严格规范合同审核制度

PAGE严格规范合同审核制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审核流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同合法有效。2.审慎审核原则：对合同条款进行全面、细致、深入的审核，充分识别和评估潜在风险，提出合理的审核意见。3.风险防控原则：以防范合同风险为核心目标，从合同主体资格、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性等方面进行把控。4.效率与质量并重原则：在确保审核质量的前提下，合理安排审核流程，提高审核效率，保障合同签订和履行的及时性。二、合同审核职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的发起、谈判、起草工作，对合同涉及的业务内容、技术要求、商务条款等的真实性、准确性、完整性负责。2.配合审核部门对合同进行审核，提供必要的资料和解释，根据审核意见对合同进行修改完善。3.负责合同的履行跟踪，及时反馈合同履行过程中的问题，并提出解决方案。（二）审核部门1.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否存在法律风险。对合同中的法律术语、格式条款进行审查和规范，确保合同表述准确、清晰。参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业意见和建议。2.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、价格条款、税务处理等。重点审查财务条款是否符合公司财务管理制度，是否存在财务风险。评估合同对公司财务状况和现金流的影响，提出合理的财务建议。3.其他相关部门（根据合同涉及业务领域确定）负责对合同中涉及本部门业务的条款进行审核，确保合同条款与本部门业务要求相符，不存在业务冲突。从专业角度对合同的技术可行性、操作流程合理性等方面进行审查，提出意见和建议。（三）审批部门1.根据合同金额、重要性等因素，由公司各级领导按照授权进行审批。2.审批人应对合同的整体风险进行评估，对审核意见进行综合考量，做出审批决定。三、合同审核流程（一）送审1.业务部门完成合同起草后，填写《合同送审表》，详细说明合同项目名称、对方当事人基本情况、合同主要内容、预计金额、履行期限等信息，并附上合同草案及相关背景资料。2.将《合同送审表》及合同草案提交至审核部门进行审核。送审材料应确保真实、完整、清晰，能够满足审核工作的需要。（二）初审1.审核部门收到送审材料后，根据职责分工安排专人进行初审。初审人员应在规定时间内对合同进行全面审查，重点关注合同的基本要素是否齐全、条款是否明确具体、权利义务是否对等、是否存在明显的法律风险和业务风险等。2.初审人员在审查过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通，要求业务部门做出解释或提供补充资料。对于需要修改的条款，初审人员应提出明确的修改意见，并填写在《合同审核意见表》中。3.初审完成后，初审人员应将《合同审核意见表》及修改后的合同草案提交给审核部门负责人进行复核。（三）复核1.审核部门负责人对初审意见进行复核，重点审查初审意见的准确性、合理性以及是否全面涵盖了合同审核的要点。2.复核过程中，如发现初审意见存在问题或需要补充审核的内容，应及时与初审人员沟通，要求其进一步核实或补充审查。3.复核完成后，审核部门负责人在《合同审核意见表》上签署复核意见，并将合同草案及审核意见一并提交给业务部门。（四）反馈与修改1.业务部门收到审核意见后，应认真研究审核意见，对合同草案进行修改完善。如对审核意见有异议，应及时与审核部门沟通，阐述理由和依据，协商解决分歧。2.业务部门根据审核意见修改合同草案后，再次提交给审核部门进行审核。审核部门应按照初审和复核的流程对修改后的合同进行审查，如仍存在问题，继续提出审核意见，直至合同符合审核要求。（五）审批1.经审核通过的合同，业务部门将合同草案、《合同送审表》、《合同审核意见表》等相关材料提交至审批部门进行审批。2.审批部门应根据公司授权和审批流程，对合同进行审批。审批人应认真阅读合同及相关审核意见，对合同的合规性、风险可控性、对公司利益的影响等方面进行综合评估，做出审批决定。3.对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，审批人可组织相关部门进行专题讨论，充分听取各方意见后再做出审批决策。（六）签订与存档1.合同经审批通过后，业务部门应及时与对方当事人签订合同。签订合同过程中，应确保合同文本与审批通过的版本一致，签字盖章等手续齐全。2.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至公司档案室进行存档，同时将合同复印件分发给相关部门，以便各部门按照职责履行合同管理职责。