会议纪要撰写制度规范

PAGE会议纪要撰写制度规范一、总则（一）目的为规范公司会议纪要的撰写工作，确保会议信息准确传达、有效落实，提高公司运营管理效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议纪要应准确记录会议内容，包括会议讨论的事项、达成的共识、做出的决策等，不得歪曲或遗漏重要信息。2.客观性原则：撰写过程中应保持客观中立，避免主观臆断和个人观点的过度表达，如实反映会议实际情况。3.及时性原则：会议结束后应及时撰写会议纪要，确保信息的时效性，以便相关人员能够及时了解会议精神并开展工作。4.规范性原则：会议纪要的格式、内容结构应符合本制度规范要求，保持统一和规范。二、会议纪要撰写职责分工（一）会议组织者1.负责明确会议主题、议程安排，并提前通知参会人员。2.在会议过程中，协助主持人把控会议节奏，确保会议围绕主题有序进行。3.会议结束后，及时向撰写人提供会议相关资料，如会议文件、汇报材料等，并对会议纪要初稿进行审核，提出修改意见。（二）会议记录人1.负责现场记录会议内容，包括会议发言要点、讨论过程、重要观点及决策结果等。记录应清晰、准确、完整，尽量采用原话记录，避免遗漏关键信息。2.对于会议中涉及的专业术语、技术细节等，如有疑问应及时向相关人员核实确认。3.会议结束后，根据记录内容及时整理撰写会议纪要初稿，并提交给会议组织者审核。（三）会议纪要撰写人1.根据会议记录人提供的初稿及会议组织者的审核意见，对会议纪要进行进一步的整理、编辑和完善。2.按照本制度规范要求的格式和内容结构，对会议纪要进行排版，确保其规范性和可读性。3.在撰写过程中，对会议内容进行提炼和总结，突出重点，使会议纪要能够准确反映会议核心精神和主要成果。（四）审核人1.由会议组织者或指定的其他管理人员担任审核人。审核人应对会议纪要的准确性、完整性、规范性进行全面审核。2.重点审核会议纪要是否准确传达了会议精神，决策事项是否明确、责任是否落实，语言表达是否清晰、逻辑是否严谨等。3.对审核中发现的问题及时与撰写人沟通，提出修改建议，直至审核通过。（五）批准人1.根据会议性质和重要程度，由公司相应层级的领导担任批准人。2.批准人对审核通过的会议纪要进行最终审批，确认其可以正式发布，并对会议纪要的有效性和权威性负责。三、会议纪要内容要求（一）标题1.应准确概括会议的核心主题，简洁明了，一般不超过20个字。例如：“[会议主题]会议纪要”。2.标题应与会议内容紧密相关，能够让阅读者快速了解会议的大致方向。（二）会议基本信息1.会议名称：填写会议的具体名称，如“董事会第[X]次会议”、“[部门名称]月度例会（第[X]期）”等。2.会议时间：记录会议召开的具体年月日时分，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的地点，包括具体楼层、房间号等。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员应注明。对于参会人员较多的情况，可以采用分组列出或按部门、层级等分类列出的方式。（三）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，依次列出会议议程的各项内容。2.对于每个议程项目，简要说明其主要讨论内容和目的。（四）会议内容1.会议发言记录：详细记录每位参会人员的发言要点，包括提出的问题、观点、建议等。尽量按照发言顺序进行记录，注明发言人姓名和职务。2.讨论过程：记录会议中针对各项议题展开的讨论过程，包括不同观点的碰撞、交流情况，以及讨论的重点和焦点问题。3.决策事项：明确会议达成的决策结果，包括决策事项的具体内容、责任人、完成时间节点等。对于重要决策，应记录决策的依据和理由。4.工作部署：记录会议对下一步工作的安排和部署，明确各项工作的责任部门、配合部门、工作任务及要求等。5.问题及解决方案：梳理会议中提出的问题，并记录针对这些问题讨论得出的解决方案或处理措施。（五）会议结论1.总结会议的主要成果和结论，强调会议达成的共识和重点工作方向。2.对会议讨论的事项进行简要回顾和归纳，突出关键要点。（六）附件1.如有与会议内容相关的重要文件、资料、图表等，可以作为附件附在会议纪要后面。2.对附件内容进行简要说明，注明附件名称、来源及与会议的关联。四、会议纪要格式规范（一）页面设置1.纸张：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右边距均设置为2.5厘米。3.页眉页脚：页眉内容为公司名称，页脚内容为页码，居中显示。