2026年机器人集成公司邮箱使用管理制度

2026年机器人集成公司邮箱使用管理制度第一章总则第一条目的为规范公司邮箱使用行为，保障公司信息安全，维护公司合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习人员及其他在公司工作的人员。第三条基本原则公司邮箱使用遵循"安全第一、规范使用、保密为先、责任到人"的原则，确保公司信息资产安全。第四条管理职责公司信息技术部门负责邮箱系统的建设、维护和管理工作，人力资源部门负责邮箱账号的申请审批流程管理，各部门负责人负责本部门员工邮箱使用的监督管理。第二章邮箱账号管理第五条账号申请新员工入职后，由所在部门负责人提出申请，填写《邮箱账号开通申请表》，经人力资源部门审核后，由信息技术部门统一开通邮箱账号。第六条账号命名规则公司邮箱账号采用统一命名规则，格式为：姓名拼音全拼@公司域名。对于姓名拼音相同的员工，在姓名拼音后添加部门缩写或数字序号进行区分。第七条密码管理邮箱密码设置应符合以下要求：（一）密码长度不少于10位，包含大小写字母、数字和特殊字符；（二）不得使用与个人信息相关的简单密码，如生日、电话号码、姓名拼音等；（三）密码每90天必须更换一次，且更换的密码与前三次使用的密码不得重复；（四）员工应妥善保管邮箱密码，不得告知他人，包括同事、亲友等；（五）如发现密码泄露或账号异常，应立即通知信息技术部门并更换密码。第八条账号变更与注销员工岗位调动时，应及时申请变更邮箱权限；员工离职时，人力资源部门应在离职手续办理完毕后立即通知信息技术部门注销其邮箱账号，并对邮箱内的重要邮件进行备份或移交。第三章邮箱使用规范第九条使用范围公司邮箱仅限用于工作相关事务，包括但不限于：（一）公司内部沟通协作；（二）与客户、供应商等外部合作伙伴的业务往来；（三）接收和发送工作相关的文件资料；（四）其他与工作相关的合法活动。第十条禁止行为严禁使用公司邮箱从事以下活动：（一）发送与工作无关的邮件，包括但不限于私人聊天、广告宣传、垃圾邮件等；（二）传播违法违规信息，包括但不限于色情、暴力、恐怖、赌博、诈骗等内容；（三）泄露公司商业秘密、技术机密、客户信息等敏感信息；（四）发送恶意软件、病毒或其他可能损害公司信息系统的内容；（五）冒用他人名义发送邮件；（六）其他违反法律法规和公司规章制度的行为。第十一条邮件内容规范发送邮件时应遵守以下规范：（一）邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容；（二）邮件正文应语言文明、表达清晰、逻辑严谨；（三）重要邮件应进行备份，并保留相关发送记录；（四）发送包含敏感信息的邮件时，应使用公司指定的加密方式；（五）不得在邮件中使用不文明语言或攻击性言论。第十二条附件管理发送邮件附件时应注意以下事项：（一）附件应与邮件内容相关，不得发送与工作无关的文件；（二）重要文件应进行加密处理，并通过安全渠道告知收件人密码；（三）附件大小应控制在系统规定范围内，超大文件应使用公司指定的文件传输方式；（四）发送前应检查附件是否完整，避免遗漏或错误。第四章信息安全与保密第十三条保密责任员工应严格遵守公司保密制度，对通过邮箱接触到的公司机密信息、客户信息、技术资料等负有保密义务，不得向任何未经授权的第三方泄露。第十四条敏感信息处理涉及以下敏感信息的邮件，应采取相应的保密措施：（一）公司核心技术资料、研发成果、专利信息；（二）客户商业信息、技术需求、合作细节；（三）公司财务数据、人事信息、战略规划；（四）其他经公司认定的敏感信息。处理上述信息时，应使用公司加密邮件系统，并在邮件中标注保密级别。第十五条外部邮件处理接收外部邮件时，应注意以下事项：（一）谨慎对待陌生邮件，尤其是包含附件或链接的邮件；（二）不要随意点击可疑链接或下载不明附件；（三）发现可疑邮件应立即报告信息技术部门；（四）对外发送邮件前，应确认收件人地址的准确性，避免误发。第十六条设备安全使用邮箱时应注意设备安全：（一）不得在公共设备或非公司设备上登录公司邮箱；（二）使用完毕后应及时退出邮箱登录；（三）定期检查设备安全，确保没有恶意软件或病毒；（四）移动设备丢失或被盗时，应立即通知信息技术部门冻结邮箱账号。第五章监督管理第十七条监控机制公司信息技术部门有权对邮箱使用情况进行必要的监控，包括但不限于邮件内容、发送接收记录、登录日志等，以保障公司信息安全。第十八条定期检查信息技术部门应定期对邮箱系统进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。各部门负责人应定期对本部门员工邮箱使用情况进行检查和指导。第十九条安全培训公司应定期组织邮箱安全使用培训，提高员工的安全意识和操作技能。新员工入职时必须接受邮箱安全使用培训。第二十条应急处理发生邮箱安全事件时，应立即采取以下措施：（一）立即报告信息技术部门和直接上级；（二）保存相关证据，包括邮件内容、发送接收记录等；（三）配合公司进行调查和处理；（四）采取必要措施防止事件扩大。第六章违规处理第二十一条违规认定违反本制度规定的行为，由信息技术部门和人力资源部门共同认定。员工对认定结果有异议的，可以向公司申诉委员会提出申诉。第二十二条处理措施根据违规情节轻重，公司将采取以下处理措施：（一）轻微违规：给予口头警告或书面警告，要求限期整改；（二）一般违规：给予通报批评，扣发绩效奖金，暂停邮箱使用权限1-7天；（三）严重违规：给予记过处分，降职或调岗，暂停邮箱使用权限1-3个月；（四）特别严重违规：解除劳动合同，追究经济赔偿责任，涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十三条责任追究因违规使用邮箱给公司造成经济损失的，员工应承担相应的赔偿责任。部门负责人对本部门员工邮箱使用管理不善的，应承担相应的领导责任。第二十四条奖励机制对严格遵守本制度，在邮箱安全使用方面表现突出的员工，公司将给予表彰和奖励。及时发现并报告安全隐患的员工，将