四、合同审核要点（一）合同主体资格审查1.审查对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等主体资格文件，确保其具备签订合同的合法资质。2.核实对方当事人的信用状况，包括是否存在重大诉讼案件、债务纠纷、行政处罚等情况，防范信用风险。3.对于涉及特殊行业或领域的合同，审查对方当事人是否具备相应的行业资质或许可证书。（二）合同条款完整性审查1.检查合同是否包含当事人信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款，确保合同内容完整。2.对于合同中的特殊条款或补充条款，应审查其是否与基本条款相互衔接，是否存在矛盾或歧义。3.关注合同条款的表述是否清晰、准确，避免使用模糊、含混的语言，防止因条款理解不一致而引发纠纷。（三）权利义务对等性审查1.审查合同双方的权利义务是否对等，是否存在一方权利过大而另一方义务过重的情况。2.确保合同中约定的双方责任和义务明确、具体，具有可操作性，避免出现责任不清、义务不明的条款。3.关注合同中的免责条款、限制责任条款等，审查其是否符合法律法规的规定，是否存在不合理地免除或减轻一方责任的情形。（四）违约责任明确性审查1.审查合同中是否明确约定了违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式、违约金数额或计算方法等。2.确保违约责任条款具有可执行性，可以根据合同约定准确计算违约方应承担的责任。3.对于可能出现的多种违约情形，应分别明确相应的违约责任，避免遗漏或重复约定。（五）法律合规性审查1.审查合同条款是否符合国家法律法规的强制性规定，如合同法、民法总则、相关行业法律法规等。2.关注合同中的知识产权条款、保密条款、争议解决条款等，确保其符合法律要求，能够有效保护公司的合法权益。3.对于涉及涉外因素的合同，审查其是否符合国际法律法规及国际惯例的要求。（六）其他审核要点1.根据合同的具体性质和业务特点，审查合同中的特殊条款或特殊要求，如技术合同中的技术标准、验收条款，买卖合同中的交付条款、质量保证条款等。2.关注合同的履行期限、履行方式等条款，确保其合理、可行，能够满足公司业务需求和实际操作要求。3.审查合同中的变更、解除条款，明确合同变更、解除的条件、程序以及相应的法律后果。五、合同审核期限（一）一般合同1.初审期限：审核部门收到送审材料后，原则上应在[X]个工作日内完成初审，并出具初审意见。2.复核期限：审核部门负责人应在收到初审意见后的[X]个工作日内完成复核。3.业务部门修改期限：业务部门应在收到审核意见后的[X]个工作日内完成合同草案的修改，并再次提交审核部门。（二）重大合同对于重大合同或复杂合同，审核期限可根据实际情况适当延长，但最长不超过[X]个工作日。具体延长时间由审核部门与业务部门协商确定，并报公司领导批准。（三）紧急合同对于紧急合同，审核部门应优先安排审核，在确保审核质量的前提下，尽量缩短审核期限。紧急合同的审核期限由公司领导根据实际情况确定。六、合同审核文档管理（一）审核文档的组成1.《合同送审表》：记录合同项目的基本信息、送审部门、送审时间等内容。2.《合同审核意见表》：详细记录初审、复核过程中提出的审核意见、修改建议以及审核人员的签字等信息。3.合同草案及修改稿：包括业务部门起草的原始合同草案以及根据审核意见修改后的合同文本。4.相关背景资料：如项目立项文件、市场调研报告、对方当事人资质证明等与合同相关的资料。（二）文档的收集与整理1.业务部门在送审合同的同时，应将上述审核文档一并提交至审核部门。审核部门在审核过程中，应及时补充和完善相关文档资料。2.审核完成后，审核部门应将审核文档进行整理，按照合同项目进行分类归档，确保文档资料的完整性和系统性。（三）文档的保管与查阅1.审核文档由公司档案室负责保管，保管期限按照公司档案管理制度执行。2.公司内部人员如因工作需要查阅合同审核文档，应填写《合同审核文档查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅过程中应遵守档案室的相关规定，不得擅自复印、涂改、损毁文档资料。3.外部单位或人员如需查阅合同审核文档，应按照公司对外信息披露管理制度的规定，履行相应的审批手续，并签订保密协议后方可查阅。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立合同审核监督小组，由法务部门负责人、财务部门负责人及其他相关部门代表组成。监督小组负责对合同审核制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查合同审核流程是否规范、审核意见是否准确合理、业务部门是否及时根据审核意见修改合同等方面的情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将合同审核工作纳入公司绩效考核体系，对审核部门、业务部门及相关人员在合同审核工作中的表现进行考核。2.考核指标包括审核意见的准确性、审核效率、合同风险防控效果、合