印章管理情况自查报告

印章管理情况自查报告印章管理作为企事业单位重要的风险管理环节，关乎各项业务的合法性、有效性以及单位的声誉与利益。为确保印章使用的规范和安全，本单位对印章管理情况展开了全面自查，现将自查情况详细汇报如下：

一、印章管理基本情况

本单位目前共有[X]枚印章，涵盖公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印章、部门章等不同类型。这些印章在单位日常经营管理中发挥着关键作用，具体信息如下表所示：

|印章类型|数量|用途|保管部门|保管人|

|--|--|--|--|--|

|公章|1|用于对外签署各类文件、合同、证明等具有法律效力的文书。|行政办公室|[姓名1]|

|财务专用章|1|主要用于财务收支结算、银行账户管理、开具发票等财务事项。|财务部|[姓名2]|

|合同专用章|1|专门用于签订各类合同、协议。|法务部|[姓名3]|

|法定代表人印章|1|在涉及法定代表人签字确认的业务中使用，如银行预留印鉴、合同签署等。|行政办公室|[姓名1]|

|部门章|[X]|用于各部门内部文件流转、工作联系等。|各对应部门|各部门指定人员|

二、印章管理制度建设情况

（一）制度的制定与完善

本单位高度重视印章管理的规范性和有效性，依据国家相关法律法规和单位实际情况，制定了《印章管理制度》。该制度明确了印章的刻制、保管、使用、停用等各环节的操作流程和规范要求。例如，在印章刻制方面，规定必须由使用部门提出申请，经分管领导审批同意后，由行政办公室统一办理刻制手续，并在公安机关备案；在印章保管方面，要求指定专人负责，确保印章安全存放，未经批准不得擅自委托他人保管等。同时，随着单位业务的发展和管理需求的变化，我们定期对制度进行修订和完善，确保其具有可操作性和适应性。

（二）制度的宣传与培训

为确保全体员工了解并遵守印章管理制度，我们采取了多种方式进行宣传和培训。一方面，通过内部办公系统、宣传栏等渠道发布制度内容，让员工随时查阅学习；另一方面，定期组织印章管理专题培训，对制度的重点内容进行详细解读，提高员工对印章管理重要性的认识和操作的规范性。在培训过程中，结合实际案例进行讲解，使员工深刻理解违规使用印章可能带来的法律风险和经济损失。

三、印章刻制与启用管理

（一）刻制流程执行情况

在印章刻制过程中，我们严格按照《印章管理制度》的规定执行。自上次自查以来，本单位新刻制了[X]枚印章，其中[具体原因1]新刻了[XX]部门章，[具体原因2]新刻了[XX]合同专用章。使用部门均按照流程填写了《印章刻制申请表》，详细注明了刻制印章的名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交分管领导审批。行政办公室在收到审批通过的申请表后，及时与公安机关指定的刻章单位联系，办理刻制手续，并留存了相关的刻章合同、发票等资料。新印章刻制完成后，行政办公室立即进行了印模采集和备案，建立了新的印章档案。

（二）启用手续办理情况

新印章启用前，行政办公室会向相关部门和人员发布《印章启用通知》，明确印章的启用时间、使用范围、保管人等信息。同时，将新印章的印模加盖在《印章启用登记表》上，由使用部门和行政办公室双方签字确认。在实际操作中，我们发现部分部门在接到印章启用通知后，未能及时将通知传达给所有相关人员，导致个别业务人员在不知情的情况下仍使用旧印章。针对这一问题，我们要求各部门在收到通知后，必须进行内部传达和培训，并将传达情况以书面形式反馈给行政办公室，确保所有人员都能及时准确地了解印章的启用信息。

四、印章保管情况

（一）保管方式与安全措施

印章保管严格遵循“专人保管、专柜存放”的原则。每个印章都有专门的保管人员，保管人员均经过严格的背景审查和培训，具备良好的职业道德和责任心。公章、法定代表人印章由行政办公室主任[姓名1]保管，财务专用章由财务部会计[姓名2]保管，合同专用章由法务部经理[姓名3]保管，部门章由各部门指定的专人保管。保管印章的专柜均配备了必要的安全设施，如门禁系统、监控摄像头、保险柜等，确保印章在存放期间的安全。同时，定期对保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。

（二）保管人员职责履行情况

保管人员严格履行职责，遵守印章保管的各项规定。在日常工作中，保管人员坚持“人离章锁”，将印章妥善存放在保险柜内，严禁将印章随意放置在桌面或其他易丢失的地方。同时，严格控制印章的接触范围，未经批准不得擅自将印章带出保管场所。在本次自查中，我们对保管人员的工作记录进行了详细检查，未发现违规操作行为。但个别保管人员在印章使用登记方面存在记录不及时、不完整的情况，如未详细记录用印时间、用印文件名称等信息。针对这一问题，我们对相关保管人员进行了批评教育，并要求其立即整改，严格按照规定做好印章使用登记工作。

