2026年机器人集成公司员工档案信息管理制度

2026年机器人集成公司员工档案信息管理制度第一章总则第一条目的为规范公司员工档案信息管理工作，确保员工档案信息的完整、准确、安全和有效利用，保护员工个人信息安全，维护员工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有员工的档案信息管理，包括在职员工、离职员工、退休员工的档案信息，以及公司在招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免等人事管理活动中形成的各类档案信息。第三条基本原则员工档案信息管理遵循真实完整、安全保密、规范管理、有效利用的原则，确保员工档案信息的真实性、完整性、安全性和可用性。第四条管理职责公司人力资源部是员工档案信息管理的职能部门，负责员工档案信息的统一管理工作，包括档案信息的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。各部门负责人应配合人力资源部做好本部门员工档案信息的收集和提供工作。全体员工有义务提供真实、准确的个人信息，并配合公司做好档案信息管理工作。第二章员工档案信息内容第五条基本信息员工基本信息主要包括：个人身份信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、籍贯、户籍所在地、现住址、联系方式等；学历学位信息：学历层次、毕业院校、专业、学位、毕业时间、学历学位证书编号等；职业资格信息：职业资格证书、专业技术职务证书、技能等级证书等相关信息；工作经历信息：工作经历、工作单位、职务、工作时间、离职原因等；家庭关系信息：家庭成员姓名、关系、工作单位、联系方式等。第六条录用信息员工录用信息主要包括：招聘信息：招聘岗位、招聘条件、招聘过程记录等；录用信息：录用通知书、入职登记表、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；背景调查信息：背景调查记录、调查结果等；体检信息：入职体检报告、健康状况证明等。第七条工作信息员工工作信息主要包括：岗位信息：岗位名称、岗位职责、岗位要求、岗位变动记录等；考核信息：绩效考核记录、评价意见、考核结果等；奖惩信息：奖励决定、表彰记录、处分决定、处罚记录等；培训信息：培训记录、培训内容、培训时间、培训成绩、培训证书等；薪酬福利信息：工资标准、工资调整记录、奖金发放记录、社会保险缴纳记录、住房公积金缴纳记录等。第八条离职信息员工离职信息主要包括：离职申请：离职申请书、离职原因说明等；离职手续：离职交接清单、工作交接记录、物品归还记录等；离职证明：解除劳动合同证明、离职证明等；离职后信息：离职后联系方式、就业情况等相关信息。第三章员工档案信息收集第九条收集原则员工档案信息的收集应遵循以下原则：真实性原则：收集的员工档案信息必须真实、准确，不得虚假、伪造；完整性原则：收集的员工档案信息应完整、全面，不得遗漏重要信息；及时性原则：员工档案信息应及时收集，确保信息的时效性；合法性原则：收集员工档案信息应符合法律法规要求，不得收集法律法规禁止收集的信息。第十条收集方式员工档案信息的收集方式主要包括：员工自行提供：员工填写各类表格、提供相关证明材料等；公司调查获取：公司通过背景调查、学历验证、资格认证等方式获取相关信息；第三方提供：通过学校、原工作单位、政府部门等第三方机构获取相关信息；工作形成：在员工工作过程中形成的各类记录、文件等。第十一条收集时间员工档案信息的收集时间要求如下：入职前：收集员工基本信息、学历学位信息、职业资格信息、工作经历信息等；入职时：收集员工入职相关信息，包括录用通知书、劳动合同、保密协议等；在职期间：及时收集员工岗位变动、考核结果、奖惩情况、培训记录等信息；离职时：收集员工离职相关信息，包括离职申请、离职交接记录、离职证明等。第十二条收集要求员工档案信息的收集应符合以下要求：收集员工档案信息应明确告知员工收集的目的、方式和范围，取得员工的同意；收集的员工档案信息应与员工的工作岗位和工作职责相关，不得收集与工作无关的信息；收集员工敏感个人信息应取得员工的单独同意，并严格按照法律法规要求进行保护；收集的员工档案信息应进行核实，确保信息的真实性和准确性；员工档案信息的收集应做好记录，建立收集台账。第四章员工档案信息整理第十三条整理原则员工档案信息的整理应遵循以下原则：系统性原则：员工档案信息应按照一定的逻辑关系进行系统整理，便于管理和利用；规范性原则：员工档案信息的整理应符合规范要求，包括分类、编号、装订等；准确性原则：员工档案信息的整理应确保信息的准确性，避免错误和遗漏；及时性原则：员工档案信息应及时整理，确保信息的时效性。第十四条分类方法员工档案信息按照以下方法进行分类：按员工类别分类：分为在职员工档案、离职员工档案、退休员工档案等；按信息内容分类：分为基本信息、录用信息、工作信息、离职信息等；按形成时间分类：按照信息形成的时间顺序进行排列；按重要程度分类：按照信息的重要程度进行区分和管理。第十五条编号规则员工档案信息采用统一的编号规则进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。编号规则由人力资源部制定并公布实施。第十六条整理要求员工档案信息的整理应符合以下要求：纸质档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管；电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和利用；档案信息应进行登记，建立档案信息台账，记录档案信息的内容、数量、形成时间等；档案信息的整理应做好记录，建立整理台账。