名录库规范化建设制度

PAGE名录库规范化建设制度一、总则（一）目的为加强公司名录库的规范化建设，提高名录信息的准确性、完整性和时效性，充分发挥名录库在公司业务发展、管理决策等方面的支持作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及名录库建设、维护、使用的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保名录库建设和管理活动合法合规。2.准确完整原则：名录信息应准确无误、全面覆盖，真实反映相关对象的实际情况。3.及时更新原则：根据实际情况变化，及时对名录信息进行更新，保证其时效性。4.安全保密原则：妥善保管名录库信息，防止信息泄露，确保信息安全。二、名录库建设（一）建设目标建立一个涵盖公司业务相关各类对象信息的综合性名录库，为公司的市场营销、客户管理、资源整合等工作提供有力的数据支持。（二）信息分类1.客户名录：包括现有客户、潜在客户的基本信息、业务往来记录、需求偏好等。2.合作伙伴名录：合作伙伴的名称、联系方式、合作领域、合作协议等。3.供应商名录：供应商的详细资料、供应产品或服务信息、价格条款等。4.内部员工名录：员工的姓名、部门、职位、联系方式、入职时间等。（三）数据来源1.业务部门提供：各业务部门在日常工作中积累的相关信息，定期整理上报。2.市场调研收集：通过市场调研活动获取的外部信息。3.系统导入：从公司现有业务系统中提取相关数据进行整合。（四）建设流程1.需求调研：由公司管理层和相关部门提出名录库建设需求，明确信息内容、格式要求等。2.方案设计：根据需求调研结果，制定名录库建设方案，包括数据库架构设计、信息采集模板等。3.数据采集：按照设计好的模板，由各相关部门负责采集数据，并进行初步审核。4.数据录入：将审核通过的数据录入名录库系统。5.系统测试：对名录库系统进行功能测试、数据准确性测试等，确保系统正常运行。6.上线运行：经过测试无误后，名录库正式上线运行。三、名录库维护（一）维护职责1.归口管理部门：指定专门的部门作为名录库的归口管理部门，负责名录库的整体规划、协调和监督。2.信息提供部门：各业务部门作为信息提供主体，负责本部门相关名录信息的日常维护和更新。（二）维护内容1.信息更新：根据实际情况变化，及时更新名录中的基本信息、业务状态、联系方式等。2.数据清理：定期清理无效、重复或错误的数据，保证名录库数据质量。3.安全维护：采取必要的安全措施，防止名录库数据被非法访问、篡改或泄露。（三）更新频率1.客户名录：对于重点客户，每月至少更新一次信息；一般客户每季度更新一次。2.合作伙伴名录：合作关系发生重大变化时，及时更新；至少每半年进行一次全面梳理更新。3.供应商名录：供应产品、价格等信息有变动时及时更新；每年进行一次集中更新。4.内部员工名录：员工岗位变动、离职等情况发生后，一周内完成信息更新。（四）维护流程1.信息变更申请：相关部门或人员发现名录信息需要变更时，填写信息变更申请表，详细说明变更内容及原因。2.审核批准：申请表提交至归口管理部门，由归口管理部门进行审核，并根据变更的重要性和影响范围，报相关领导审批。3.信息更新：经批准后，由信息提供部门负责在名录库系统中进行信息更新，并通知相关部门。4.记录备案：对每次信息变更进行记录，包括变更时间、内容、申请人等，以备查询和追溯。四、名录库使用（一）使用权限1.普通用户：可查询与其工作相关的名录信息，如业务部门员工查询本部门客户、合作伙伴等信息。2.高级用户：经授权后，可查询更广泛的名录信息，并具有部分信息修改建议权。3.管理层：拥有全面的名录库使用权限，可进行综合查询、统计分析及决策支持等操作。（二）使用规范1.按需查询：使用者应根据工作需要合理查询名录信息，不得随意滥用查询权限。2.信息保密：严格遵守公司信息保密制度，不得将名录信息泄露给无关人员。3.数据引用：如需引用名录库中的数据，应确保数据来源可靠，并注明出处。（三）数据分析与利用1.定期分析：归口管理部门定期对名录库数据进行分析，生成各类统计报表和分析报告，为公司决策提供数据支持。2.专项分析：根据公司业务发展需求，针对特定主题进行专项数据分析，为业务拓展、营销策略制定等提供参考依据。五、监督与考核（一）监督机制1.内部审计：公司内部审计部门定期对名录库建设、维护和使用情况进行审计，检查是否符合本制度要求。2.日常监督：归口管理部门负责对各业务部门名录库相关工作进行日常监督，及时发现问题并督促整改。（二）考核指标1.信息准确性：考核名录信息的准确程度，以错误信息数量占总信息数量的比例为指标。2.更新及时性：统计各部门名录信息更新是否按时完成，以未按时更新的信息数量为考核依据。3.数据完整性：评估名录库中各类信息的完整程度，通过设定的信息项完整性比例进行考核。（三）考核结果应用1.将考核结果与部门绩效挂钩，对名录库管理工作表现优秀的部门给予奖励。2.对考核不达标或违反本制度的部门和个人，进行通报批评，并责令限期整改；情节严重的，给予相应的纪律处分。六、培训与宣传（一）培训计划1.制定名录库建设、维护和使用相关的培训计划，定期组织培训活动。2.培训内容包括名录库系统操作、信息采集规范、数据安全保密等方面。（二）培训对象1.新入职员工，使其尽快熟悉名录库相关工作流程和要求。2.名录库维护和使用人员，不断提升其业务能力和水平。（三）宣传推广1.通过内部会议、宣传栏等形式，宣传名录库建设的重要性和作用，提高员工对名录库工作的重视程度。2.发布名录库使用指南和操作手册，方便员工查询和使用。七、附则（一）解释权本制度由公司[归口管理部门名称]负责解释。（