公司规范物资管理制度

PAGE公司规范物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、使用、盘点及处置等流程，确保物资的合理使用与有效管控，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的所有物资管理活动，包括但不限于原材料、辅助材料、设备、办公用品、低值易耗品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资管理活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.规范化原则：建立健全物资管理的各项流程和标准，确保管理工作的规范化、标准化。3.效益性原则：在保障物资供应的前提下，合理控制物资采购成本，提高物资使用效率，降低库存积压，实现公司经济效益最大化。4.责任明确原则：明确各部门及人员在物资管理中的职责，做到责任到人，确保物资管理工作的有效执行。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门的业务需求和库存情况，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，提交至物资管理部门汇总。物资管理部门对各部门的采购计划进行综合平衡，结合公司整体生产经营计划和库存状况，编制公司年度、季度和月度物资采购总计划。3.对于紧急采购需求，使用部门应填写《紧急采购申请表》，详细说明紧急采购的原因、物资名称、规格型号、数量等信息，并经部门负责人和分管领导审批后，交物资管理部门优先安排采购。（二）供应商选择与管理1.物资管理部门应建立供应商信息库，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行考核评价。对于考核不合格的供应商，应及时调整出合格供应商名单，并暂停或终止与其的合作。3.在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，采用招标、询价、谈判等方式进行采购。对于金额较大或重要物资的采购，应实行招标采购；对于金额较小或通用性较强的物资采购，可采用询价或谈判采购方式。（三）采购合同签订1.物资采购应签订书面合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由物资管理部门负责起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门、物资管理部门等相关部门备案。3.在合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（四）采购验收1.物资到货后，物资管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和质量标准，对物资的数量、规格型号、外观质量等进行检查。2.对于需要进行质量检验的物资，应按照规定委托具有资质的检验机构进行检验。检验合格后方可办理入库手续。3.验收过程中如发现物资数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商补足或更换物资。如因供应商原因造成的损失，应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.验收合格的物资，验收人员应填写《物资验收单》，注明物资名称、规格型号、数量、验收情况等内容，并签字确认。《物资验收单》作为物资入库的依据。三、物资存储管理（一）仓库规划与布局1.根据公司物资的种类、数量和特性，合理规划仓库布局。仓库应划分为不同的功能区域，如原材料区、成品区、办公用品区、设备区等，并设置明显的标识。2.仓库内应设置货架、货柜等存储设备，确保物资分类存放，便于查找和管理。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.仓库应配备必要的消防、通风、防潮、防虫、防盗等设施，确保物资存储安全。（二）物资入库1.物资验收合格后，仓库管理人员应根据《物资验收单》办理入库手续，并将物资存放到指定的位置。入库物资应按照类别、规格型号、批次等进行标识，便于识别和管理。2.仓库管理人员应建立物资入库台账，详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库台账应定期与采购合同、验收单等进行核对，确保账物相符。（三）物资存储保管1.仓库管理人员应定期对物资进行检查和盘点，确保物资的存储质量。对于易受潮、易变质、易生锈等物资，应采取相应的防护措施，如密封、防潮、防锈等。2.仓库应保持整洁、通风良好，严禁在仓库内吸烟、明火作业等。对于危险物资的存储，应严格遵守相关安全规定，确保存储安全。3.仓库管理人员应做好物资的防盗工作，加强仓库的安全保卫措施，防止物资被盗。（四）物资出库1.物资领用部门应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、领用用途等信息，并经部门负责人审批后，交仓库管理人员办理出库手续。2.仓库管理人员应根据《物资领用申请表》进行物资发放，并填写《物资出库单》，注明物资名称、规格型号、数量、领用部门等内容。《物资出库单》一式三联，一联仓库留存，一联交领用部门，一联交财务部门作为记账凭证。3.对于贵重物资、限量物资等的领用，应实行审批制度，严格控制领用数量和用途。领用人员应在《物资领用申请表》上注明领用原因和使用计划，并经相关领导审批后方可领用。四、物资使用管理（一）使用部门职责1.各使用部门应合理安排物资的使用，提高物资使用效率，避免浪费。2.使用部门应建立物资使用台账，详细记录物资的领用、使用情况，定期与仓库进行核对，确保账物相符。（二）物资使用监督1.物资管理部门应定期对各部门的物资使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.对于违反物资使用规定，造成物资浪费或损失的部门和个人，应按照公司相关规定进行处罚。五、物资盘点管理（一）盘点计划制定1.物资管理部门应定期组织物资盘点工作，制定年度、季度和月度盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等内容。2.在盘点前，物资管理部门应通知各相关部门和人员做好准备工作，包括清理物资、核对账目等。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划对物资进行逐一清点，并填写《物资盘点表》，注明物资名称、规格型号、数量、实际盘点数量等内容。2.在盘点过程中，如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并填写《账物不符情况说明》。对于盘盈或盘亏的物资，应按照规定进行处理。（三）盘点结果处理1.物资管理部门应根据盘点结果编制《物资盘点报告》，详细说明盘点情况、账物不符原因及处理建议。《物资盘点报告》经相关领导审批后，作为调整物资账目和处理问题的依据。2.对于盘盈的物资，应按照规定办理入库手续，并调整相关账目；对于盘亏的物资，应查明原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。六、物资处置管理（一）处置范围1.物资处置包括物资的报废、变卖、捐赠等。2.对于已损坏、已过期、已淘汰等无法继续使用的物资，应及时进行报废处理；对于闲置或不需用的物资，可根据实际情况进行变卖或捐赠。（二）处置程序1.物资使用部门或仓库管理人员发现需要处置物资时，应填写《物资处置申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、处置原因等内容，并提交物资管理部门审核。2.物资管理部门对《物资处置申请表》进行审核后，报公司领导审批。对于价值较大或重要物资的处置，应经公司领导集体研究决定。3.经批准后的物资处置申请，由物资管理部门负责组织实施。对于报废物资，应按照规定进行报废处理，确保环保和安全；对于变卖物资，应按照市场价格进行公开竞价，确保处置价格合理；对于捐赠物资，应办理相关手续，确保捐赠物资的合理使用。4.物资处置完成后，物资管理部门应及时填写《