干部档案管理规范制度

PAGE干部档案管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理，确保干部档案的真实、完整、安全，充分发挥干部档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司干部档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，严禁任何形式的虚假信息。3.完整性原则：保证干部档案材料的齐全完整，全面反映干部的综合素质和工作经历。4.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露。二、档案内容与分类（一）档案内容干部档案主要包括以下内容：1.履历材料：记载干部的个人基本情况、工作经历等。2.自传材料：干部本人撰写的关于自己成长经历等方面的材料。3.鉴定、考核、考察材料：包括定期考核、专项考察等形成的数据材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等相关材料。5.政审材料：政治历史审查等方面的材料。6.党团材料：入党、入团志愿书等相关材料。7.奖励材料：获得的各类奖励表彰的文件及证书等。8.处分材料：受到党纪政纪处分的相关决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如个人重大事项报告、廉政档案等相关材料。（二）档案分类根据档案内容的性质和特点，干部档案分为十大类，每类再根据具体情况细分若干小类。分类应科学合理，便于查找和管理。三、档案收集与整理（一）收集要求1.人力资源部门应定期收集干部档案材料，确保材料的及时归档。2.各部门应积极配合人力资源部门，及时将涉及干部的相关材料移交至人力资源部门。3.收集的材料应完整、齐全、真实，符合档案管理的要求。（二）整理规范1.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.每份材料应注明来源、形成时间，并进行编号。3.整理过程中应剔除重复、无效的材料，确保档案内容的精炼和准确。四、档案审核与鉴别（一）审核内容1.审核档案材料的真实性，通过与相关部门核实、调查等方式进行。2.审核档案材料的完整性，检查是否存在应归档而未归档的材料。3.审核档案材料的规范性，包括格式、内容填写等是否符合要求。（二）鉴别方法1.对比核实：将档案材料与原始记录、相关证明等进行对比，判断其真实性。2.逻辑分析：对档案材料中的内容进行逻辑推理，检查是否存在矛盾或不合理之处。3.专业判断：对于一些专业性较强的材料，可请相关专业人员进行鉴别。五、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的干部档案保管室，确保保管场所安全、整洁、通风良好。2.保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（二）档案存放1.按照干部类别、职务层次等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，记录每份档案的存放位置。（三）保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制。3.严格控制档案查阅人员，防止档案丢失或损坏。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅干部档案的，需经人力资源部门负责人批准。2.涉及干部任免、调动等重要事项的查阅，需经公司领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.经批准后，由档案管理人员陪同查阅，并负责监督查阅过程。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需摘录或复制档案内容，需经档案管理人员同意。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅干部档案的，需经公司领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划涂改，不得泄露档案内容。七、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、离职等原因需要转递档案的，应及时办理档案转递手续。2.档案转递应符合干部人事档案管理的相关规定。（二）转递程序1.转出单位填写《干部档案转递通知单》，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应及时核对档案内容，并在回执上签字盖章后寄回转出单位。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立干部档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和准确性，方便干部档案信息的共享和交流。（二）数据录入与维护1.按照档案整理规范，将档案内容准确录入信息化管理系统。2.定期对系统数据进行维护，确保数据的及时更新和准确性。（三）信息安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期备份系统数据，防止数据丢失。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善干部档案管理规范制度，并组织实施。2.集中统一管理干部档案，确保档案的安全和完整。3.指导和监督各部门的档案收集、整理等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、审核、保管、查阅、借阅、转递等。2.严格遵守档案管理规定，保守档案秘密。3.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议。十、监督与检查（一）监督机制1.建立公司内部的档案管理监督机制，定期对干部档案管理工作进行检查。2.接受上级部门和相关部门的监督检查，对提出的问题及时整改。（二