共享办公空间规范制度

PAGE共享办公空间规范制度一、总则（一）目的为了营造安全、舒适、高效的共享办公环境，规范入驻人员的行为，保障共享办公空间的正常运营，特制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于所有入驻本共享办公空间的公司、组织及个人（以下统称“使用人员”）。（三）基本原则1.遵守法律法规原则：使用人员必须遵守国家法律法规及地方相关政策，在合法合规的前提下使用共享办公空间。2.尊重与协作原则：倡导使用人员之间相互尊重、友好协作，共同维护良好的办公氛围。3.安全第一原则：确保共享办公空间的设施设备安全、人员安全，预防各类安全事故的发生。4.环保节能原则：鼓励使用人员节约资源、保护环境，践行绿色办公理念。二、入驻与退租（一）入驻流程1.意向沟通：使用人员与共享办公空间管理方进行意向沟通，了解空间情况、租赁条款等信息。2.提交申请：填写入驻申请表，提供相关资料，如公司营业执照副本、法人身份证明、个人身份证件等。3.审核评估：管理方对申请资料进行审核评估，包括信用状况、行业合规性等方面。4.签订合同：审核通过后，双方签订租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、空间使用范围等条款。5.缴纳费用：使用人员按照合同约定缴纳租金、押金及其他相关费用。6.办理入驻手续：管理方为使用人员办理入驻手续，提供办公空间钥匙、门禁卡等，并介绍共享办公空间的设施设备使用方法及相关规定。（二）退租流程1.提前通知：使用人员如需退租，应提前[X]个月书面通知管理方。2.清理空间：退租前，使用人员需清理所属办公空间，保持空间整洁，归还所领用的共享办公空间设施设备。3.费用结算：管理方与使用人员进行费用结算，如有欠费，使用人员应及时补缴。4.验收交接：管理方对退租空间进行验收，如无问题，双方办理交接手续，退还押金。三、办公区域使用规范（一）空间使用1.使用人员应按照租赁合同约定的范围使用办公空间，不得擅自改变用途或转租给他人。2.如需对办公空间进行装修、改造等，应提前向管理方提交申请，经批准后方可进行，且不得破坏共享办公空间的整体结构和外观。3.不得在共享办公空间内从事违法违规、危害公共安全或影响其他使用人员正常办公的活动。（二）环境卫生1.保持办公区域整洁卫生，每日下班前清理桌面、地面，将垃圾放入指定垃圾桶内。2.不得在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，严禁吸烟（如有指定吸烟区域除外）。3.定期对共享办公空间的公共区域进行清洁消毒，使用人员应配合管理方的卫生管理工作。（三）噪音控制1.控制办公区域内的噪音，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人办公的行为。2.在进行可能产生较大噪音的工作时，如设备调试、会议讨论等，应尽量选择在非休息时间或采取隔音措施。四、设施设备使用规范（一）共享设施1.共享办公空间内提供的办公桌椅、文件柜、饮水机、打印机、复印机等设施设备，使用人员应妥善使用，不得故意损坏。2.如需使用共享设施设备，应按照操作说明正确使用，如遇故障应及时向管理方报修，不得自行拆卸或维修。3.使用完毕后，应将共享设施设备归位，并清理干净，保持整洁。（二）网络设备1.共享办公空间提供网络服务，使用人员应遵守网络使用规定，不得利用网络从事违法犯罪活动。2.不得私自更改网络设置或盗用他人网络账号，如需增加网络设备或调整网络使用需求，应向管理方申请。（三）电力设备1.节约用电，离开办公区域时应关闭电脑、打印机、灯具等电器设备。2.不得私自拉接电线、使用大功率电器（如有特殊规定除外），以免引发安全事故。五、会议与活动规范（一）会议室使用1.使用人员如需使用会议室，应提前在共享办公空间管理系统或向管理方预约，并按照预约时间使用。2.保持会议室整洁，使用完毕后清理会议桌面、地面，将椅子归位摆放整齐。3.爱护会议室设施设备，如投影仪、音响设备等，如有损坏应及时向管理方报告并照价赔偿。（二）共享活动1.共享办公空间组织的各类活动，使用人员应积极参与并遵守活动安排和相关规定。2.在活动中，应尊重他人意见，保持良好的秩序，不得扰乱活动现场。六、安全与消防规范（一）安全意识1.使用人员应增强安全意识，注意防火、防盗、防触电等安全事项。2.妥善保管个人财物，离开办公区域时应锁好门窗，防止财物丢失。（二）消防设施1.不得损坏、挪用或擅自拆除共享办公空间内的消防设施设备，如灭火器、消火栓等。2.熟悉消防设施设备的位置和使用方法，发生火灾时应及时报警并采取正确的灭火和逃生措施。（三）紧急疏散1.了解共享办公空间的紧急疏散通道和安全出口位置，确保在紧急情况下能够迅速疏散。2.遇到火灾、地震等紧急情况时，应听从管理方的指挥，有序疏散，不得惊慌失措。七、保密与知识产权规范（一）保密规定1.使用人员在共享办公空间内接触到的商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密信息范畴，应严格保密，不得泄露给任何第三方。2.不得在未经授权的情况下，复制、传播或使用共享办公空间内的保密文件和资料。3.如需使用保密信息，应按照规定的程序进行申请和审批，并在使用完毕后及时归还或销毁。（二）知识产权保护1.使用人员应尊重他人的知识产权，不得抄袭、盗用他人的作品、专利等。2.在共享办公空间内创作的作品，其知识产权归属按照相关法律法规和约定执行。八、费用管理规范（一）租金与押金1.使用人员应按照租赁合同约定的租金标准和支付方式按时缴纳租金，逾期缴纳的，应按照合同约定支付违约金。2.租赁合同签订时，使用人员需缴纳一定金额的押金，用于保证其在租赁期间遵守本规范制度及合同约定。租赁期满或合同解除后，如无违约行为，押金将全额退还。（二）其他费用1.共享办公空间内可能产生的水电费、物业费、网络费等其他费用，使用人员应按照实际使用情况承担相应费用，并按照管理方的通知按时缴纳。2.管理方有权定期对使用人员的费用使用情况进行核算和公示，使用人员如有疑问，可向管理方咨询核实。九、投诉与处理机制（一）投诉渠道1.使用人员在共享办公空间内遇到问题或对其他使用人员、管理方的行为有异议时，可通过以下方式进行投诉：向共享办公空间管理方的客服人员反映，提供详细的情况说明。在共享办公空间内设置的投诉意见箱中投递书面投诉材料。2.管理方应设立专门的投诉处理邮箱或电话，确保投诉渠道畅通。（二）投诉处理流程1.管理方收到投诉后，应及时进行记录，并在[X]个工作日内对投诉事项进行调查核实。2.根据调查结果，管理方采取相应的处理措施，并在[X]个工作日内将处理结果反馈给投诉人。3.对于投诉事项涉及违反本规范制度或法律法规的，管理方将按照相