企业盖章制度规范要求

PAGE企业盖章制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的签署，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：用于公司财务往来、票据结算等相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等法律文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。6.其他专用章：如发票专用章、报关专用章等，根据相关法律法规和业务需求刻制，用于特定业务领域。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.印章的刻制必须严格按照国家法律法规和公安部门的规定进行。2.需刻制印章的部门或单位应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司办公室。3.公司办公室统一归口管理印章刻制工作，负责与具有合法资质的印章制作单位联系，办理印章刻制手续。4.印章制作单位应具备公安部门核发的《特种行业许可证》，并提供印章刻制的详细方案和样品，经公司办公室审核确认后，方可进行刻制。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，公司办公室应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人批准。3.印章启用时，公司办公室应在印章使用登记簿上进行详细登记，记录印章启用时间、启用范围、保管人等信息。4.印章启用后，原印章同时废止，公司办公室应及时收回废止印章，并妥善保管。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管实行专人负责制，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时掌握印章使用情况。2.按照规定的使用流程和审批权限，认真审核用印文件，确保用印内容合法合规。3.在印章使用登记簿上详细记录印章使用日期、使用部门、使用人、用印文件名称、用印事由等信息，并及时归档保存。4.定期对印章进行检查，如发现印章磨损、损坏或其他异常情况，应及时报告公司办公室，并按照规定进行处理。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，实行双人保管制度。2.部门章和其他专用章应存放于各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人保管。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、信函；向政府部门、企事业单位等报送重要材料；办理公司注册、变更、注销等相关手续；代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务；其他需要使用公司公章的事项。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的签署，如法定代表人授权委托书、个人借款合同等。3.财务专用章：用于公司财务往来、票据结算、资金收付等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等法律文件，确保合同的法律效力。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等的发布，不得对外使用。6.其他专用章：根据相关法律法规和业务需求，在特定业务领域使用，如发票专用章用于开具发票，报关专用章用于办理进出口报关手续等。（二）使用流程1.用印申请各部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印文件名称、用印事由、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。涉及合同签订、重大事项决策等重要文件的用印，需经分管领导审核签字后，报公司法定代表人批准。2.审核审批印章保管人收到《印章使用申请表》后，应认真审核用印内容是否合法合规、手续是否齐全。对于不符合规定的用印申请，印章保管人应拒绝用印，并向申请人说明理由。审核通过后，印章保管人按照审批权限，将《印章使用申请表》报相关领导审批。3.用印操作经批准同意用印的，印章保管人应在用印前再次核对用印文件内容与《印章使用申请表》一致，并确保用印位置准确无误。用印时，应使用红色印油，确保印章清晰、完整、端正。用印后，印章保管人应在《印章使用登记簿》上详细记录用印情况，并要求用印人在登记簿上签字确认。4.盖章登记印章保管人应将用印后的文件、资料等进行妥善保管，并按照档案管理规定进行归档。同时，应定期对印章使用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程申请用印，经公司法定代表人或其授权的分管领导同意后，可先进行用印，但事后应及时补办用印申请手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将用印文件及《印章使用申请表》发送至公司办公室，经审核批准后，由印章保管人通过邮寄等方式将印章送至指定地点，并监督用印过程。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用印章的，由公司办公室填写《印章停用申请表》，注明停用印章名称、停用原因、停用日期等信息，并附印章印模。2.《印章停用申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人批准。3.印章停用后，公司办公室应及时通知各部门停止使用该印章，并收回已发放的印章。（二）销毁1.对于停用的印章，公司办公室应按照规定进行销毁处理，确保印章不再被使用。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、销毁原因、销毁日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人批准。3.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记簿》上详细记录销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、监督人等信息。5.销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备日后查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对印章管理制度的执行情况进行定期审计和检查，确保印章使用合法合规、安全有效。2.公司办公室应定期对印章保管和使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向公司领导汇报。（二）外部监督1.积极接受政府部门、监管机构等外部单位的监督检查，及时整改存在的问题。2.对于涉及印章使用的重大事项，应主动向相关部门报告，确保公司运营符合法律法规和监管要求。七、责任追究（一）违规责任1.违反本制度规定，擅自使用印章、超越权限用印、未按规定流程用印等行为，给公司造成损失的，由相关责任人承担相应的赔偿责任。2.因保管不善导致印章被盗用、丢失或损坏的，保管人应承担相应的责任，并及时采取措施防止损失扩大。（二）法律责任1.对于因印章使用不当引发的法律纠纷