五、印章使用管理

（一）使用审批流程执行情况

本单位建立了严格的印章使用审批流程。使用印章前，使用部门需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数等信息，并经部门负责人签字确认。对于重要文件和重大事项的用印，还需报分管领导或主要领导审批。在实际使用过程中，绝大部分部门都能严格按照审批流程办理用印手续，但仍有个别部门存在先使用后补审批的情况。例如，[部门名称]在紧急情况下为办理一份临时业务合同用印，未及时履行审批手续，事后才补办。针对这一问题，我们对该部门负责人进行了严肃批评，并在全体员工大会上进行了通报，强调必须严格遵守用印审批流程，杜绝此类现象再次发生。

（二）用印登记与记录情况

为规范印章使用行为，我们建立了详细的《印章使用登记簿》。保管人员在每次用印时，都会认真记录用印时间、用印部门、用印事由、用印文件名称、份数、审批人等信息，并要求用印人签字确认。在本次自查中，我们对用印登记记录进行了全面检查，发现大部分记录清晰、准确，但仍存在个别登记错误和涂改现象。例如，[保管人姓名]在登记用印份数时出现笔误，将“3份”写成了“5份”，发现后进行了涂改，但未按照规定在涂改处签字确认。针对这一问题，我们对相关保管人员进行了培训，强调登记记录的严肃性和准确性，要求在出现错误时必须按照规定进行更正，并签字确认。

（三）特殊情况用印管理

在实际工作中，可能会遇到一些特殊情况需要紧急用印。针对这种情况，我们制定了特殊情况用印管理办法。当出现紧急情况且无法及时履行正常审批手续时，用印人需先通过电话或其他方式向分管领导或主要领导请示，经同意后方可用印。用印后，用印人需在[X]个工作日内补齐审批手续。在本次自查中，共发现[X]次特殊情况用印，均按照规定程序进行了处理，事后相关手续也及时补齐。

六、印章停用与销毁管理

（一）停用印章处理情况

自上次自查以来，本单位共有[X]枚印章停用，其中包括因部门撤销停用的[X]枚部门章和因印章损坏停用的[X]枚合同专用章。对于停用的印章，我们及时采取了封存措施，并明确了封存地点和保管人员。同时，在《印章管理台账》中对停用印章的状态进行了更新，注明停用时间、停用原因等信息。在停用印章的通知方面，行政办公室及时向相关部门和人员发布了《印章停用通知》，告知停用印章的名称、停用时间等信息，并要求各部门在收到通知后，停止使用相关印章。

（二）销毁印章管理情况

对于需要销毁的印章，我们严格按照规定程序办理。在销毁印章前，由行政办公室填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、规格、数量、停用时间等信息，并经分管领导和主要领导审批。审批通过后，行政办公室会同法务部、财务部等相关部门人员，对销毁印章进行现场监销，并拍照留存。销毁完成后，及时在《印章管理台账》中进行注销登记，并将销毁相关资料归档保存。在本次自查中，对已销毁印章的档案资料进行了检查，未发现问题。

七、存在的问题与整改措施

（一）存在的问题

1.制度宣传力度有待加强：虽然我们通过多种渠道对印章管理制度进行了宣传和培训，但仍有部分员工对制度的具体内容和要求理解不够深入，存在违规操作的隐患。

2.用印审批流程执行不够严格：个别部门存在先使用后补审批的情况，影响了印章使用的规范性和严肃性。

3.印章使用登记记录存在不规范现象：部分登记记录存在错误、涂改、不完整等问题，影响了记录的准确性和可追溯性。

4.信息化管理水平较低：目前印章管理主要依靠手工登记和纸质档案，信息化程度较低，不利于提高管理效率和风险防控能力。

（二）整改措施

1.加强制度宣传与培训：制定更加详细的培训计划，定期组织全体员工进行印章管理专题培训，结合实际案例深入解读制度内容，提高员工的合规意识。同时，通过内部办公系统、微信公众号等渠道，定期发布印章管理相关知识和案例，加强日常宣传教育。

2.严格执行用印审批流程：进一步强调用印审批流程的重要性，对违规操作的部门和个人进行严肃处理。建立用印审批预警机制，对于未按规定履行审批手续的用印申请，系统自动提示，拒绝用印。

3.规范印章使用登记记录：对印章保管人员进行专项培训，强调登记记录的准确性和规范性，要求严格按照规定填写登记信息，不得随意涂改。同时，采用电子登记系统，实现登记信息的实时录入和共享，提高登记记录的质量和可追溯性。

4.推进印章管理信息化建设：引入先进的印章管理软件，实现印章申请、审批、使用、登记等全流程信息化管理。通过信息化手段，加强对印章使用的实时监控和风险预警，提高管理效率和防控能力。

八、总结