项目采购规范化管理制度

PAGE项目采购规范化管理制度一、总则（一）目的意义为加强公司项目采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司项目顺利实施，提高公司经济效益和社会效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目采购活动，包括但不限于工程建设项目、物资采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划与预算管理（一）采购需求确定1.项目实施部门应根据项目要求，详细分析并确定采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量标准、交付时间等要求。2.采购需求应经过相关部门和领导审核，确保其合理性和必要性。（二）采购计划编制1.采购部门根据采购需求，结合公司库存情况和项目进度安排，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并经相关部门和领导审批。（三）采购预算管理1.财务部门负责编制采购预算，明确各采购项目的预算金额，并纳入公司年度预算管理。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，如需调整预算，应按规定程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.根据采购项目要求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定合格供应商。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商进行淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时解决采购过程中出现的问题。2.定期与供应商召开座谈会，了解供应商需求和意见，共同探讨改进采购工作的措施。四、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购流程1.采购申请：项目实施部门根据采购需求，填写采购申请表，注明采购项目、采购数量、采购预算等内容，并提交采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行审核，报相关领导审批。3.采购实施：采购部门根据审批后的采购申请表，选择合适的采购方式，发布采购公告或邀请供应商参与采购活动。4.开标评标：对于招标采购项目，组织开标评标活动，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。5.合同签订：采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。6.验收付款：项目实施部门对采购物品或服务进行验收，验收合格后，财务部门按照合同约定支付货款。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确采购项目、采购数量、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容合法合规。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.在合同履行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定或相关法律法规办理手续。（三）合同监督与检查1.采购部门应定期对采购合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决问题。2.对于违反合同约定的供应商，应按照合同约定追究其违约责任。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商违约风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研，关注市场动态，合理确定采购价格和采购时机。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格验收采购物品或服务质量。3.供应商违约风险应对：在合同中明确违约责任，加强对供应商的监督管理，及时采取法律措施维护公司权益。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应收集、整理采购活动相关信息，包括采购需求、采购计划、采购合同、供应商信息、采购项目执行情况等。2.建立采购信息档案，对采购信息进行分类归档，便于查询和使用。（二）信息共享与沟通1.采购部门应与项目实施部门、财务部门等相关部门共享采购信息，确保各部门及时了解采购进展情况。2.定期召开采购信息沟通会议，通报采购工作情况，协调解决采购过程中出现的问题。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异。2.采购质量：评估采购物品或服务的质量是否符合要求。3.采购效率：评估采购项目的执行时间是否符合规定要求。4.供应商满意度：评估供应商对采购活动的满意度。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，采用定量分析与定性分析相结合的方法。2.建立采购绩效评估指标体系，通过数据分析、问卷调查、现场检查等方式收集评估数据。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，总