原辅材料选用制度规范

PAGE原辅材料选用制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司原辅材料的选用流程，确保所选用的原辅材料符合产品质量要求、生产工艺要求以及相关法律法规和行业标准，保障产品质量安全，降低生产成本，提高公司经济效益和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及原辅材料选用的部门和环节，包括但不限于采购部门、生产部门、质量控制部门、研发部门等。3.基本原则合法性原则：选用的原辅材料必须符合国家法律法规、行业标准以及地方相关规定，严禁选用国家明令禁止或淘汰的原辅材料。质量优先原则：以确保产品质量为首要目标，优先选用质量可靠、性能稳定且能满足产品各项技术指标要求的原辅材料。成本效益原则：在保证质量的前提下，综合考虑原辅材料的价格、供应稳定性、运输成本等因素，合理控制采购成本，提高公司经济效益。环保原则：优先选用环保型原辅材料，减少对环境的污染，符合国家环保政策要求。可追溯性原则：原辅材料的选用应具备可追溯性，确保在产品出现质量问题时能够快速准确地追溯到原辅材料的来源和使用情况。二、职责分工1.采购部门负责联系原辅材料供应商，收集供应商信息，建立供应商档案。根据生产部门和研发部门的需求，按照本制度规定的选用原则和流程进行原辅材料的采购招标、询价、比价等工作，选择合适的供应商和原辅材料。负责与供应商签订采购合同，明确原辅材料的规格、质量标准、数量、价格、交货期、售后服务等条款，并确保合同的有效执行。跟踪原辅材料的采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保原辅材料按时、按质、按量供应到公司。2.生产部门根据产品生产计划和工艺要求，提出原辅材料的需求计划，明确原辅材料的品种、规格、数量、质量要求等。参与原辅材料供应商的评估和选择工作，提供生产实际使用过程中的反馈意见，协助采购部门确定合适的供应商和原辅材料。在原辅材料到货后，负责组织验收工作，检查原辅材料的数量、规格、质量等是否符合要求，并及时将验收情况反馈给采购部门和质量控制部门。负责对生产过程中使用的原辅材料进行管理，确保原辅材料的正确使用和储存，防止原辅材料的浪费和变质。3.质量控制部门制定原辅材料的质量检验标准和检验方法，负责对采购的原辅材料进行质量检验和验证工作，确保原辅材料符合质量要求。对原辅材料供应商的质量保证能力进行评估和审核，定期对供应商进行实地考察，确保供应商具备稳定供应合格原辅材料的能力。参与原辅材料供应商的评估和选择工作，提供质量方面的专业意见，协助采购部门选择质量可靠的供应商和原辅材料。对生产过程中出现的原辅材料质量问题进行调查和分析，提出处理意见，并跟踪整改措施的执行情况，防止类似问题再次发生。负责建立原辅材料质量档案，记录原辅材料的检验结果、供应商信息、质量问题处理情况等，为产品质量追溯提供依据。4.研发部门根据产品研发需求，对原辅材料的性能、质量等方面提出技术要求，参与原辅材料供应商的评估和选择工作，提供技术方面的专业意见。对新开发的原辅材料进行技术评估和验证，确保其能够满足产品研发和生产的要求，并协助生产部门和质量控制部门制定相应的质量标准和检验方法。跟踪原辅材料的技术发展动态，及时向公司推荐新技术、新材料，为公司产品升级和质量提升提供技术支持。三、原辅材料选用流程1.需求提出生产部门根据产品生产计划和工艺要求，提前制定原辅材料需求计划，明确所需原辅材料的品种、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交给采购部门。研发部门在新产品研发过程中，根据产品设计要求，提出原辅材料的技术需求和质量标准，提交给采购部门和质量控制部门。2.供应商选择采购部门根据生产部门和研发部门提出的原辅材料需求，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商推荐、行业展会、网络搜索、供应商数据库等。采购部门对收集到的供应商信息进行整理和筛选，初步确定潜在供应商名单。然后，组织相关部门（如生产部门、质量控制部门、研发部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量保证能力、技术水平、管理水平、信誉度、价格水平、售后服务等方面。评估方式可以采用问卷调查、现场参观、样品检验、供应商提供资料审核等多种形式。根据评估结果，采购部门会同相关部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、生产许可证、产品质量认证证书、业绩情况、评估报告等内容。3.采购招标与询价对于重要的原辅材料采购项目或者金额较大的采购业务，采购部门应组织进行采购招标。采购招标应遵循公开、公平、公正的原则，按照公司内部规定的招标程序进行。在采购招标过程中，采购部门应向合格供应商发出招标文件，明确采购项目的要求、技术规格、质量标准、交货期、价格条款、评标标准等内容。供应商应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购部门组织相关人员组成评标小组，对供应商的投标文件进行评审。评标小组应根据评标标准，对供应商的报价、产品质量、技术方案、售后服务等方面进行综合评估，选择最优供应商。对于一些金额较小或者采购频率较高的原辅材料采购业务，采购部门可以采用询价的方式进行采购。采购部门向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、质量标准、交货期等信息，然后进行比价，选择价格合理、质量可靠的供应商。4.合同签订采购部门根据评标结果或者询价比价结果，确定最终供应商后，应与供应商签订采购合同。采购合同应明确原辅材料的品种、规格、质量标准、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给公司法律部门或者法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免合同风险。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给生产部门、质量控制部门等相关部门，以便各部门做好后续的接收、检验、使用等工作。