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，加粗，居中排列。2.会议基本信息、会议议程：采用四号宋体字。3.会议内容、会议结论：采用小四号宋体字。4.附件说明：采用五号宋体字。（三）段落格式1.行距：采用1.5倍行距，段落首行缩进2个字符。2.各级标题：根据重要程度和层次关系，分别采用不同的格式区分。如：一级标题：采用三号黑体字，加粗，序号为“一、”，独占一行。二级标题：采用四号宋体字，加粗斜体，序号为“（一）”，与正文内容空一行。三级标题：采用小四号宋体字，加粗，序号为“1.”，与正文内容空一行。四级标题：采用小四号宋体字，序号为“（1）”，与正文内容空一行。（四）编号与排版1.会议纪要中的各项内容应按照上述格式要求进行编号和排版，确保层次分明、条理清晰。2.对于会议内容中的要点、决策事项等，可以采用序号、项目符号等方式进行标注，使其更加醒目。五、会议纪要撰写流程（一）会议前准备1.会议组织者提前确定会议主题、议程，并通知参会人员。同时，准备好会议所需的文件、资料等。2.会议记录人提前熟悉会议主题和议程，准备好记录工具，如笔记本、录音设备等。（二）会议记录1.在会议过程中，记录人应集中精力，认真记录会议内容。对于重要发言和关键决策，应重点记录，确保记录的准确性和完整性。2.记录过程中可采用速记、缩写等方式提高记录效率，但应保证记录内容能够清晰还原会议原意。如有需要，可向发言人进行简要询问，以确认记录的准确性。（三）初稿撰写1.会议结束后，记录人应及时根据会议记录内容整理撰写会议纪要初稿。初稿应在[X]个工作日内完成，并提交给会议组织者审核。2.在撰写初稿时，应按照本制度规范要求的格式和内容结构进行整理，对记录内容进行适当的编辑和润色，使会议纪要语言通顺、逻辑连贯。（四）审核修改1.会议组织者收到会议纪要初稿后，应在[X]个工作日内完成审核，并将审核意见反馈给撰写人。2.撰写人根据审核意见对会议纪要进行修改完善，确保其符合要求。修改后的会议纪要再次提交给会议组织者审核，直至审核通过。（五）批准发布1.审核通过的会议纪要由批准人进行最终审批。批准人应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。2.经批准后的会议纪要按照公司内部文件管理规定进行编号、存档，并及时分发给相关人员。对于需要传达给全体员工的会议纪要，可通过公司内部办公系统、公告栏等渠道发布。六、会议纪要存档与查阅（一）存档管理1.公司设立专门的会议纪要档案库，对各类会议纪要进行集中存档管理。2.会议纪要应按照会议时间顺序、会议类型等进行分类归档，建立清晰的档案索引，便于查找和查阅。3.每份会议纪要应包括纸质版和电子版两种形式。纸质版会议纪要应打印清晰、装订整齐，与电子版内容保持一致，并按照档案管理要求进行编号、标注日期等。电子版会议纪要应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照统一的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映会议的基本信息。（二）查阅权限1.根据公司内部管理规定，不同层级的人员具有不同的会议纪要查阅权限。公司高层管理人员可查阅公司所有会议纪要。部门负责人可查阅本部门相关会议纪要以及涉及公司整体决策、重要工作部署等的会议纪要。其他员工如需查阅会议纪要，应根据工作需要，向所在部门负责人提出申请，经批准后可查阅相关会议纪要。2.查阅会议纪要时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅会议纪要名称及查阅目的等信息。查阅结束后，应及时归还会议纪要，并确保其完整性和保密性。（三）保密要求1.会议纪要涉及公司内部重要信息和商业机密，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得将会议纪要内容泄露给无关人员。2.如需对会议纪要进行复印、摘录等操作，应事先获得批准，并按照公司保密规定进行处理，确保信息安全。七、会议纪要的修订与废止（一）修订1.在公司运营过程中，如发现会议纪要内容存在错误、与实际情况不符或因政策法规、公司业务调整等原因需要对会议纪要进行修订时，由相关部门或人员提出修订申请。2.修订申请应详细说明修订的原因、内容及涉及的会议纪要名称等信息，并提交给会议纪要的原批准人审核。3.原批准人审核通过后，由会议纪要撰写人按照本制度规范要求进行修订，并重新履行审核、批准程序。修订后的会议纪要应及时更新存档，并通知相关人员。（二）废止1.当会议纪要所涉及的事项已经完成、决议