第五章员工档案信息保管第十七条保管条件员工档案信息的保管应具备以下条件：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等设施设备；档案库房的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45-60%；电子档案的存储应符合国家相关标准，采用可靠的存储介质和存储方式；档案保管场所应设置必要的安全防护设施，确保档案信息安全。第十八条保管期限员工档案信息的保管期限按照以下规定执行：在职员工档案：长期保管，直至员工离职后继续保管；离职员工档案：离职后保管期限为30年；退休员工档案：退休后永久保管；其他档案信息：根据其重要程度和使用价值确定保管期限。第十九条保管要求员工档案信息的保管应符合以下要求：档案信息应按照分类编号进行有序排列，便于查找和利用；档案信息应定期进行检查，发现问题及时处理；档案信息的保管情况应进行记录，建立保管台账；对于破损、变质的档案信息，应及时进行修复或复制；电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。第二十条移交管理员工档案信息的移交应遵循以下规定：员工调动工作时，其档案信息应随员工一同移交；档案信息的移交应办理移交手续，填写移交清单，双方签字确认；档案信息的移交应确保档案信息的完整和安全；档案信息移交后，应及时更新档案信息台账。第六章员工档案信息利用第二十一条利用原则员工档案信息的利用应遵循以下原则：合法合规原则：员工档案信息的利用应符合法律法规要求，不得违反法律法规规定；必要最小原则：员工档案信息的利用应限于必要的范围，不得过度收集和使用；安全保密原则：员工档案信息的利用应确保信息安全，防止信息泄露；知情同意原则：员工档案信息的利用应取得员工的同意，法律法规另有规定的除外。第二十二条利用范围员工档案信息的利用范围主要包括：公司内部管理：用于员工管理、绩效考核、薪酬管理、培训发展等内部管理活动；员工个人查询：员工本人查询本人的档案信息；政府部门查询：政府部门依法查询员工档案信息；司法机关查询：司法机关依法查询员工档案信息；其他合法查询：法律法规规定的其他合法查询。第二十三条利用程序员工档案信息的利用应按照以下程序进行：提出申请：利用人应提出书面申请，说明利用目的、利用范围、利用方式等；审核批准：人力资源部应对利用申请进行审核，符合条件的予以批准；办理手续：利用人应办理相关手续，填写利用登记表；提供利用：人力资源部应按照批准的范围和方式提供档案信息；利用登记：应对档案信息的利用情况进行登记，建立利用台账。第二十四条利用要求员工档案信息的利用应符合以下要求：利用人应妥善保管所获取的档案信息，不得泄露、篡改、毁损；利用人应按照批准的范围和方式使用档案信息，不得超出范围使用；利用人不得将获取的档案信息用于非法目的；利用人应及时归还所借阅的档案信息；对于涉及员工个人隐私的信息，应采取必要的保护措施。第七章员工档案信息安全第二十五条安全责任公司人力资源部是员工档案信息安全的责任部门，负责制定员工档案信息安全管理制度，采取必要的安全保护措施，确保员工档案信息安全。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案信息。第二十六条保密措施员工档案信息的保密应采取以下措施：档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入；档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任；档案信息的查阅应进行登记，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等；电子档案应设置访问权限，采取加密措施；不得在公共场所谈论员工档案信息。第二十七条技术防护员工档案信息的技术防护应包括以下措施：电子档案应采用安全可靠的存储介质和存储方式；档案管理系统应具备安全审计、日志记录等功能；应定期对档案管理系统进行安全检测和漏洞修复；应建立数据备份和恢复机制，防止数据丢失；应采取必要的网络安全措施，防止网络攻击。第二十八条应急管理公司应制定员工档案信息安全应急预案，明确在发生档案信息泄露、丢失、毁损等安全事件时的应急处置措施。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。第八章员工档案信息销毁第二十九条销毁条件员工档案信息的销毁应符合以下条件：超过规定保管期限且无继续保存价值的档案信息；经鉴定确认已失去利用价值的档案信息；因损毁、变质等原因无法继续保存且无复制价值的档案信息；法律法规规定可以销毁的其他档案信息。第三十条销毁程序员工档案信息的销毁应按照以下程序进行：档案管理人员对拟销毁的档案信息进行清理，编制档案销毁清册；档案销毁清册报人力资源部负责人审核，重要档案信息的销毁须报公司分管领导批准；档案销毁应指定专人负责，并有监销人在场；档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字确认；档案销毁清册应永久保存。第三十一条销毁要求员工档案信息的销毁应符合以下要求：档案销毁应采取安全可靠的方式，确保信息无法恢复；电子档案的销毁应采用专业的技术手段，确保数据彻底清除；档案销毁应做好记录，建立销毁台账；不得擅自销毁员工档案信息；对于涉及员工个人隐私的信息，应采取更加严格的销毁措施。第九章监督与考核第三十二条监督检查公司人力资源部应定期对员工档案信息管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。各部门应积极配合监督检查工作，及时整改存在的问题。第三十三条考核评价公司将员工档案信息管理工作纳入各部门和员工的绩效考核体系，对员工档案信息管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对员工档案信息管理工作存在