5.到货验收原辅材料到货前，采购部门应提前通知生产部门和质量控制部门做好验收准备工作。生产部门负责组织验收人员，质量控制部门负责制定验收标准和检验方法。原辅材料到货时，验收人员应按照合同要求和验收标准，对原辅材料的数量、规格、质量等进行仔细检查。验收内容包括外观质量、尺寸精度、物理性能、化学性能、包装标识等方面。验收过程中，验收人员应填写验收记录，记录验收情况。对于验收合格的原辅材料，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的原辅材料，验收人员应及时通知采购部门，并按照合同约定处理。质量控制部门应在验收合格的原辅材料中抽取一定数量的样品进行检验，检验结果应符合质量标准要求。如检验结果不合格，质量控制部门应及时通知采购部门和生产部门，并对不合格原辅材料进行标识、隔离和处理。6.入库管理验收合格的原辅材料应及时办理入库手续，由仓库管理人员按照规定的存储方式和条件进行存放。仓库应设置专门的原辅材料存放区域，并做好标识和防护措施，防止原辅材料在储存过程中受到损坏、污染或者变质。在原辅材料入库时，仓库管理人员应核对入库单、采购合同、验收记录等相关凭证，确保入库原辅材料的品种、规格、数量、质量等与凭证一致。同时，仓库管理人员应建立原辅材料库存台账，记录原辅材料的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。仓库管理人员应定期对原辅材料进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。7.使用发放生产部门根据生产计划和实际需求，填写原辅材料领用单，注明领用原辅材料的品种、规格、数量、用途等信息，并提交给仓库管理人员。仓库管理人员根据领用单，对领用的原辅材料进行发放，并在库存台账上记录原辅材料的发放情况。发放时，仓库管理人员应核对领用单与库存台账，确保发放的原辅材料品种、规格、数量等与领用单一致。生产部门在领用原辅材料后，应按照生产工艺要求正确使用原辅材料，确保产品质量。同时，生产部门应做好原辅材料使用过程中的记录，包括使用时间、使用数量、使用人员等信息，以便追溯产品生产过程。四、质量控制与检验1.质量标准制定：质量控制部门应根据国家法律法规、行业标准以及公司产品质量要求，制定原辅材料的质量标准。质量标准应明确原辅材料的各项技术指标、检验方法、验收规则等内容。对于新开发的原辅材料或者特殊要求的原辅材料，质量控制部门应会同研发部门、生产部门等相关部门共同制定质量标准。2.检验方法确定：质量控制部门应根据原辅材料的质量标准，确定相应的检验方法。检验方法应科学、合理、可行，能够准确检测原辅材料的质量指标。检验方法可以包括物理检验、化学检验、微生物检验、仪器分析等多种方式。对于一些关键质量指标的检验，质量控制部门应采用先进的检测设备和技术手段，确保检验结果的准确性和可靠性。3.检验流程原辅材料到货后，质量控制部门应按照规定的检验流程进行检验。首先，质量控制部门应对原辅材料的外包装、标识等进行检查，确保外包装完好、标识清晰准确。然后，质量控制部门应按照检验方法对原辅材料的质量指标进行抽样检验。抽样应具有代表性，按照规定的抽样方法和比例进行抽取。检验过程中，质量控制部门应做好检验记录，记录检验项目、检验结果、检验人员等信息。检验记录应真实、准确、完整，并存档保存。对于检验合格的原辅材料，质量控制部门应出具检验报告，并在检验报告上签字盖章确认。检验报告应包括原辅材料的名称、规格、型号、生产厂家、检验项目、检验结果、检验日期等内容。对于检验不合格的原辅材料，质量控制部门应出具不合格报告，并及时通知采购部门和生产部门。4.不合格处理采购部门收到质量控制部门出具的不合格报告后，应及时与供应商联系，协商处理不合格原辅材料的事宜。根据合同约定，采购部门可以要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施。生产部门在使用原辅材料过程中发现不合格情况时，应立即停止使用，并及时通知质量控制部门和采购部门。质量控制部门应组织对不合格原辅材料进行调查和分析，查找原因，采取相应的纠正措施，防止类似问题再次发生。对于不合格原辅材料，应进行标识、隔离和处理。处理方式可以包括退货、报废、返工等。处理过程中，应做好记录，记录不合格原辅材料的名称、规格、数量、处理方式、处理日期等信息。五、供应商管理1.供应商评估与审核采购部门应定期对供应商进行评估和审核，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的生产能力、质量保证能力、技术水平、管理水平、信誉度、价格水平、售后服务等方面。评估方式可以采用问卷调查、现场参观、样品检验、供应商提供资料审核等多种形式。采购部门应会同质量控制部门、生产部门、研发部门等相关部门组成评估小组，对供应商进行全面评估。根据评估结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，采购部门可以给予更多的采购订单和优惠政策；对于评估不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如减少采购订单、暂停合作、终止合作关系等。2.供应商培训与沟通采购部门应定期组织对供应商进行培训，培训内容包括公司产品质量要求、原辅材料质量标准、生产工艺要求、法律法规等方面。通过培训，提高供应商对公司要求的认识和理解，确保供应商能够提供符合要求的原辅材料。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、原辅材料供应情况等信息。对于供应商提出的问题和困难，采购部门应积极协调解决，建立良好的合作关系。采购部门应定期召开供应商会议，总结过去一段时间的合作情况，分析存在的问题，提出改进措施和建议。同时，采购部门应向供应商传达公司的发展战略、产品需求变化等信息，促进供应商与公司的共同发展。3.供应商激励与约束采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励。奖励方式可以包括物质奖励、精神奖励、增加采购订单、优先付款等。通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促使供应商不断