在首位，确保设施的使用安全，避免发生安全事故。2.规范管理原则：依据相关法律法规和行业标准，对公共设施进行规范化管理，确保管理工作有章可循、有据可依。3.预防为主原则：加强公共设施的日常巡检和维护保养，及时发现和排除潜在问题，预防设施故障和损坏的发生。4.责任明确原则：明确各部门和人员在公共设施管理中的职责，做到责任到人，确保管理工作落到实处。二、管理职责（一）行政管理部门1.负责制定和完善公共设施规范管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹协调公共设施管理工作，组织相关部门对公共设施进行定期检查和不定期抽查。3.负责公共设施维修、更新改造项目的立项、审批和监督实施。4.协调解决公共设施管理过程中出现的重大问题。（二）使用部门1.负责本部门使用的公共设施的日常管理和维护，指定专人负责设施的巡检和报修工作。2.教育本部门员工爱护公共设施，遵守公共设施使用规定，发现设施损坏或异常情况及时报修。3.配合行政管理部门和维修部门做好公共设施的维修、保养和更新改造工作。（三）维修部门1.负责公共设施的维修、保养和故障排除工作，制定维修计划和应急预案。2.定期对公共设施进行巡检，及时发现设施存在的问题，并进行维修处理。3.负责公共设施维修材料和配件的采购、保管和发放工作。4.对公共设施的维修情况进行记录和统计，建立维修档案。（四）其他相关部门1.财务部门负责公共设施维修、更新改造项目的费用预算编制、审核和报销工作。2.采购部门负责公共设施维修材料和配件的采购工作，确保采购的材料和配件符合质量要求。3.安全管理部门负责公共设施的安全检查和监督工作，确保设施的使用安全符合相关规定。三、设施采购与验收（一）采购计划1.根据公共设施的使用情况、维修保养记录和实际需求，各部门应提前制定公共设施采购计划，报行政管理部门审核。2.行政管理部门汇总各部门采购计划后，结合公司预算和发展规划，制定年度公共设施采购计划，并报公司领导审批。（二）采购实施1.采购部门按照批准的采购计划进行公共设施的采购工作。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择具有良好信誉和质量保证的供应商。2.采购合同应明确公共设施的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保采购的公共设施符合公司要求。（三）验收1.公共设施到货后，采购部门应及时通知行政管理部门、使用部门和维修部门共同进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对公共设施的规格、型号、数量、外观、质量等进行检查，同时进行试运行或功能测试，确保设施能够正常运行。3.验收合格的公共设施应填写验收报告，由验收人员签字确认。验收不合格的公共设施，采购部门应及时与供应商协商解决，直至达到验收要求。四、设施日常管理（一）巡检制度1.维修部门应制定公共设施巡检计划，明确巡检周期、巡检内容和巡检人员。巡检人员应按照巡检计划对公共设施进行定期巡检。2.巡检过程中，巡检人员应认真检查公共设施的运行状况，包括设施的外观、运行参数、连接部件、安全装置等，及时发现设施存在的问题，并做好巡检记录。3.对于巡检中发现的一般问题，巡检人员应及时进行处理；对于发现的重大问题或无法立即处理的问题，应及时报告行政管理部门，并采取相应的临时措施，确保设施的安全运行。（二）报修制度1.使用部门发现公共设施损坏或异常情况后，应及时填写报修单，注明设施名称、损坏部位、故障现象等信息，并报维修部门。2.维修部门接到报修单后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员在维修前应与使用部门沟通，了解设施故障情况，并做好维修准备工作。3.维修人员维修完毕后，应填写维修记录，注明维修时间、维修内容、更换的零部件等信息，并请使用部门人员签字确认。对于维修后的设施，维修人员应进行回访，确保设施正常运行。（三）标识管理1.行政管理部门应统一制定公共设施标识标准，明确各类公共设施的标识内容、样式和颜色。2.公共设施标识应清晰、醒目、规范，便于员工识别和使用。标识内容应包括设施名称、使用说明、安全警示等信息。3.