公证人员保密制度规范

PAGE公证人员保密制度规范一、总则（一）目的为加强公证人员保密工作管理，确保公证机构和公证人员妥善保管、使用在公证业务活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私，维护当事人合法权益，保障公证工作的正常开展，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国公证法》及相关法律法规、行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公证机构全体公证人员，包括公证员、公证员助理及其他从事公证业务相关工作的人员。（三）基本原则1.依法保密原则：公证人员应严格遵守国家法律法规中关于保密的规定，依法履行保密义务。2.全面保密原则：对公证业务活动中涉及的各类秘密信息，包括但不限于当事人身份信息、业务内容、文件资料等，均应予以保密。3.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密制度和措施，从源头上预防秘密信息的泄露。4.责任追究原则：对违反保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、保密范围（一）国家秘密1.涉及国家安全和利益的公证事项及相关信息，如涉及国防、外交、军事等方面的公证业务。2.依法确定为国家秘密的其他公证相关信息。（二）商业秘密1.当事人在公证过程中提供的未公开的商业信息，包括但不限于企业经营策略、财务数据、技术秘密等。2.公证机构在业务拓展、合作交流等活动中知悉的合作方商业秘密。（三）个人隐私1.当事人的个人身份信息，如姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。2.当事人的家庭住址、婚姻状况、健康状况、财产状况等隐私信息。3.当事人在公证过程中披露的不愿公开的个人经历、情感关系等信息。三、保密措施（一）办公场所保密1.公证机构应设置专门的办公区域，对涉及秘密信息的办公场所进行合理规划，确保不同类型秘密信息有相对独立的存放和处理空间。2.办公场所应配备必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备、保险柜等，防止无关人员进入和秘密信息被盗取、篡改。3.对办公场所内涉及秘密信息的文件、资料、存储设备等应妥善保管，设置专门的文件柜、存储区域，并进行标识管理。（二）文件资料管理1.严格文件资料的收发登记制度，对收到的涉及秘密信息的文件资料，应详细记录名称、来源、份数、日期等信息，并及时分发至相关人员。2.对涉及秘密信息的文件资料进行分类、编号管理，明确密级标识，按照不同密级进行存储和保管。3.限制文件资料的传阅范围，严格按照规定的人员和程序进行传阅，传阅过程中应确保文件资料的安全，不得擅自扩大传阅范围或带出规定区域。4.对需要归档保存的秘密文件资料，应按照档案管理规定进行整理、装订和存储，确保档案的完整性和保密性。5.定期对文件资料进行清查盘点，核实数量、保管状况等，发现问题及时处理。6.严格文件资料的借阅制度，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经批准后方可借阅。借阅期间应妥善保管文件资料，不得转借他人，按时归还。（三）电子信息管理1.加强对公证业务信息系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，确保只有授权人员能够访问和处理涉及秘密信息的数据。2.对存储秘密信息的电子设备，如计算机、服务器、移动存储设备等，应设置必要的安全防护措施，如密码保护、数据加密等。3.定期对电子设备进行维护和检查，及时更新杀毒软件和系统补丁，防止病毒、恶意软件等对电子信息的侵害。4.在电子信息传输过程中，应采用加密技术，确保信息传输的安全性。5.对废弃的电子设备和存储介质，应进行数据清除或销毁处理，防止秘密信息泄露。（四）人员管理1.加强公证人员的保密意识教育和培训，定期组织保密知识学习和培训活动，提高公证人员的保密意识和业务能力。2.与公证人员签订保密协议，明确保密义务和责任，约定违约责任和赔偿方式。3.对涉及秘密信息的岗位人员进行背景审查，确保人员具备良好的品德和职业道德，无不良记录。4.在人员离职时，应及时收回其使用的涉及秘密信息的文件资料、电子设备等，并监督其办理离职交接手续，对其进行保密提醒和离职审计。（五）对外交流与合作1.在与外部单位或个人进行交流合作时，如涉及秘密信息的提供、共享等，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.严格控制对外交流合作中秘密信息的披露范围，按照规定的程序和权限进行审批，确保秘密信息不被不当泄露。3.对外部单位或个人提供的涉及秘密信息的文件资料等，应按照本制度进行妥善保管和处理，不得擅自复制、传播。四、保密监督与检查（一）监督机构成立保密工作监督小组，由公证机构负责人担任组长，成员包括各部门负责人和相关业务骨干。负责对本机构保密制度的执行情况进行监督检查。（二）定期检查1.保密工作监督小组应定期对公证机构的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、文件资料管理、电子信息安全、办公场所安全等方面。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）不定期抽查1.除定期检查外，保密工作监督小组应不定期对重点区域、重点岗位、重点业务环节进行抽查，及时发现和纠正保密工作中的违规行为。2.对抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改，并对整改情况进行复查。（四）举报与处理1.鼓励公证人员和其他知情人员对违反保密制度的行为进行举报，设立举报信箱和举报电话，并对举报人信息严格保密。2.对收到的举报信息，保密工作监督小组应及时进行调查核实，如举报情况属实，依法依规对相关责任人进行处理，并将处理结果反馈给举报人。五、保密责任与奖惩（一）保密责任1.公证机构负责人对本机构的保密工作负总责，应确保保密制度的有效执行，协调解决保密工作中的重大问题。2.各部门负责人对本部门的保密工作负责，应加强对本部门人员的保密教育和管理，落实保密制度和措施。3.公证人员对本人在公证业务活动中知悉的秘密信息负有直接保密责任，应严格遵守保密制度，妥善保管和使用秘密信息。（二）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.对及时发现、制止和报告保密违规行为，避免秘密信息泄露，为公证机构挽回重大损失者，给予特别奖励。（三）惩罚1.对违反保密制度的公证人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.因违反保密制度给公证机构或当事人造成损失的，应依法承担赔偿责任。3.