姓名印章使用制度规范

PAGE姓名印章使用制度规范一、总则1.目的为规范公司/组织姓名印章的使用，维护公司/组织的正常运营秩序，保障公司/组织及相关方的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及姓名印章使用的部门、岗位及人员。3.基本原则依法合规原则：姓名印章的使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。审批授权原则：未经审批授权，任何人不得擅自使用姓名印章。用途明确原则：姓名印章的使用应具有明确的用途，不得用于违法违规或损害公司/组织利益的行为。保管安全原则：姓名印章应妥善保管，确保安全，防止遗失、被盗用或滥用。二、姓名印章的种类及用途1.个人姓名章用于个人在公司/组织内部文件、报告、合同等材料上的签字确认，以代替手写签名。仅限本人在授权范围内使用，不得转借他人。2.部门负责人姓名章用于部门文件的审核、批准，如部门工作报告、工作计划、费用报销等。在授权范围内代表部门行使审批职责，确保部门工作的合规性和准确性。3.公司/组织高层管理人员姓名章用于公司/组织重要文件、合同、协议等的签署，具有较高法律效力。对公司/组织重大决策、业务活动等进行最终审批和确认。三、姓名印章的刻制与启用1.刻制流程由使用部门提出姓名印章刻制申请，填写《姓名印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门对申请进行审核，报公司/组织领导审批。审批通过后，行政部门统一安排刻制，选择具有资质的印章制作单位进行制作。2.启用程序姓名印章刻制完成后，行政部门应进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。验收合格后，填写《姓名印章启用登记表》，记录印章名称、启用日期、保管人等信息。由行政部门组织相关人员进行印章启用仪式，宣布印章正式启用。四、姓名印章的保管1.保管责任个人姓名章由本人负责保管，确保印章安全。部门负责人姓名章由部门指定专人负责保管，保管人应具备一定的责任心和保密意识。公司/组织高层管理人员姓名章由公司/组织办公室指定专人负责保管，实行双人保管制度，确保印章的安全与使用规范。2.保管要求姓名印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，防止遗失、被盗用或滥用。保管人应妥善保管印章，不得随意放置或交予他人代管。如发现印章遗失或被盗用，应立即报告上级领导，并采取相应的措施，如挂失、报警等，以减少损失。3.印章交接因工作调动、离职等原因需要交接姓名印章时，保管人应填写《姓名印章交接登记表》，详细记录印章名称、交接日期、交接双方等信息。交接双方应在登记表上签字确认，确保印章交接的准确性和完整性。交接完成后，原保管人应将印章及相关资料移交给新保管人，并协助新保管人熟悉印章的使用规定。五、姓名印章的使用审批1.审批流程使用人填写《姓名印章使用申请表》，详细说明使用事项、用途、文件名称、使用日期等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至相关审批领导。审批领导根据使用事项的性质、重要程度等进行审批，签署审批意见。审批通过后，使用人方可使用姓名印章。2.审批权限个人姓名章的使用，由本人审批签字。部门负责人姓名章的使用，涉及部门内部一般性事务的，由部门负责人审批；涉及重要事项或对外文件的，需报上级领导审批。公司/组织高层管理人员姓名章的使用，无论事项大小，均需报公司/组织最高领导审批。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行审批时，使用人应电话请示相关审批领导，并在事后及时补办审批手续。审批领导应在接到请示后，根据实际情况进行快速审批，并记录相关情况。六、姓名印章的使用规范1.使用范围姓名印章只能用于公司/组织内部文件、报告、合同、协议等正式材料的签署，不得用于任何违法违规或损害公司/组织利益的行为。严禁在空白纸张、空白合同、空白支票等上加盖姓名印章。2.使用方式姓名印章应加盖在文件规定的签字盖章处，确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在其他无关位置。使用印章时，应使用专用印泥，不得使用其他颜料代替。如文件有多页，应逐页加盖印章，或在文件首页加盖骑缝章。3.使用记录使用人应在每次使用姓名印章后，及时填写《姓名印章使用登记表》，记录使用日期、使用事项、文件名称、盖章位置等信息。《姓名印章使用登记表》应妥善保管，以备查阅。七、监督与检查1.内部监督行政部门负责定期对姓名印章的使用情况进行检查，包括印章保管情况、使用审批流程执行情况、使用记录填写情况等。如发现问题，应及时督促相关部门和人员进行整改，并记录整改情况。2.审计监督公司/组织审计部门定期对姓名印章的使用情况进行审计，检查印章使用是否合规、审批手续是否齐全、是否存在滥用印章等问题。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。3.违规处理对于违反本制度规定使用姓名印章的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规使用姓名印章给公司/组织造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任