维修部门应定期检查公共设施标识的完整性和清晰度，及时更换损坏或褪色的标识。（四）档案管理1.行政管理部门应建立公共设施档案，档案内容包括设施采购合同、验收报告、巡检记录、维修记录、保养记录、更新改造记录等。2.公共设施档案应分类存放，便于查阅和管理。档案管理人员应定期对档案进行整理和更新，确保档案的完整性和准确性。3.公共设施档案应保存一定期限，以备查阅和审计。五、设施维护保养（一）保养计划1.维修部门应根据公共设施的特点和使用情况，制定公共设施年度维护保养计划。维护保养计划应包括保养项目、保养周期、保养内容、保养人员等信息。2.维护保养计划应报行政管理部门审核，经公司领导批准后实施。（二）保养实施1.维修人员应按照维护保养计划对公共设施进行定期保养。保养过程中应严格按照操作规程进行，确保保养质量。2.对于公共设施的关键部位和易损部件，应进行重点保养和检查，及时更换磨损或老化的部件，确保设施的性能和可靠性。3.维护保养工作完成后，维修人员应填写保养记录，注明保养时间、保养内容、更换的零部件等信息，并请使用部门人员签字确认。（三）设备润滑1.维修部门应根据公共设施的润滑要求，制定设备润滑计划，明确润滑部位、润滑周期、润滑油脂的种类和规格等信息。2.设备润滑工作应严格按照润滑计划进行，确保设备各润滑部位得到及时、有效的润滑。润滑油脂应选用符合质量标准的产品，严禁使用劣质油脂。3.维修人员应定期检查设备润滑情况，及时补充或更换润滑油脂，确保设备的正常运行。六、设施更新改造（一）改造需求评估1.随着公司业务的发展和公共设施的使用年限增加，行政管理部门应定期组织相关部门对公共设施的性能和运行状况进行评估，确定是否需要进行更新改造。2.使用部门、维修部门等应根据公共设施的实际使用情况，提出更新改造建议。更新改造建议应包括改造原因、改造内容、改造预算、预期效果等信息。3.行政管理部门对各部门提出的更新改造建议进行汇总和分析，结合公司发展规划和资金状况，制定公共设施更新改造计划。（二）改造项目立项1.公共设施更新改造计划经公司领导批准后，行政管理部门应组织相关部门进行改造项目立项。立项申请应包括项目名称、项目背景、改造内容、改造预算、实施进度计划、预期效果等信息。2.立项申请经审批通过后，行政管理部门应组织成立项目组，明确项目负责人和项目组成员的职责。项目组负责改造项目的具体实施和管理。（三）改造项目实施1.项目组应按照项目实施进度计划，组织设计单位、施工单位等进行改造项目的设计和施工。在项目实施过程中，应严格按照相关法律法规和行业标准进行管理，确保项目质量和安全。2.项目组应定期召开项目进度会议，及时解决项目实施过程中出现的问题。同时，应加强对项目质量和进度的监督检查，确保项目按时、按质完成。3.改造项目完成后，项目组应组织相关部门进行验收。验收合格的项目，应办理竣工验收手续，并将项目资料归档保存。七、设施安全管理（一）安全责任1.公司各部门应按照“谁使用、谁负责”的原则，负责本部门使用的公共设施的安全管理工作。部门负责人为安全管理第一责任人，应确保本部门员工正确使用公共设施，遵守安全规定。2.维修部门应负责公共设施的安全检查和维护保养工作，确保设施的安全性能符合要求。安全管理部门应加强对公共设施安全管理工作的监督检查，及时发现和消除安全隐患。（二）安全检查1.安全管理部门应定期组织对公共设施进行安全检查，检查内容包括设施的安全装置、运行状况、维护保养情况等。对于检查中发现的安全隐患，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.使用部门和维修部门应按照安全管理部门的要求，对本部门使用和管理的公共设施进行日常安全检查。检查中发现的安全问题应及时报告，并采取相应的措施进行处理。3.在重大节日、重要活动等特殊时期，应组织对公共设施进行专项安全检查，确保设施的安全运行。（三）安全教育1.行政管理部门应定期组织员工进行公共设施安全使用教育，提高员工的安全意识和操作技能。教育内容应包括设施的使用方法、安全注意事项、应急处理措施等。2.使用部门应结合本部门实际情况，对员工进行针对性的公共设施安全培训，确保员工熟悉本部门使用的公共设施的安全要求。3.新员工入职时，应进行公共设施安全培训，经考试合格后方可上岗操作。（四）应急预案1.行政管理部门应制定公共设施安