会议记录规范工作制度

PAGE会议记录规范工作制度一、总则（一）目的为了规范公司会议记录工作，确保会议信息准确、完整、及时地记录和传达，提高会议效率和决策质量，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应如实记录会议内容，确保信息准确无误，不得歪曲或遗漏重要信息。2.完整性原则：全面记录会议讨论的事项、决议、决定以及相关人员的发言要点，保持会议内容的完整性。3.及时性原则：会议结束后应及时整理会议记录，确保记录内容与会议实际情况相符，避免信息延误。4.保密性原则：对于涉及公司机密的会议内容，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录人员职责（一）记录人员的确定1.公司办公室负责指定专人担任会议记录工作，记录人员应具备良好的文字表达能力、逻辑思维能力和责任心。2.根据会议性质和规模，可安排一名或多名记录人员参与会议记录工作。（二）记录人员职责1.提前到达会议现场，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、录音设备等。2.认真倾听会议内容，准确记录会议讨论的事项、发言要点、决议和决定，确保记录内容完整、准确。3.对于重要会议或讨论内容较多的会议，可采用录音辅助记录，但需在会后及时整理录音内容，形成完整的会议记录。4.会议结束后，及时对会议记录进行整理、编辑和校对，确保记录内容清晰、规范、无错别字和语病。5.将整理好的会议记录提交给会议主持人或相关负责人审核，根据审核意见进行修改完善。6.按照公司档案管理规定，将审核通过的会议记录妥善保存，以备查阅。三、会议记录内容要求（一）会议基本信息1.会议名称、会议时间、会议地点、参会人员名单等。2.如有缺席人员，应注明缺席人员姓名及原因。（二）会议议程1.记录会议的议程安排，包括各项议题的顺序和时间分配。2.对于临时增加或调整的议题，应详细记录相关情况。（三）会议讨论内容1.准确记录每位发言人的发言内容，包括发言要点、观点、论据和建议等。2.对于重要观点和讨论结果，应逐字记录，确保记录内容原汁原味。3.记录会议中的讨论过程，包括不同意见的交锋、妥协和最终达成的共识。（四）会议决议和决定1.明确记录会议做出的各项决议和决定，包括决议事项、责任部门、完成时间和要求等。2.对于决议和决定的执行情况，应在后续的会议记录中进行跟踪记录。（五）其他事项1.记录会议中的重要事件、突发事件或需要特别关注的问题。2.如有会议纪要、附件、相关文件等，应在会议记录中注明，并确保记录内容与相关附件和文件一致。四、会议记录格式规范（一）标题采用三号黑体字，居中排列，标题应简洁明了，准确概括会议主题。（二）正文1.采用四号宋体字，行距为1.5倍行距。2.正文内容应分段表述，每段开头空两格。3.对于发言内容，应按照发言人姓名、发言时间顺序进行记录，不同发言人的发言之间应空一行。（三）序号1.会议记录中的序号应按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”的顺序依次排列。2.序号应与正文内容紧密对应，层次分明。（四）签名和日期标识1.在会议记录结尾处，记录人员应签署姓名，并注明记录日期。2.记录日期采用“年/月/日”的格式，如“20XX/XX/XX”。五、会议记录整理与归档（一）整理要求1.会议记录整理应遵循清晰、准确、规范的原则，确保记录内容易于阅读和理解。2.对会议记录中的错别字、语病、标点符号等进行仔细校对，确保记录内容的准确性。3.对于会议记录中的图表、数据等信息，应进行核实和整理，确保数据准确无误，图表清晰可读。（二）归档流程1.会议记录整理完成后，记录人员应将会议记录提交给会议主持人或相关负责人审核。2.审核通过后的会议记录，由记录人员按照公司档案管理规定进行编号、装订，并移交公司档案室进行归档保存。3.公司档案室应建立完善的会议记录档案管理制度，对会议记录进行分类存放，便于查阅和管理。（三）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录，应填写《会议记录查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到公司档案室查阅。2.查阅会议记录时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将会议记录带出档案室。3.查阅人员应爱护会议记录档案，不得在会议记录上涂改、标记、污损或撕毁。4.涉及公司机密的会议记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得向无关人员泄露会议内容。六、会议记录的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感信息的会议记录。2.会议中讨论的尚未公开的重大决策、战略规划等内容。（二）保密措施1.记录人员应严格遵守公司保密制度，对会议记录中涉及的保密信息进行妥善保管，不得擅自传播或泄露。2.会议记录应存放在安全保密的场所，如公司档案室或专用的文件柜中，并设置必要的安全防护措施。3.对于电子存储的会议记录，应设置相应的密码保护，并定期进行备份，防止数据丢失或泄露。4.在未经公司授权的情况下，任何人不得将会议记录提供给外部单位或个人查阅、复制。（三）保密责任追究1.对于违反会议记录保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违反保密制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责任。七、会议记录的监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对会议记录工作进行监督和检查，确保会议记录工作符合本制度要求。（二）检查内容1.会议记录的准确性、完整性和及时性。2.会议记录格式是否规范，是否符合公司公文排版要求。3.会议记录的整理、归档和查阅是否按照规定程序进行。4.会议记录的保密管理是否到位，是否存在信息泄露风险。（三）检查方式1.定期检查：公司办公室定期对会议记录工作进行全面检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：公司办公室根据工作需要，不定期对会议记录进行抽查，重点检查重要会议或近期会议的记录情况。3.专项检查：针对会议记录工作中出现的突出问题或投诉举报，公司办公室组织专项检查，及时发现和解决问题。（四）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，公司办公室应及时向相关部门和人员反馈，并提出整改意见和要求。2.相关部门和人员应按照整改意见和要求，及时进行整改，并将整改情况书面报告公司办公室。3.对于整改不力或拒不整改的