事业单位文档规范制度

PAGE事业单位文档规范制度一、总则（一）目的为加强事业单位文档管理，确保文档的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，促进各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位全体工作人员及涉及本单位文档处理的相关外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保文档管理活动合法合规。2.统一管理原则：对各类文档实行集中统一管理，避免分散、混乱。3.全程管控原则：从文档的形成、流转、存储到销毁，进行全过程的有效控制。4.安全保密原则：保障文档信息的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及机密的文档严格保密。二、文档分类与编号（一）分类1.行政公文类：包括上级机关下发的文件、本单位向上级的请示报告、内部行政事务的通知、通报、决定等。2.业务文档类：根据不同业务领域划分，如财务业务文档、人事业务文档、项目业务文档等。3.会议文档类：会议通知、议程、纪要、决议等。4.合同协议类：单位对外签订的各类合同、协议。5.技术资料类：科研报告、技术方案、图纸等。6.档案资料类：历史档案、重要资料的归档保存。（二）编号为便于文档的识别、查询和管理，对每类文档进行编号。编号规则如下：1.采用年份+类别代码+流水号的形式。例如，2023XZ001，表示2023年行政公文类第1号文件。2.类别代码根据上述分类设定，如XZ代表行政公文类，YW代表业务文档类等。三、文档形成与收集（一）起草1.文档起草应根据工作实际需求，内容准确、完整、清晰，语言表达规范。2.涉及重要事项、政策制定等文档，应进行充分调研、论证，确保其科学性和可行性。3.起草人应注明文档的标题、主题、起草日期、起草部门及起草人姓名。（二）审核1.初稿完成后，由起草部门负责人进行审核，重点审核内容的准确性、规范性以及与相关政策法规的一致性。2.涉及多部门协作的文档，需组织相关部门进行会审，共同把关。3.审核通过后，审核人应签署审核意见及姓名、日期。（三）签发1.根据文档的性质和审批权限，由相应领导进行签发。2.重要文档需经主要领导签发，一般文档可由分管领导签发。3.签发人应认真审阅文档，签署明确的意见、姓名及日期。（四）收集1.各部门应指定专人负责本部门文档的收集工作，确保各类文档及时、完整地收集上来。2.对于外来文件，如上级机关下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时登记、签收，并分发至相关部门。3.收集过程中要注意核对文档的完整性，如有缺失应及时与相关人员沟通补齐。四、文档流转与传递（一）内部流转1.文档在单位内部流转时，应通过专门的办公系统或指定的流转渠道进行，确保流转过程可追溯。2.明确文档流转的流程和责任部门，接收部门应及时处理流转过来的文档，并反馈处理结果。3.对于紧急文档，应优先处理，确保不影响工作的正常开展。（二）外部传递1.涉及对外发送文档时，应严格按照保密规定进行审核，确保不泄露单位机密信息。2.重要文档应通过挂号信、特快专递等方式发送，并要求对方签收确认。3.与合作单位进行文档传递时，应签订相关的保密协议，明确双方的责任和义务。五、文档存储与保管（一）存储方式1.建立电子文档存储系统，对各类文档进行分类存储，确保电子文档的安全性和可访问性。2.同时，对于重要的纸质文档，应进行纸质存档，存放在专门的档案柜中，并按照类别和时间顺序排列。（二）保管要求1.电子文档应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。2.纸质文档应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，避免文档受损。3.建立文档保管期限制度，根据文档性质和重要程度确定不同的保管期限，到期后按照规定进行处理。（三）查阅与借阅1.内部人员查阅文档应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在指定地点查阅。未经批准，不得擅自复印、拍照或带出文档。2.因工作需要借阅文档的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经相关领导批准后办理借阅手续。借阅人应按时归还文档，如发现文档有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。3.涉及机密的文档，查阅和借阅应严格按照保密规定执行，经保密部门审批后方可进行。六,文档保密管理（一）保密范围1.涉及国家机密、单位商业秘密、个人隐私等信息的文档属于保密范畴。2.具体包括但不限于财务数据、人事档案、技术秘密、未公开的政策文件等。（二）保密措施1.对保密文档进行标识，明确保密等级。2.限制保密文档的接触人员，仅允许经过授权的人员访问。3.在文档存储、传输过程中，采取加密等安全技术手段，防止信息泄露。4.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。（三）保密监督与检查1.定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，依法依规进行处理，追究相关人员的责任。七、文档整理与归档（一）整理1.每年定期对各类文档进行整理，按照分类和编号规则进行重新梳理。2.检查文档的完整性，对破损、缺失的文档进行修复和补充。3.清理无效或过期的文档，按照规定进行销毁。（二）归档1.整理后的文档应及时进行归档，确保归档文档的质量。2.归档时应编制详细的归档目录，便于查询和检索。3.将归档文档移交至档案管理部门进行集中保管，档案管理部门应建立完善的档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。八、文档销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无留存价值的文档。2.经鉴定确认的无效文档、重复文档等。（二）销毁程序1.由文档管理部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明文档的名称、编号、数量、销毁原因等。2.经相关领导审批后，组织专人进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，参与销毁的人员应签字确认。4.对于涉及机密的文档，应采用安