专卖经费使用规范制度

PAGE专卖经费使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司专卖经费的管理，规范经费使用行为，提高经费使用效益，确保专卖工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部与专卖工作相关的经费使用管理，包括但不限于市场监管、打假维权、专卖队伍建设等方面的经费支出。（三）基本原则1.合法性原则：经费使用必须符合国家法律法规和行业政策的要求，确保各项支出合法合规。2.合理性原则：根据专卖工作实际需要，合理安排经费，提高资金使用效率，避免浪费和不合理支出。3.专款专用原则：专卖经费应专项用于专卖工作，不得挪作他用。4.公开透明原则：经费使用情况应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、经费预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度专卖工作计划和工作任务，结合本部门实际情况，编制专卖经费预算。预算编制应详细列出各项经费支出的项目、金额、用途及预计执行时间。2.专卖经费预算应包括人员费用、办公费用、差旅费、业务招待费、设备购置及维护费、打假维权费用、宣传费用等方面。3.预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑各项工作的必要性和成本效益，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.各部门编制的专卖经费预算应报上级主管部门审核，经审核通过后提交公司财务部门汇总。2.公司财务部门对汇总后的预算进行综合平衡，并结合公司年度财务预算安排，提出调整意见。3.调整后的预算报公司管理层审批，经批准后的预算作为年度专卖经费使用的依据。（三）预算执行与调整1.各部门应严格按照批准的预算执行，确保经费使用的准确性和合规性。2.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算的，应按照以下程序进行：由预算执行部门提出书面申请，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。上级主管部门对申请进行审核，并签署意见。公司财务部门对调整申请进行财务审核，评估调整对公司财务状况的影响。调整申请经公司管理层审批后，方可进行预算调整。三、经费支出管理（一）支出审批1.专卖经费支出应严格按照审批流程进行，确保支出的合理性和合规性。2.一般经费支出审批流程：经办人填写费用报销单，详细注明支出项目、金额、用途等，并附上相关发票、合同等证明材料。部门负责人对费用报销单进行审核，确认支出的真实性和必要性，并签署意见。财务部门对费用报销单进行财务审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及支出是否符合预算安排。经财务审核通过后，报公司管理层审批。3.重大经费支出审批流程：对于金额较大或涉及重要事项的经费支出，如大额设备购置、重大打假维权行动费用等，应在预算编制阶段进行专项论证，并提交详细的可行性研究报告。经办人填写费用报销单，附上可行性研究报告、发票、合同等证明材料。部门负责人对费用报销单进行审核，并签署意见。财务部门对费用报销单进行财务审核，并会同相关部门对支出的合理性、必要性进行再次评估。经财务审核和相关部门评估通过后，报公司管理层审批，必要时需提交公司董事会审议。（二）支出标准1.人员费用：按照公司薪酬管理制度执行，确保工资、奖金、福利等支出合理合规。2.办公费用：根据实际工作需要，合理控制办公用品、办公设备等的购置和使用，制定明确的费用标准。3.差旅费：严格按照公司差旅费管理办法执行，明确出差标准、报销范围和审批程序。4.业务招待费：遵循必要、合理、节俭的原则，严格控制业务招待费支出，制定具体的招待标准和审批流程。5.设备购置及维护费：根据专卖工作实际需求，按照公司固定资产管理规定进行设备购置和维护，确保设备采购的合理性和维护费用的合规性。6.打假维权费用：打假维权行动应严格按照相关法律法规和行业标准进行，费用支出应真实、合理、有效，确保打假维权工作的顺利开展。7.宣传费用：宣传活动应围绕专卖工作重点，制定宣传计划和预算，确保宣传费用的使用效果和效益。（三）支出方式1.专卖经费支出应优先采用银行转账、支票等方式进行结算，确保资金支付的安全性和规范性。2.对于小额零星支出，可采用现金支付方式，但应严格按照公司现金管理规定执行，确保现金使用的合规性和安全性。四、经费报销管理（一）报销凭证要求1.所有经费支出必须取得合法有效的报销凭证，包括发票、收据、合同等。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。3.收据应符合财政部门规定的格式和要求，并加盖收款单位财务专用章。4.合同应明确双方权利义务、服务内容、金额、付款方式等条款，并由双方签字盖章确认。（二）报销期限1.经办人应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得超过[X]个工作日。2.对于因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并经批准后方可延长报销期限。（三）报销流程1.经办人将填写完整的费用报销单及相关报销凭证提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，在费用报销单上签署意见，并将报销单及相关凭证提交给财务部门。3.财务部门对报销单及相关凭证进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及支出是否符合预算安排。4.经财务审核通过后，报公司管理层审批。5.审批通过后，财务部门按照公司财务制度进行报销支付。五、经费监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对专卖经费的使用情况进行检查，及时发现和纠正经费使用过程中存在的问题。2.各部门应建立健全内部监督机制，加强对本部门经费使用情况的自查自纠，确保经费使用的合规性和合理性。3.公司审计部门应定期对专卖经费进行专项审计，重点审查经费预算执行情况、支出的真实性和合法性、资金使用效益等方面，对发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部检查1.积极配合上级主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的检查工作，如实提供专卖经费使用情况的资料和信息。2.对于外部检查提出的问题，应认真分析原因，制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况上报公司管理层和相关部门。六、责任追究（一）责任界定1.对于违反本制度规定，擅自挪用、截留、挤占专卖经费的部门和个人，将视情节轻重追究相应责任。2.因工作失误导致经费支出不合理、不规范，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.对于在经费使用过程中存在弄虚作假、虚报冒领等行为的，将依法依规追究相关人员的法律责任。（二）追究方式1.对违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、