规范化财务档案管理制度

PAGE规范化财务档案管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务档案管理工作，确保财务档案的真实性、完整性、准确性和安全性，为公司财务管理和决策提供可靠依据，同时满足国家法律法规及相关行业标准的要求。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务档案管理工作，涵盖会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、合同协议等各类与财务活动相关的文件资料。（三）管理原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规、会计准则以及相关行业规范，确保财务档案管理工作合法合规。2.真实性原则：财务档案应如实反映公司财务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖财务活动全过程的各类文件资料均应纳入档案管理，保证档案的全面性。4.准确性原则：财务档案的记录和整理应准确无误，便于查询和使用。5.安全性原则：采取有效措施确保财务档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。6.保密性原则：对于涉及公司商业机密的财务档案，应严格保密，防止信息外流。二、财务档案管理职责分工（一）财务部职责1.负责财务档案的日常收集、整理、装订、保管等工作，确保档案的完整性和准确性。2.按照规定的保管期限和归档要求，定期将财务档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好财务档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。4.对财务档案管理工作进行自我检查和内部审计，及时发现并纠正存在的问题。（二）档案管理部门职责1.制定和完善财务档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.接收财务部移交的财务档案，进行统一登记、编号、存储和保管。3.建立财务档案查阅、借阅登记制度，严格审批手续，确保档案的安全和保密。4.定期对财务档案进行清查和盘点，保证档案的实体安全。5.负责财务档案的信息化管理工作，建立电子档案数据库，提高档案管理效率。（三）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门产生的与财务活动相关的文件资料，并按照规定及时移交财务部。2.在涉及财务事项需要查阅或使用财务档案时，应按照规定办理相关手续，配合财务部和档案管理部门的工作。三、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报表及附注、财务情况说明书等。4.税务资料类：纳税申报表、税务审计报告、发票存根等。5.银行对账单类：各银行账户的月度、季度、年度对账单及相关回单。6.合同协议类：涉及财务收支的各类合同、协议、契约等。7.其他类：如财务预算、财务分析报告、审计报告、资产评估报告等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，例如：2023KJ01001，其中“2023”表示年份，“KJ”表示会计凭证类，“01”为流水号。3.对于同一类别的财务档案，流水号应连续编排，不得重复或遗漏。四、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部各岗位人员应在财务业务发生后及时收集相关文件资料，确保资料的完整性和及时性。原始凭证应在业务发生时由经办人员及时取得，并按照规定进行粘贴、整理。记账凭证应在审核无误后及时编制，附上相关原始凭证。财务报告应在规定时间内编制完成，并经审核签字后归档。2.各部门应在涉及财务事项结束后，及时将相关文件资料移交财务部，财务部应认真核对，确保资料齐全。（二）整理1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并折叠整齐，确保凭证的左上角对齐。对于纸张较大的原始凭证，应进行裁剪，使其大小与记账凭证一致。检查凭证的内容是否完整，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，如有缺失或错误应及时补充或更正。将整理好的会计凭证装订成册，在左上角打孔，用线绳或装订机装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等信息。2.会计账簿的整理总账应按照科目顺序排列，明细账应按照账户顺序排列，日记账应按照日期顺序排列。检查账簿的账页是否齐全，有无空白页或跳行现象，如有应进行补充或更正。在账簿的扉页上填写账簿启用日期、截止日期、页数、册次、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位公章。3.财务报告的整理将月度、季度、年度财务报表及附注、财务情况说明书等按照顺序排列，并检查报表的内容是否完整、数据是否准确。在报表的封面注明单位名称、年度、月份、报表名称等信息，并加盖单位公章。4.其他财务档案的整理税务资料应按照税种、申报期限等分类整理，确保资料清晰、有序。银行对账单应按照账户、时间顺序整理，与相关记账凭证核对一致。合同协议类档案应按照合同编号、签订时间等顺序整理，确保合同的完整性和关联性。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务资料类保管期限为10年。5.银行对账单类保管期限为5年。6.合同协议类保管期限根据合同性质和相关规定确定，一般为10年或更长时间。7.其他类财务档案保管期限按照国家法律法规和公司规定执行。（二）保管方式1.纸质档案财务部应设置专门的财务档案保管柜，对纸质财务档案进行分类存放，确保档案存放有序、便于查找。档案保管柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对于重要的财务档案，应采取双备份或多备份的方式，分别存放在不同的地点，以防止意外丢失。2.电子档案建立财务电子档案数据库，对电子财务档案进行集中存储和管理。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保档案的可读性和可追溯性。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（三）保管地点1.纸质财务档案应存放在公司内部专门的档案保管室，档案保管室应具备安全、保密、通风、防潮等条件。2.电子财务档案应存储在公司的服务器或专用存储设备上，并进行异地备份，以确保数据的安全性。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的地点查阅财务档案，不得擅自将档案带出保管室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无缺失或损坏。（二）借阅1.公司内部人员因特殊原因需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人、财务部负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据审批意见办理借阅手续，借阅人员应在借阅登记册上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需复制或摘录，应另行填写申请表，并经相关部门负责人批准。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）外部查阅与借阅1.外部单位（如审计机构）因审计、检查等工作需要查阅或借阅公司财务档案时，应提前与公司财务部联系，由财务部按照规定办理相关手续。2.外部单位查阅或借阅财务档案时，应提供单位介绍信、查阅或借阅人员的有效身份证件等资料，并填写《财务档案外部查阅（借阅）申请表》，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容、查阅或借阅时间等信息。3.申请表经公司财务部负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，档案管理部门方可安排查阅或借阅，并做好相关记录。4.外部单位查阅或借阅财务档案时，公司应安排专人陪同，查阅或借阅人员应遵守公司的档案管理规定，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。七、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致财务档案损坏无法使用的。3.按照国家法律法规和公司规定需要销毁的其他财务档案。（二）销毁程序1.财务部应定期对保管期满的财务档案进行清查，编制《财务档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《财务档案销毁清单》经财务部负责人审核签字后，提交至档案管理部门。