规范性文件收文登记制度

PAGE规范性文件收文登记制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件收文管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构收到的各类规范性文件，包括但不限于法律法规、政策文件、行业标准、上级主管部门下发的各类规范性通知等。（三）基本原则1.及时准确原则：收文登记应做到及时、准确，确保文件不遗漏、不延误，登记信息真实、完整。2.规范统一原则：严格按照本制度规定的流程和格式进行收文登记，确保登记工作的标准化和规范化。3.安全保密原则：妥善保管收文登记资料，防止文件丢失、泄露，确保文件信息安全。二、收文登记流程（一）文件接收1.公司各部门及分支机构收到规范性文件后，应由专人负责接收。接收人员应仔细核对文件的名称、文号、份数、附件等信息，确保文件齐全、完整。2.对于通过邮寄、快递等方式送达的文件，接收人员应在收到邮件时及时拆封，并按照上述要求进行核对。（二）初步审核1.接收人员在收到文件后，应首先对文件的性质、内容进行初步审核。审核内容包括文件是否属于规范性文件范畴，是否与公司业务相关，是否需要提交公司领导或相关部门阅处等。2.对于不属于规范性文件或与公司业务无关的文件，接收人员应及时与发文单位联系，说明情况并退回文件。（三）登记信息填写1.经初步审核后，接收人员应按照本制度规定的登记表格格式，认真填写收文登记信息。登记信息应包括文件名称、文号、发文单位、发文日期、收文日期、文件来源、密级、份数、附件、传阅范围、处理情况等内容。2.在填写登记信息时，接收人员应确保信息准确无误，字迹清晰工整。对于文件中的关键信息，如文号、发文单位、发文日期等，应严格按照文件原文填写，不得擅自更改。（四）登记编号1.为便于文件管理和查询，收文登记应进行编号。编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则可采用年份+流水号的方式，例如：2023001、2023002等。年份为文件收文的年份，流水号为该年份内收文的顺序编号。（五）文件分发1.根据文件的传阅范围和处理要求，接收人员应及时将文件分发给相关部门或人员。分发时应填写文件分发记录，记录分发时间、分发部门或人员、文件编号等信息。2.对于需要提交公司领导阅处的文件，接收人员应按照公司领导的分工，及时将文件呈送相应领导，并做好登记。领导阅批后，接收人员应按照领导批示要求，将文件转交给相关部门或人员办理，并做好跟踪记录。（六）文件归档1.文件办理完毕后，接收人员应按照公司档案管理规定，及时将文件进行归档。归档时应确保文件齐全、完整，按照档案分类标准进行整理和存放。2.对于电子文件，接收人员应按照公司电子档案管理要求，进行电子文件的分类、存储和备份，确保电子文件的安全和可查性。三、收文登记内容规范（一）文件名称应填写文件的全称，确保名称准确反映文件的主要内容。对于有简称或别名的文件，应在括号内注明全称。（二）文号填写文件的发文编号，应与文件原文一致。文号应包括发文机关代字、年份、序号等内容，如国发〔2023〕1号。（三）发文单位填写文件的制发机关或部门名称，应填写全称，不得使用简称或缩写。（四）发文日期填写文件的印发日期，应以文件上注明的日期为准。日期格式应统一为“XXXX年XX月XX日”。（五）收文日期填写文件实际送达公司的日期，日期格式应统一为“XXXX年XX月XX日”。（六）文件来源填写文件的获取渠道，如上级主管部门下发、邮寄、会议带回等。（七）密级根据文件的保密要求，填写文件的密级，如绝密、机密、秘密等。对于无密级的文件，应填写“无”。（八）份数填写文件的实际份数，确保登记份数与实际收到份数一致。（九）附件填写文件所附的附件名称及份数，附件名称应填写全称，份数应与实际所附份数一致。对于多个附件，应分别列出附件名称及份数。（十）传阅范围填写文件需要传阅的部门或人员范围，应明确具体的部门名称或人员姓名。对于需要全体员工传阅的文件，可填写“全体员工”。（十一）处理情况记录文件的处理进度和结果，如已阅、已批示、已办理完毕等。对于正在办理过程中的文件，应注明办理状态和预计完成时间。四、收文登记管理要求（一）登记人员职责1.收文登记人员应严格遵守本制度规定，认真履行登记职责，确保登记工作准确、及时、规范。2.登记人员应妥善保管收文登记资料，不得擅自将登记信息泄露给无关人员。3.定期对收文登记资料进行整理和归档，确保资料的完整性和可查性。（二）登记设备管理1.收文登记应使用专门的登记设备，如电脑、登记台账等。登记设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行。2.对于电子登记台账，应做好数据备份工作，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和更新。（三）登记资料查阅1.公司内部人员因工作需要查阅收文登记资料时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容。2.查阅登记资料时，查阅人员应在登记人员的陪同下进行，不得擅自复制、摘抄登记资料。查阅完毕后，查阅人员应及时将登记资料归还登记人员，并办理归还手续。（四）登记资料保管期限收文登记资料的保管期限应按照公司档案管理规定执行。一般情况下，收文登记资料应保管[X]年，重要文件应长期保管。保管期限届满后，经公司档案管理部门审核批准，方可进行销毁处理。五、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室应定期对各部门及分支机构的收文登记工作进行监督检查，确保收文登记制度的有效执行。2.监督检查内容包括登记流程是否规范、登记信息是否准确完整、文件分发是否及时、文件归档是否符合要求等。（二）考核评价1.公司将收文登记工作纳入部门绩效考核体系，对收文登记工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对于收文登记工作中存在问题的部门和个人，公司将视情节轻